¿Qué es la contabilidad en base caja?

La contabilidad de caja es un método de contabilidad en el que los registros de los ingresos se encuentran en su recibo real y de los pagos en su pago real. Hay dos formas de contabilidad, a saber, efectivo y acumulación. 

Características de la contabilidad de caja

  • Simple, claro y sencillo ya que no se deben realizar ajustes contables al final del año.
  • Este método es flexible ya que uno tiene la opción de cambiar de Efectivo a una base contable acumulada y viceversa.
  • Sigue el Sistema de Contabilidad de Entrada Única.
  • No es tan eficiente, precisa y confiable como la base contable de acumulación (o devengo).
  • Sin concepto de igualación de ingresos y gastos.
  • No es una buena herramienta de gestión ya que hay un lapso de tiempo entre el hecho real de la transacción y su recibo o pago real (resultados).
  • No se ajusta a las disposiciones GAAP.

Ejemplo de contabilidad en base caja

Donald sigue el sistema de caja de contabilidad. Es un pequeño empresario que se dedica al comercio de plásticos. Vendió envases de plástico a un cliente y realizó una factura de $ 2000 el 26/10/18 (viernes). Pero, no ha recibido el pago en el mismo día. Recibió el pago del mismo el 29/10/18 (lunes). Entonces, dado que sigue la contabilidad de caja, la fecha de la factura es irrelevante. Por lo tanto, reconoce este ingreso en sus libros de contabilidad el 29/10/18.

Tomemos otro ejemplo de un gasto. Digamos que Donald debe pagar $7000 por el salario de su empleado. La fecha de vencimiento del salario es el 7 del mes siguiente. Pero no pudo pagar ese día. Pagó el salario el día 15 del mes siguiente. Por lo tanto, la salida de efectivo es el día 15, por lo que el reconocimiento de gastos también es solo el día 15.

Contabilidad en base caja: ¿adecuada para quién?

  • El que tiene un negocio muy pequeño que se ocupa de muy pocas transacciones.
  • Cuando uno tiene un número muy inferior de empleados.
  • Cuando no se requiera tal registro de Estado de Resultados, Balance de Comprobación o Balance General.
  • Una persona tiene un capital muy limitado.
  • Las transacciones comerciales son en su mayoría en efectivo.

Ventajas de la contabilidad de caja

  • Este sistema no requiere conocimientos contables expertos . Solo se basa en el recibo real y el pago real de efectivo. Por lo tanto, las pequeñas empresas y los propietarios únicos pueden registrar y mantener fácilmente sus transacciones en un pequeño cuaderno sin tener que preparar un conjunto separado de libros sistemáticos.
  • Esto es definitivamente más barato que el sistema contable de acumulación . La razón es que el sistema de acumulación sigue el sistema contable de doble entrada, que registra todas y cada una de las transacciones de manera sistemática. Por lo tanto, el sistema de doble entrada requiere un software para un registro eficiente. No hay requisitos para registros voluminosos y, por lo tanto, software en un sistema de entrada única y, por lo tanto, es más económico.
  • Ya que es sencillo y requiere grabar menos no. de transacciones en comparación con el sistema de acumulación, requiere menos tiempo .

Desventajas de la contabilidad en efectivo

  • Algunos prestamistas pueden requerir la preparación de cuentas según las disposiciones GAAP y, por lo tanto, se negarían a prestar dinero.
  • Si la empresa desea aprobar Estados Financieros Auditados , no se consideran las cuentas preparadas bajo la base contable de caja.
  • Si uno cambia todos los años de la contabilidad de base devengada a la de caja y viceversa, habrá una gran carga para el administrador. Tendrá que seguir calculando si ¿qué ingreso o gasto es de qué fecha? Digamos, en la contabilidad de acumulación, el reconocimiento de ingresos se realiza en el momento de la ocurrencia y no en su recepción. Entonces, nuevamente, esto aumentará las ganancias en un año, por lo tanto, no mostrará ganancias precisas. Correspondientemente, en el caso de los gastos también.
  • La Ley de Sociedades Anónimas no contempla este sistema.
  • No hay obligación de llevar los libros de activos y pasivos. Por lo tanto, si uno no cuida sus activos , pueden extraviarse o ser robados.
  • Hay posibilidades de discrepancias ya que uno puede mostrar más gastos y menos ingresos relacionados con prácticas comerciales desleales.

Diferencia entre la contabilidad en efectivo y en base devengada

Puntos de diferenciaContabilidad de cajaEl devengo
RegistroEfectivo efectivamente recibido o pagadoEfectivo a recibir o adeudar
Naturaleza y PreparaciónFácilComplejo
Preferible paraPequeñas empresasGrandes Empresas
TipoIncompletoCompleto
Apto para impuestosNo

Lea la diferencia entre efectivo vs. Contabilidad de acumulación para un artículo más detallado.

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