El costo presupuestado es una estimación de los gastos que una empresa espera gastar en el futuro. O bien, podemos decir que son los gastos que la administración estima pagar en función de los ingresos y las ventas previstos. Para cumplir con el costo presupuestado, una empresa generalmente reserva fondos por adelantado o hace arreglos para una línea de crédito adecuada.

Un punto a tener en cuenta es que el costo presupuestado podría ser para el negocio completo, un proyecto en particular o un producto. Por ejemplo, el costo estimado de un proyecto incluiría todos los gastos necesarios para completar el proyecto. Estos gastos pueden ser materias primas, salarios de los participantes y más. También consta de costos fijos y variables, aunque se presupuestan de manera diferente.

Por ejemplo, si una empresa espera aumentar la producción en un 10%, estimaría que los costos variables también aumentarían en un 10%. Sin embargo, puede haber o no la necesidad de aumentar el costo fijo para ajustar el aumento en la producción.

Costo presupuestado: ¿cómo crear?

Hay dos pasos principales para crear un costo presupuestado:

Estimación de ingresos futuros

Bajo esto, la empresa estima los ingresos y luego los gastos para obtener esos ingresos. La empresa utiliza los números del año en curso o quizás de años anteriores para determinar el futuro. Por ejemplo, si una empresa cree que sus ventas aumentarán un 20 % el próximo año, tomará las ventas del año en curso y le sumará un 20 %.

Decidir Gastos Asociados

Después de estimar los ingresos, la gerencia debe determinar los gastos en los que tendría que incurrir para lograr los ingresos. Estos gastos que la empresa estima son los costos presupuestados. 

No hay garantía de que los gastos estimados por la gerencia sean los mismos que los gastos reales. Pueden ser muy diferentes de los costes reales en función de factores externos e internos. Por ejemplo, la gerencia espera que el costo de la materia prima sea alrededor del 10% del costo total. Pero, debido a un aumento significativo en los precios del petróleo, el costo real de las materias primas fue de alrededor del 18% del costo total. Si bien esta variación no afectará la contabilidad de los gastos, puede resultar en que la administración cambie la forma en que pronostica los gastos.

Costos reales, presupuestados y estándar

El costo real es la cantidad que una empresa paga para hacer frente a los gastos del año en curso, o de los años anteriores. En su mayoría, estos son los costos que se incluyen en la contabilidad para determinar las ganancias o pérdidas de una empresa.

Los costos estándar son generalmente aplicables en el caso de actividades de manufactura. Son los costes establecidos o generales, es decir, la empresa sabe de antemano cuánto tendría que gastar por unidad. También podemos decir que es la estimación anticipada de los costes reales. Por ejemplo, en una organización de fabricación, el costo estándar para el próximo año de materiales directos, incluida la tarifa estándar por unidad y la cantidad estándar de materia prima por unidad.

Los costos presupuestados, como se dijo anteriormente, son las estimaciones totales de los gastos que una organización espera cubrir en un futuro cercano. A diferencia del costo estándar que se relaciona con el costo por unidad, el costo presupuestado significa el costo total para un determinado nivel de actividad.

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Costo presupuestado del trabajo programado (BCWS)

BCWS es una medida vital de gestión de proyectos. Ayuda a la gerencia a comprender el costo de un proyecto en cualquier momento. En términos simples, podemos decir que es el costo estimado de un proyecto hasta una fecha específica.

Tomemos un ejemplo simple para comprender mejor BCWS. Suponga que el costo presupuestado de un proyecto es de $200 000 y que tardaría un año en completarse. Si, después de seis meses, la gerencia quiere saber cómo va el proyecto, BCWS podría ayudar.

El proyecto era para un año, por lo que al cabo de seis meses se puede esperar la finalización del 50% de la obra. Entonces, el Costo Presupuestado del Trabajo Programado en este caso será de $100,000. Podemos comparar esto con el gasto real en el proyecto después de seis meses para comprobar el rendimiento.

De igual forma, existe otro concepto, y es, BCWP (Budgeted Cost of Work Realizado). No es más que el costo presupuestado del trabajo realizado o completado en el momento de la fecha del informe. Por ejemplo, en el caso anterior, si el 40% del trabajo se completa después de seis meses, entonces el BCWP será el 40% del costo total presupuestado, o $80,000.

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