¿Qué es el presupuesto del proyecto?
El presupuesto del proyecto es un plan que identifica los recursos asignados, los objetivos del proyecto y el cronograma que permite a una organización alcanzar esos objetivos.
La elaboración de presupuestos eficaz siempre busca integrar las metas a nivel corporativo con los objetivos específicos del departamento, los requisitos a corto plazo con los planes a largo plazo y las misiones estratégicas más amplias con problemas concisos basados en las necesidades.
Principios del presupuesto del proyecto
- Proceso iterativo
- Ciclo de vida total
- Fases de tiempo
- Integral
- Incluir un búfer
- Suposiciones de documentos
Proceso iterativo
El desarrollo del presupuesto es un proceso iterativo al igual que toda la planificación de proyectos. Las diversas facetas de la planificación de proyectos se interrelacionan y tienen circuitos de retroalimentación naturales. Con el presupuesto del proyecto, existen fuertes dependencias en las políticas organizacionales y en el proceso de desarrollo del cronograma.
Ciclo de vida total
El presupuesto debe abordar el ciclo de vida total del proyecto. Este es un descuido común, especialmente para las fases operativas del proyecto.
Fases de tiempo
No solo necesitamos presupuestar los costos totales, sino que también necesitamos saber cuándo se incurrirá en estos costos, tanto por razones de gestión del flujo de efectivo como de control del proyecto. El objetivo del proceso de presupuestación del proyecto es establecer una línea base de costos.
Integral
El presupuesto debe tener en cuenta todos los costos del proyecto. Hay una tendencia a contabilizar solo los recursos obvios necesarios para el proyecto (mano de obra, nuevos equipos). Como parte de nuestro enfoque en hacer que el presupuesto (como el cronograma) sea completo y realista, cubriremos todos los costos que deben considerarse más adelante en este capítulo.
Incluir un búfer
Se debe asignar al presupuesto del proyecto un margen de seguridad, normalmente denominado reserva de gestión. La reserva de gestión está ahí principalmente para hacer frente a los riesgos conocidos (una respuesta al riesgo), el factor de incertidumbre de estimación y el factor de incertidumbre de planificación general (trabajo oculto, reelaboración, costos ocultos, solicitudes de cambio).
Suposiciones de documentos
Los supuestos presupuestarios se documentan como todos los demás supuestos del proyecto. Cualquier suposición hecha como parte del proceso presupuestario debe documentarse y comunicarse claramente.
Al igual que con todos los supuestos, puede documentarlos dentro del entregable objetivo o agregarlos al repositorio designado para los supuestos del proyecto.
Creación de un presupuesto de proyecto
- Fuentes de costos del proyecto
- Desarrollar el presupuesto inicial
- Finalizar presupuesto
Fuentes de costos del proyecto
El primer paso para crear un presupuesto de proyecto es identificar sus costos.
Costes laborales
Uno de los elementos clave del costo del presupuesto. El presupuesto debe reflejar una línea de pedido para cada persona o rol, lo que tenga más sentido para su proyecto. Los costos se basan en tasas de recursos y duraciones de trabajo estimadas.
Equipo
Esta categoría generalmente incluye las herramientas que el equipo del proyecto requiere para completar el trabajo del proyecto.
A efectos de presupuesto, las claves con la categoría de equipamiento son dos:
- Lo completo
- Gasto versus capital
Materiales
Esta categoría incluye aquellos elementos que se necesitan para construir el producto. La información se encuentra generalmente en el documento de especificaciones del producto. Al tratar con las relaciones con los proveedores, adquiriría o confirmaría los costos de materiales revisando las respuestas de los proveedores a los documentos formales de adquisición.
Licencias y Tarifas
Esta categoría incluye costos como licencias de software, permisos de construcción, etc.
Capacitación
Esta categoría incluye el costo de cualquier capacitación que su equipo de proyecto necesitará para hacer su trabajo y cualquier capacitación que sus usuarios puedan necesitar para usar el producto final.
Viaje
Esta categoría incluye los costos de viaje y alojamiento que se cargarán al proyecto en los que incurrirá cualquier miembro del equipo del proyecto mientras realiza el trabajo del proyecto.
Costos operativos
Esta categoría incluye los costos asociados con el mantenimiento y soporte del producto final. Además, puede haber costos para deshacerse de lo que sea que el proyecto esté reemplazando.
Costes de eliminación
Esta categoría incluye los costos asociados con la disposición o remoción de lo que sea que el proyecto esté reemplazando.
Gastos generales
Esta categoría incluye los gastos generales comunes incurridos por cualquier proyecto. Los elementos que normalmente se incluyen son las instalaciones, la asistencia administrativa, la seguridad y la infraestructura tecnológica.
Costos del cambio
Un punto central de la planificación del proyecto es considerar el impacto del “cambio” que tendrá el proyecto. Esta categoría incluiría cualquier costo (programas de gestión de cambios, pérdida de productividad inicial) que pueda atribuirse directamente al factor de cambio.
Desarrollar el presupuesto inicial
Al adoptar un enfoque de abajo hacia arriba, se encuentra en la mejor posición para identificar todas sus necesidades de recursos y desarrollar un presupuesto más realista. Además, muchas industrias y organizaciones tienen modelos de estimación de costos que también se pueden aprovechar.
Estos modelos se utilizan mejor durante las actividades de planificación inicial y como una herramienta de validación y referencia cruzada para sus esfuerzos de planificación detallada.
Recomendamos el uso de software de hoja de cálculo (como Microsoft Excel) para el presupuesto de su proyecto. Estoy a favor del enfoque de hoja de cálculo por tres razones principales:
- Capture todos los costos : el enfoque de hoja de cálculo le permite capturar fácilmente todos los costos de su proyecto (y no solo los costos de mano de obra, que es el elemento de costo principal capturado por su cronograma).
- Flexible : el enfoque de la hoja de cálculo ofrece opciones flexibles sobre cómo configurar y organizar su presupuesto. También se puede utilizar para realizar un seguimiento de los costos de su proyecto durante la ejecución del mismo.
- Análisis fácil : el enfoque de hoja de cálculo viene con capacidades integradas de análisis y generación de informes que se pueden aprovechar fácilmente.
Las dos claves para configurar el presupuesto de su proyecto son establecer una línea de pedido para cada fuente de costo y usar columnas para cada fase de tiempo (período) que se rastreará.
Finalizar presupuesto
Una vez que el cronograma se acerca a su finalización y se han identificado los recursos reales, podemos finalizar el presupuesto del proyecto. Además de reafirmar las tasas de los recursos y las estimaciones de otros factores de costos, hay varios objetivos que cumplir en este paso.
Validar tareas de compras programadas
Asegúrese de que todas las tareas relacionadas con la adquisición de recursos (mano de obra, equipos, materiales) se contabilicen en el cronograma del proyecto (y la EDT). Las tareas comunes incluyen pedidos, entrega, configuración y pago.
Conciliar los costos de las tareas con los costos de los recursos
En la mayoría de los casos, habrá espacios entre las asignaciones de recursos en el cronograma, o los recursos no siempre se programarán a su capacidad máxima.
Sin embargo, si sus costos de recursos se basan únicamente en las tareas asignadas, es posible que su presupuesto no refleje los costos de recursos reales en los que incurrirá.
Finalizar reserva de gestión
Con base en todos los factores de riesgo conocidos, finalice la cantidad de reserva que se agregará al presupuesto del proyecto. El monto específico variará según el nivel de riesgo, las prácticas de la industria y la filosofía de gestión.
Desarrollo de contingencias presupuestarias del proyecto
Hay varias razones por las que puede tener sentido incluir fondos de contingencia en las estimaciones de costos del proyecto. Muchas de estas razones apuntan a la incertidumbre subyacente que acompaña a la mayoría de las estimaciones de costos de proyectos:
- El alcance del proyecto está sujeto a cambios
- La Ley de Murphy siempre está presente
- La estimación de costos debe anticipar los costos de interacción
- Las condiciones normales rara vez se encuentran
El alcance del proyecto está sujeto a cambios
Muchos proyectos apuntan a objetivos móviles. Es decir, el alcance del proyecto puede parecer bien articulado y bloqueado, pero a medida que el proyecto avanza a través de su ciclo de desarrollo, los eventos externos o los cambios ambientales a menudo nos obligan a modificar o mejorar los objetivos de un proyecto.
La Ley de Murphy siempre está presente
La Ley de Murphy sugiere que si algo puede salir mal, a menudo lo hará. La contingencia presupuestaria representa un método importante para anticipar la probabilidad de que ocurran problemas durante el ciclo de vida del proyecto. Por lo tanto, la planificación de contingencia tiene un sentido prudente.
La estimación de costos debe anticipar los costos de interacción
Es común presupuestar las actividades del proyecto como operaciones independientes. Por lo tanto, en un proyecto de desarrollo de productos, desarrollamos un presupuesto discreto para cada paquete de trabajo en diseño de productos, ingeniería, mecanizado, etc. Sin embargo, este enfoque no reconoce la naturaleza a menudo “interactiva” de estas actividades.
Los presupuestos de contingencia permiten los probables ciclos de reelaboración que vinculan las actividades del proyecto de manera interactiva.
Las condiciones normales rara vez se encuentran
Las estimaciones de costos del proyecto generalmente anticipan «condiciones normales». Sin embargo, muchos proyectos se llevan a cabo en condiciones de trabajo que no son las normales.
Algunas de las formas en que se viola habitualmente el supuesto de condiciones normales incluyen la disponibilidad de recursos y la naturaleza de los efectos ambientales.
Desafíos del presupuesto del proyecto
- Basado en una base débil
- Faltan categorías de costos
- Sin margen de beneficio
- El presupuesto está preasignado
- Costos laborales no rastreados
Basado en una base débil
El presupuesto se basa en la base de planificación creada por la WBS, las estimaciones de recursos, las estimaciones de esfuerzo y el cronograma del proyecto. Una insuficiencia en cualquiera de estos elementos se refleja directamente en el presupuesto.
Faltan categorías de costos
El presupuesto debe reflejar todos los costos en los que se incurrirá o al menos todos los costos de los que la organización patrocinadora es responsable del proyecto. Consulte la sección anterior para ver la lista de fuentes de costos que se deben considerar.
Sin margen de beneficio
Para proyectos que se venden a clientes, no olvide incluir el margen de beneficio en el presupuesto de su proyecto y en sus decisiones de fijación de precios.
El presupuesto está preasignado
En muchas organizaciones, debido a la naturaleza de sus ciclos presupuestarios y el nivel de madurez de la gestión de proyectos, los presupuestos de los proyectos se establecen (a partir de estimaciones de alto nivel) antes de que se defina el trabajo completo del proyecto.
Costos laborales no rastreados
Más de un problema para los proyectos internos, pero en muchas organizaciones, puede ser difícil para el director del proyecto definir y realizar un seguimiento de los costos laborales, especialmente para el personal interno. Las razones más comunes para esto incluyen:
- Política organizacional de que los gerentes de proyecto no controlen los costos laborales internos
- Política organizacional para tratar la mano de obra interna como “costos irrecuperables”
- Un desajuste entre el sistema/procedimientos de informes de tiempo y las necesidades del proyecto.
Es importante entender esta última razón y puede limitar sus opciones de seguimiento de costos, o al menos el nivel de información detallada que puede obtener.
Importancia del presupuesto del proyecto
- Validador de planificación
- Medición del desempeño
- Manejar las expectativas
- Herramienta de gestión de flujo de caja
- Justificación de la inversión del proyecto
Validador de planificación
Debido a que el cronograma del proyecto es un impulsor principal para el presupuesto del proyecto, el presupuesto puede servir como una excelente referencia cruzada para la validez del cronograma y viceversa. Al observar el cronograma desde una perspectiva de costos, es posible que vea problemas de recursos o de presupuesto que antes no eran obvios.
A la inversa, la entrada del cronograma es clave para validar el presupuesto del proyecto, porque el presupuesto debe tener en cuenta todo el tiempo que se requiere un recurso en el proyecto.
Medición del desempeño
Al medir el progreso del proyecto frente a una línea de base de costos, puede medir mejor el rendimiento real de su proyecto a lo largo del camino y, en la mayoría de los casos, identificar problemas y riesgos mucho antes. Esta es la base de una técnica avanzada de control de proyectos denominada gestión del valor ganado.
Manejar las expectativas
El presupuesto afecta las expectativas de las partes interesadas de varias maneras. El presupuesto inicial establece la expectativa sobre cuáles deberían ser los costos totales del proyecto. Si el presupuesto no se desarrolla correctamente, seguramente tendrá un problema de expectativas.
Si el presupuesto del proyecto está predefinido y sirve como límite máximo de costos para el proyecto, le ayudará a establecer las expectativas de las partes interesadas con respecto al cronograma y el alcance del proyecto.
Herramienta de gestión de flujo de caja
Su horario determina el momento de sus necesidades de recursos. Especialmente en organizaciones donde los recursos se comparten entre proyectos o se gestionan de forma centralizada, la precisión del cronograma es clave para una gestión eficiente de los recursos.
Justificación de la inversión del proyecto
Con más proyectos responsables de un proceso de selección de proyectos y de las expectativas de rendimiento financiero de la inversión, es cada vez más importante establecer la línea de base de costos para el proyecto y monitorear de cerca.
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