¿Qué son las cuentas departamentales? Ventajas, Objetivos, Tipos, Métodos

¿Qué es Cuentas Departamentales?

Si una empresa consta de varias actividades independientes, o se divide en varios departamentos, para llevar a cabo funciones separadas, su dirección suele estar interesada en conocer los resultados de trabajo de cada departamento para determinar su eficiencia relativa. Esto sólo puede ser posible si se preparan cuentas departamentales.

Las cuentas departamentales son de gran ayuda y asistencia para las gerencias ya que brindan la información necesaria para controlar el negocio de manera más inteligente y efectiva. También es útil para identificar rápidamente todos los tipos de desperdicios, por ejemplo, desperdicio de material o de dinero; Asimismo, se llama la atención sobre las insuficiencias o ineficiencias en el funcionamiento de los departamentos o unidades en que puede dividirse la empresa.

Ventajas de la Contabilidad Departamental

Las principales ventajas de la contabilidad departamental son las siguientes:

• Evaluación del desempeño
• Potencial de crecimiento de cada departamento
• Justificación del desembolso de capital
• Juicio de eficiencia
• Planificación y control

Evaluación del desempeño

El rendimiento de cada departamento se puede evaluar por separado sobre la base de los resultados comerciales. Se puede hacer un esfuerzo para aumentar las ventas de ese departamento que está obteniendo la máxima ganancia.

Potencial de crecimiento de cada departamento

Se puede evaluar el potencial de crecimiento de un departamento en comparación con otros.

Justificación del desembolso de capital

Ayuda a la gerencia a determinar la justificación del desembolso de capital en cada departamento.

Juicio de eficiencia

Ayuda a calcular el índice de rotación de existencias de cada departamento por separado y, por lo tanto, se puede revelar la eficiencia de cada departamento.

Planificación y control

La disponibilidad de cifras separadas de costos y ganancias para cada departamento facilita un mejor control. Por lo tanto, se puede lograr una planificación y un control efectivos sobre la base de la información contable departamental.

Básicamente, una organización suele dividir el trabajo en varios departamentos, lo que se hace según el principio de división del trabajo. Cada departamento prepara sus cuentas separadas para juzgar su desempeño individual. Esto puede mejorar la eficiencia de todos y cada uno de los departamentos de la organización.

Objetivos de la Contabilidad Departamental

Algunos objetivos principales de la contabilidad departamental se explican a continuación:

• Para evaluar el desempeño
• Evaluar el potencial de crecimiento de los diferentes departamentos.
• Para justificar los desembolsos de capital
• Para juzgar la eficiencia
• Para planificar y controlar

Para evaluar el desempeño

Usando los resultados de la contabilidad departamental, se puede determinar el rendimiento relativo y las ganancias generadas por cada departamento. Estos resultados ayudan a comparar la posición financiera relativa de cada departamento.

Evaluar el potencial de crecimiento de los diferentes departamentos.

Cuando se encuentran los resultados contables de diferentes departamentos, se puede determinar el potencial de crecimiento de un departamento en comparación con otros. A veces, la comisión o los incentivos de los gerentes y miembros del personal de los departamentos depende del desempeño relativo de su departamento. La contabilidad departamental ayuda a determinar los incentivos de los empleados.

Para justificar los desembolsos de capital

La contabilidad departamental ayuda a la gerencia a comprender cuánto capital se emplea en cada departamento. Con base en el desempeño de cada departamento, la gerencia decide cuánto capital tiene que gastar en cada uno de ellos. En otras palabras, la contabilidad departamental ayuda a monitorear y regular el desempeño de cada departamento y preparar los presupuestos departamentales.

Para juzgar la eficiencia

La contabilidad departamental ayuda a calcular el índice de rotación de existencias de cada departamento que, a su vez, ayuda a juzgar la eficiencia de cada departamento por separado.

Para planificar y controlar

La contabilidad departamental proporciona valores de costos y ganancias para cada departamento, lo que ayuda a mantener una mejor planificación y control de estos departamentos.

Tipos de Departamentos

Con respecto a la contabilidad departamental, existen dos tipos de departamentos , los cuales son:

• Departamentos independientes
• departamentos dependientes

Departamentos independientes

Son aquellos departamentos que apenas transfieren recursos a otros departamentos o necesitan algún recurso de los otros departamentos. Sus funciones están aisladas y son independientes de los demás departamentos. Por ejemplo, el departamento legal o el departamento de investigación.

departamentos dependientes

Estos son aquellos departamentos donde hay transferencia de recursos entre departamentos y las actividades están muy unidas. Por ejemplo, departamentos de producción y compras, departamentos de operaciones y producción y departamentos de ventas y marketing.

La salida de un departamento se convierte en la entrada del otro departamento. Esto tiene que ser contabilizado a precio de transferencia, lo que significa que no tiene un elemento de ganancia, sino que se hace a precio de costo y el valor agregado por el departamento sobre el mismo.

Sin embargo, es necesario mantener cuentas departamentales tanto para los departamentos dependientes como para los independientes, ya que es esencial monitorear el desempeño de cada uno. La única diferencia es que la contabilidad de los departamentos independientes será menos complicada que la de los departamentos dependientes debido a las transferencias entre departamentos.

Métodos de Contabilidad Departamental

La contabilidad departamental se puede realizar por dos métodos, los cuales se explican a continuación:

• Libros separados para cada departamento.
• Cuentas de todos los departamentos mantenidas en un libro común

Libros separados para cada departamento.

Según este método, cada departamento se trata como una unidad individual independiente y se lleva un sistema de libros individual para cada departamento. Los gastos e ingresos de cada departamento se calculan al final del período contable en los libros generales de las tiendas.

Este tipo de contabilidad implica un alto costo ya que cada departamento requiere un contador individual para mantener estos libros. Le siguen grandes organizaciones como Reliance, Tata, Hindustan Unilever, etc.

Para algunas organizaciones, es obligatorio mantener cuentas por departamentos. Por ejemplo, las compañías de seguros.

Cuentas de todos los departamentos mantenidas en un libro común

Bajo este método, las columnas individuales se hacen en los libros de cuentas comunes para cada departamento. Las organizaciones grandes no pueden usar este método ya que la cantidad de columnas será bastante grande y creará confusiones. Este método es adecuado para organizaciones más pequeñas que no tienen muchas transacciones contables.

En organizaciones tan pequeñas, la contabilidad central de la organización se puede mantener en forma de columnas. En este método, se mantienen columnas separadas en los libros de contabilidad para ventas, compras, gastos de existencias, etc. Hasta ahora, ha visto diferentes libros de ventas y compras.

Sin embargo, diariamente se realiza una gran cantidad de transacciones, por lo que la empresa mantiene libros subsidiarios separados.

Presentemos ahora un ejemplo de libro de compras.

Compra Libro

Además, para obtener la ganancia bruta por departamento, se crea una cuenta comercial en una forma de columna similar. En el ejemplo anterior, tiene un producto sabio. También podemos crear el mismo para diferentes departamentos, como el departamento de compras, el departamento de producción, el departamento de finanzas y el departamento de ventas y marketing.