Principios de la Organización

El proceso de organización puede ser realizado de una forma eficiente, siempre y cuando los gerentes tengan algunas pautas para poder tomar sus decisiones y actuar. Para poder organizar de una forma efectiva, veremos los principios de la organización que pueden ser utilizados por los gerentes.

Principio de Especialización

Según el principio, todos los trabajos de una preocupación deben ser divididos entre todos los subordinados, teniendo en cuenta las calificaciones y habilidades de cada uno. Mediante la división del trabajo es que se logra la especialización, lo cual produce que una organización sea efectiva.

Principio de definición funcional

Según con los principios de la organización, todas las funciones en una preocupación tienen que ser definidas de forma completa y clara, para que los gerentes y subordinados puedan entenderlas. Esto puede ser hacerse definiendo de forma clara los deberes, responsabilidades, autoridades y relaciones de las personas entre si. Las aclaraciones en las relaciones de autoridad / responsabilidad, son de gran ayuda para poder lograr la coordinación, por lo que la organización puede realizarse de forma efectiva. Un claro ejemplo seria las funciones principales de mercadeo, producción y finanzas, donde las relaciones de responsabilidad de autoridad deben ser definidos de forma clara para cada persona adjunta en ese departamento.

Principios de alcance de control / supervisión

Segun este principio, el intervalo de control se trata de un intervalo de supervision, el cual representa la cantidad de empleados que pueden llegar a ser manejados y controlados de forma efectiva por un solo gerente. Teniendo en cuenta este principio, un gerente tiene que ser capaz de poder manejar que numero de empleados tiene que ser decidido. Estas decisiones pueden ser tomadas seleccionando entre un intervalo ancho o estrecho. Existen dos tipos de controles:

Amplio rango de control: es donde un gerente puede supervisar y controlar de forma efectiva un grupo grande de personas al mismo tiempo. Las características de dicho tramo son:

  • Menos gastos generales de supervisión
  • Pronta respuesta de los empleados
  • Mejor comunicación
  • Mejor supervisión
  • Mejor coordinacion
  • Adecuado para trabajos repetitivos.

Teniendo en cuenta este intervalo, un administrados es capaz de manejar de forma efectiva y eficiente una gran cantidad de subordinados a la misma vez.

Rango estrecho de control: según este lapso, el trabajo y la autoridad son divididas entre varios subordinados, donde un gerente no supervisa, ni controla a muchas personas a la misma vez. El gerente teniendo en cuenta un lapso estrecho, supervisa a un pequeño grupo de empleados al mismo tiempo. Las características principales son:

  • El trabajo que requiere un control estricto y supervisión, por ejemplo, artesanías, trabajo de marfil, etc. que requiere mano de obra, hay un lapso más estrecho que es más útil.
  • La coordinación es difícil de lograr.
  • Las brechas de comunicación pueden venir.
  • Los mensajes pueden estar distorsionados.
  • El trabajo de especialización se puede lograr.
  • Factores que influyen en el dominio de control

Habilidades de gestión: en las diferentes preocupaciones donde los gerentes son calificados y experimentados, un gran rango de control es muy útil.

Competencia de los subordinados: cuando los subordinados son capaces y competentes, cuando sus niveles de comprensión son los adecuados, los subordinados visitan a sus superiores con mucha frecuencia para poder resolver los problemas. En algunos casos, los gerentes pueden manejar un gran grupo de numero de empleados.

Naturaleza del trabajo: si el trabajo posee una naturaleza repetitiva, el tener un gran rango de supervision sera mucho mas útil. En cambio, si el trabajo requiere de una habilidad mental o de una habilidad especifica, se necesitara un control mas estricto y una supervision en donde el lapso estrecho sea mas útil.

Delegación de autoridad: cuando los trabajos son delegados a los niveles mas bajos de forma eficiente y adecuada, las confusiones son inexistentes, por lo que se puede mantener la simpatía dentro del lugar de trabajo. En algunos casos, el tener un rango mas grande de control puede llegar a ser adecuado, siendo de gran ayuda para que los supervisores puedan administrar y controlar varios subordinados al mismo tiempo.

Grado de descentralización: la descentralizacion suele realizarse para poder lograr una especialización, en donde la autoridad se comparte por muchas personas y gerentes de distintos niveles. En dicho casos, una estructura mas alta es mucho mas util.

Principio de la cadena escalar

La cadena escalar se trata de una cadena de autoridad, la cual fluye desde arriba hacia abajo. El tener una cadena de autoridad, se minimizan los desperdicios de recursos, se afecta a la comunicación, se evita las superposiciones de los trabajos y se obtiene una organización mucho mas fácil. Una cadena de mando escalar ayuda a que el flujo de trabajo sea mucho mas fácil dentro de una organización, brindando resultados mas efectivos. A medida que la autoridad va fluyendo desde arriba hacia abajo, se va aclarando las diferentes posiciones de autoridad para los gerentes en todos los niveles, facilitando la organización efectiva.

Principio de Unidad de Mando

Esto implica una relación subordinada a una superior. Cada subordinado tiene la responsabilidad antes un jefe. Esto evita las brechas entre las comunicaciones y retroalimentaciones, por lo tanto, las respuestas son de forma inmediata. La unidad de mando también brinda ayuda en los recursos físicos y financieros, ayudando a tener una coordinación mas fácil y por ende, una organización mas efectiva.

La autoridad fluye de arriba a abajo

Director general

Gerente de marketing

Gerente de Ventas / Medios

Vendedores

Teniendo en cuenta el diagrama anterior, el Director Gerente osee el nivel mas alto de autoridad. Esa autoridad se comparte con el gerente de marketing, el cual comparte su autoridad con los gerentes de ventas. Con esta cadena de jerarquía, la cadena de comunicación se convierte mucho mas efectiva, siendo muy útil para poder lograr los objetivos.

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