Sistema de doble entrada de contabilidad

La contabilidad de partida doble bajo el sistema de contabilidad de partida doble es el sistema de contabilidad científico, autosuficiente y preciso que establece que cada transacción tiene un efecto correspondiente y opuesto en al menos dos cuentas, a saber, débito y crédito. Para registrar la transacción financiera del negocio, es necesario utilizar una estructura o sistema bien definido. Esa es la razón por la que se utiliza en la mayoría de las empresas.

En este sistema metódico, cada transacción tiene dos impactos, es decir, Débito y Crédito. Como hay dos lados, hay dos efectos, uno en el lado del débito y otro en el lado del crédito. Y la regla dice que “por cada débito hay un crédito, y por cada crédito hay un débito”. Dado que la cuenta de débito compensa la cuenta de crédito y viceversa, el total de ambos lados se iguala al momento de la preparación de los estados financieros.

Se basa en la fórmula “ Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital) ” o por el contrario en la fórmula “ Patrimonio = Activo – Pasivo ”, como se explica en detalle en nuestro artículo Ecuación Contable.

Definición de sistema de doble entrada

En palabras de Luca Fray Pacioli , “El Sistema de Partida Doble es un método de arreglo de cuentas de tal manera que el aspecto dual se expresaría por un monto de débito y un monto de crédito igual y compensatorio”.

Características de la contabilidad de doble entrada

Veamos algunas características ampliamente aceptadas de la Contabilidad de partida doble:

Dos fiestas

Hay dos partes involucradas; uno es para quien se debita la cuenta y otro para quien se acredita la cuenta. Se debitará a las partes que reciban el beneficio y se abonará a la que lo otorgue. Por lo tanto, todo débito de una cantidad tendrá un efecto de crédito con la misma cantidad y viceversa.

Intercambio de igual cantidad

Se cargará y acreditará una cantidad igual. Digamos que el Sr. X compra bienes del Sr. Y por Rs. 1000. Por lo tanto, en los libros del Sr. X, ingresará la Cuenta de compra debitada al Sr. Y de Rs. 1000.

Entidad separada

La empresa y el propietario se tratan como dos entidades separadas.

Dos lados

El lado izquierdo se llama lado Debe y el lado derecho se llama lado Haber.

El débito es igual al crédito

El total del lado del débito es igual al total del lado del crédito.

Reglas sobre el Sistema de Entrada Doble

Las siguientes son las reglas del Sistema de Entrada Doble:

Cuentas personales

Débito al Receptor. Dar crédito al dador

Cuentas Reales

Débito lo que entra, Crédito lo que sale

Cuentas Nominales

Débito de los Gastos y Pérdidas y Crédito de los Ingresos y Ganancias

¿Cómo funciona el sistema de doble entrada?

Es un sistema en el que ingresas ambos lados de una transacción. Por cada débito, hay un crédito. Por cada dador, hay un receptor. Si compras algo, estás gastando dinero y la cantidad gastada la recibe alguien que te vendió el artículo. Usted compra pagando en efectivo/cheque oa crédito. Y la persona que vende recibe efectivo o cheque por su artículo vendido.

Proceso de Contabilidad bajo Contabilidad de Partida Doble

Diario

Las transacciones se registran en primer lugar en el libro denominado Diario. Después de este paso, hay una subdivisión, lo que significa que varios otros libros subsidiarios entran en escena. Las transacciones de compra se registran en el Libro mayor de compras, las ventas en el diario de ventas, etc. El mantenimiento de los libros auxiliares depende del tamaño y la naturaleza de la organización empresarial.

Libro mayor

Después de eso, el mismo efecto se registra en diferentes libros del libro diario. Las transacciones de una persona o cosa en particular se recopilan y registran en un estado de cuenta particular llamado Cuenta. Un libro mayor es un libro en el que se llevan estas cuentas clasificadas. Digamos que todas las transacciones del Sr. A se registrarán en la cuenta del Sr. A.

Saldo de prueba

En esta etapa, se elabora un balance denominado Balance de Prueba, mediante el cual se verifica la exactitud aritmética.

Estado financiero

Al final, los Estados Financieros se preparan para conocer el progreso, la utilidad o pérdida del año completo y la posición financiera del negocio.

Ejemplo

El siguiente es un ejemplo del ingreso de las transacciones anteriores en sus libros de cuentas que claramente le harán comprender el significado del sistema contable de doble entrada.

1. Compró una computadora el 4/1/2012 emitiendo un cheque por $800

Efecto del sistema de partida doble: cuenta de computadora de débito y cuenta bancaria de crédito

2. Compró un televisor el 4/10/2012 pagando $100 en efectivo

Efecto del Sistema de Partida Doble: Cuenta de Televisión Débito y Cuenta Bancaria Crédito

3. Vendes un refrigerador el 30/4/2012 y recibes $200 en efectivo

Efecto del Sistema de Entrada Doble: Cuenta de Débito en Efectivo y Crédito Refrigerador A/c

Las entradas anteriores se pueden entender mejor siguiendo el enfoque tradicional de los principios de contabilidad para cuentas personales, reales y nominales, que se han explicado en nuestro otro tema, “¿Qué es el débito y el crédito? – Una explicación fácil de entender”.

Algunos Términos especiales en Contabilidad

Lado de débito

Gastos y Pérdidas- La naturaleza de este tipo de transacciones es Débito o se registra en el lado del débito. Cualquier incremento en este debitaría lo mismo y viceversa.

Activos- La naturaleza de esta transacción es Débito o se registra en el lado del débito. Cualquier incremento en este debitaría lo mismo y viceversa.

Lado de crédito

Rentas y Ganancias- La naturaleza de este tipo de transacciones es de Crédito o registradas en el lado del crédito. Cualquier incremento en este acreditaría lo mismo y viceversa.

Pasivos- La naturaleza de esta transacción es de Crédito o registrada en el lado del crédito. Cualquier incremento en este acreditaría lo mismo y viceversa.

Ventajas de la contabilidad de doble entrada

Datos de fácil acceso

Como todos los datos se mantienen de manera sistemática. Entonces, si uno quiere verificar algún dato, puede evaluarlo fácilmente.

Cuentas Completas de Transacciones

Debido al efecto dual y simultáneo en este sistema, existe un juego completo de libros de cuentas de cada parte.

Fácil en la determinación de resultados

Dado que la preparación de las cuentas finales al final del año cuenta el lado deudor y acreedor, la ganancia o pérdida y la posición financiera de los activos y pasivos se reflejan claramente. Por lo tanto, si cualquier asiento se registra una sola vez, habrá una diferencia en el lado opuesto de la misma cantidad.

Comparación

Le facilita comparar el desempeño comercial de un período con cifras de un período anterior o con las cifras correspondientes del año pasado.

Claridad con respecto a Activos y Pasivos

Hay claridad en cuanto a la posición de los activos y los pasivos. Por ejemplo, el año pasado, la empresa tuvo acreedores de materias primas por Rs. 1400000 y en el año en curso ha aumentado a Rs. 1820000. El aumento de 420000 puede deberse al aumento de las ventas. Entonces, uno puede analizar si el aumento vale la pena o no, es decir, debido a dicho aumento, si la empresa está produciendo productos utilizando suficientemente esas materias primas o no.

Aumento de ingresos y disminución de gastos

Si se hace un análisis adecuado de los ingresos y gastos, uno puede llegar a conocer el crecimiento de su negocio. Se pueden comparar los ingresos y gastos del año en curso con los de años anteriores. Esto ayuda a planificar las estrategias para los próximos ejercicios.

Detección y Prevención de Fraudes

Hay muy pocas posibilidades de errores y equivocaciones ya que una sola transacción tiene dos efectos. Entonces, si solo hay una entrada de una sola transacción, el balance de prueba y las cuentas financieras no coincidirán. Además, si se comete algún fraude de manera intencional o no, se puede prevenir fácilmente.

Información fácilmente disponible

La belleza del sistema de partida doble es el efecto dual y el sistema adecuado de llevar los libros de cuentas. Por lo tanto, cualquier información siempre que se requiera de cualquier año está fácilmente disponible.

Utilidad

Los libros de cuentas mantenidos bajo este sistema son de gran utilidad para la gerencia, analistas, auditores, ejecutivos y, en última instancia, para la empresa en su conjunto. Esto es muy útil para ellos porque cada transacción menciona claramente la fecha y el nombre del diario a los estados financieros. Por lo tanto, los datos de cualquier año están fácilmente disponibles.

Desventajas de la contabilidad de doble entrada

Papeleo

Dado que una transacción pasa por cuatro etapas (proceso), el manejo de tantos libros se vuelve demasiado voluminoso. Además, si no hay precisión en el mantenimiento de los datos en un lugar o fuera de lugar, se vuelve muy difícil obtener los datos si se necesitan con urgencia.

Complejidad

Si uno no es minucioso con las reglas del Sistema de Entrada Doble, uno puede confundirse en cualquier momento. Digamos, por ejemplo, que hay algunas entradas de diario que tienen un efecto antes que el efecto de la otra transacción. Por ejemplo, la provisión para deudas incobrables para el año en curso se reducirá al 20%, y los acreedores de Rs. 2000 se han registrado erróneamente como deudores. Entonces, primero tiene que haber la eliminación de las R adicionales. 2000 de los deudores, y luego se debe hacer el asiento de provisión de deuda. De ahí surge tal complejidad.

Caro

La persona que no sabe leer y escribir lo suficiente como para escribir sus propios libros de cuentas o cuyo negocio es demasiado voluminoso contrata a un contador. Además, en las grandes empresas, hay varias personas involucradas en el campo de la contabilidad, lo cual es costoso.

Personas Calificadas Requeridas

Se requiere el conocimiento de los peritos para registrar y llevar los libros bajo este sistema. Los expertos calificados y capacitados pueden no estar fácilmente disponibles; Además, cobran tarifas altas por eso.

Posibilidades de cometer errores

Como se discutió anteriormente, si uno no está familiarizado con las reglas del Sistema de Entrada Doble y no las tiene claras, puede aplicar hechos incorrectos, por lo que todo el proceso contable puede resultar incorrecto. Por lo tanto, debido a la pura negligencia y los conceptos erróneos, los errores pueden convertirse en un gran problema que conduce a grandes pérdidas.

No preferido por las pequeñas empresas

Es demasiado obvio que las pequeñas empresas generalmente no preferirán este método de contabilidad. La complejidad y la complicación son una de las razones. Además, las razones pueden ser que sus transacciones comerciales son demasiado pequeñas, que pueden administrar sus cuentas por su cuenta o que no pueden pagar un contador, y muchas razones similares.

Secreto no mantenido

Dado que el sistema de doble entrada implica un esfuerzo, tiempo y precisión sustanciales, hay un registro y entrada claros de todas y cada una de las transacciones, excepto las no monetarias. Por lo tanto, hay dificultad para mantener secretos.

Contabilidad de doble entrada vs. Contabilidad de entrada única

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