¿Qué es un informe de análisis de varianza?

El informe de análisis de variación es útil para identificar la brecha entre el resultado planificado (lo presupuestado) y el resultado real (lo real). La brecha entre el presupuesto y el real se denomina «varianza».

Explicación con ejemplo

Entendámoslo con una pequeña historia para la comprensión del profano. Tim y George solían dirigir una unidad de fabricación, XYZ Inc. Para el año 2019-20, estimaron lograr $1 millón y una cantidad de 0,8 millones de ingresos y gastos, respectivamente, para obtener una ganancia de 0,2 millones (1-0,8). . Al final del año, Tim preparó un informe que indicaba ingresos y gastos reales de 0,91 M y 0,79 M, respectivamente. Por lo tanto, la ganancia total lograda es de 0,12 M en lugar de los 0,2 M planificados. Dado que las cosas en general no estaban a su favor, se requiere un análisis detallado de lo que salió mal y cómo corregirlo para el próximo año. Tal informe, que es equivalente a una evaluación del desempeño del negocio en general y una explicación y asesoramiento sobre el curso de acción futuro, es un » Informe de análisis de variación «.

Fórmula de análisis de varianza

Una fórmula para el análisis de varianza es la siguiente:

Variación = Costo/ingreso presupuestado – Costo/ingreso real

Varianza favorable (positiva; mejor de lo planeado)

Varianza adversa (negativa; peor de lo planeado)

¿Cómo preparar un informe de análisis de varianza?

Aunque no existe una regla fija para preparar un informe de análisis de varianza. La siguiente podría ser una de las secuencias lógicas para preparar dicho informe. Continuamos con el mismo ejemplo de la unidad de fabricación, XYZ Inc.

Método paso a paso para preparar

Paso 1: Cálculo de Varianzas

Prepare una tabla como la siguiente, preferiblemente usando una hoja de cálculo/excel. La tabla mencionada en la siguiente imagen menciona información detallada sobre los ingresos, gastos y las ganancias resultantes. Es apropiado si también se menciona la información del producto, como la cantidad y el precio. Por otro lado, contiene información de costos como costos fijos y variables. Estas piezas de información se pueden recopilar fácilmente del sistema de contabilidad de la organización.

Paso 2: Notas o Explicación de las Variaciones

Notas o aclaraciones a cada una de las variaciones ocurridas en el negocio durante el período. Hemos asumido un período de 1 año fiscal aquí, pero los CFO también pueden prepararlo cada dos años, trimestralmente o incluso mensualmente, según la utilidad del informe.

Calcular las varianzas no es muy crítico, pero comprender, analizar e interpretar esta información es mucho más crítico para que todo el ejercicio sea fructífero. Estas notas se pueden subdividir en varios tipos de variaciones, como las siguientes:

  1. Variación de materiales
  2. Variación de mano de obra
  3. Variación de gastos generales variables
  4. Variación de gastos generales fijos
  5. Variación de ventas

No evaluaremos cada uno de estos aquí. Tomemos como ejemplo las variaciones de ingresos.

Variación de ingresos

Podemos ver claramente que hay una varianza adversa general de 0,09 millones, es decir, 25%. Eso se dice, pero eso no es suficiente. Ahora, tenemos que ver por qué hay una variación adversa. Tenemos 2 productos, es decir, P1 y P2. En los detalles a nivel de producto, P1 tiene una variación negativa significativa del -30 %, mientras que P2 tiene una variación favorable del 5 %. La conclusión de primer nivel que me viene a la mente es que se debe culpar a P1 y a todo su equipo. Todavía podemos ir más allá y verificar por qué P1 tuvo tal variación. ¿Se debe a la menor cantidad de ventas oa los precios más bajos obtenidos en el mercado? Mirando la tabla, podemos ver que los precios no se vieron comprometidos, pero no se pudieron alcanzar los volúmenes generales.

Razones

Al discutir con los equipos de marketing, pueden profundizar en las razones de tal caída en los volúmenes, y cualquiera de las siguientes razones podría surgir.

  1. Los esfuerzos del equipo de marketing no estaban a la altura.
  2. El mercado era sensible a los precios y se perdió la oportunidad de optimizar los ingresos generales al comprometer un poco los precios.
  3. La calidad de los productos no era la adecuada.
  4. El equipo de producción no se desempeñó bien en la producción y el suministro a la demanda del mercado.
  5. Etc.

Ejemplo de informe de análisis de varianza

MEMORÁNDUM

Para: Junta Directiva

De: Director Ejecutivo, Association for Better Community, Inc.

Fecha: 15 de junio de 20XX

Asunto: Informe de variación real frente al presupuesto

Informe detalladoPresupuestoActualDiferenciaDiferencia
1 de enero al 30 de abril1 de enero al 30 de abrilps%
Ingreso
Subvención del gobierno15,000.0020,000.005,000.0033%
Patrocinio3,500.003,750.00250.007%
Otros Ingresos280.00570.00290.00104%
Total18,780.0024,320.005,540.0029,50%
Gasto
Promoción1,500.00200.001,300.0087%
Compra1,650.004,700.00-3,050.00-185%
Financiamiento del equipo1,650.00 1,650.00100%
Gastos de impresión1,000.001,665.00-665.00-67%
Total5,800.006,565.00-765.00-13,19%
Superávit/Déficit12,980.0017,755.004,775.0036,79%

El informe de análisis de varianza también contiene una explicación para cada varianza.

Por ejemplo,

Los gastos de compra se incrementan debido al menor suministro de materias primas utilizadas en la producción.

Puede ver un informe de análisis de varianza de muestra en pdf en los enlaces de referencia a continuación.

Variaciones más utilizadas

Variación del precio de compra

La variación del precio de compra se produce cuando el precio real pagado por los materiales es mayor o menor que el costo presupuestado de dichos materiales.

Variación de la tasa de mano de obra

La variación de la tasa de mano de obra se produce cuando el precio real pagado como salarios es mayor o menor que el costo presupuestado de los salarios. Por ejemplo, la mano de obra se paga a $ 10 por hora, pero en realidad se paga a $ 12.

Variación de rendimiento de material

La variación del rendimiento del material muestra la cantidad real de material utilizado y la cantidad estándar que se espera que se utilice en el curso de la producción, multiplicada por el costo estándar de dichos materiales.

Variación de volumen

La variación de volumen significa las cantidades reales vendidas o consumidas y la cantidad presupuestada que se espera que se consuma o venda multiplicada por el precio estándar por unidad.

Razones de las variaciones

  1. Cambio en las condiciones del mercado que han hecho que las prácticas presupuestarias estándar no sean realistas. por ejemplo, la escasez de materias primas hace que los proveedores suban los precios.
  2. Los estándares presupuestarios seguidos pueden ser de naturaleza demasiado idealista. por ejemplo, la salida de una máquina puede suponerse erróneamente.
  3. La prestación del servicio puede no estar a la altura. por ejemplo, la planificación puede haber tenido en cuenta una jornada laboral de ocho horas. Sin embargo, las condiciones reales del terreno pueden permitir solo seis horas al día.
  4. En ciertos casos, no puede haber base para la planificación. por ejemplo, el resultado de las actividades creativas no puede compararse con un alto nivel de precisión. 

Uso del informe de análisis de varianza

Tomar decisiones futuras

El informe de análisis de varianza ayuda a la gerencia a tomar decisiones futuras, como decidir el precio del producto. Suponga que el análisis de varianza muestra que el costo no se puede disminuir, entonces la administración puede aumentar el precio del producto.

Identificar área de mejora

El informe de análisis de varianza ayuda a la gerencia a identificar el área en la que una empresa puede mejorar. Por lo tanto, la gerencia puede encontrar formas de reducir los costos o aumentar las ventas y, en última instancia, ayudar a una empresa a aumentar su rentabilidad comercial.

Mirando hacia atrás

Los gerentes utilizan el análisis de varianza para medir y analizar lo que ya ha ocurrido en la actividad de la empresa, comprendiendo qué ha obstaculizado o ayudado a la empresa en su desempeño real. Ayuda a la gerencia a decidir qué políticas y procedimientos deben modificarse y cómo. 

Problemas con los informes de análisis de varianza

Tiempo de retardo

Debido a la preparación periódica del informe de análisis de varianza, no es de mucha utilidad en un entorno acelerado en comparación con otras herramientas. Por lo tanto, la gerencia tiene que confiar en otras mediciones generadas en el lugar.

Información de fuente de variación

Generalmente, las razones de la variación no se registran en los registros financieros. Por lo tanto, la gerencia debe identificar las razones de diferentes fuentes, como listas de materiales y registros de horas extras, para determinar la causa de los problemas. Por lo tanto, la fuente de información es importante.

Configuración estándar

El análisis de varianza es esencialmente una comparación de los resultados reales con un estándar arbitrario que puede haberse derivado de la negociación política. En consecuencia, es posible que la variación resultante no arroje ninguna información útil.

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