¿Qué es el Registro de Activos Fijos?
El registro de activos fijos contiene la lista de todos los activos fijos que posee una empresa. El propósito detrás del mantenimiento es realizar un seguimiento del valor en libros de los activos y la depreciación. Puede ser igualmente utilizado para mantener la identificación de cada activo que pueda servir al propósito en el momento de la verificación del activo fijo. Puede encontrar los detalles como su fecha de compra, costo, fecha de compra, valor residual, tasas de depreciación, especificaciones, etc.
No debemos confundir los registros de activos fijos con los registros de acciones. El registro de existencias mantiene el inventario de materias primas, productos semielaborados y productos terminados, mientras que los registros de activos fijos se ocupan de los activos fijos.
Beneficios de mantener un registro de activos fijos
- Cumplir con los requisitos legales.
- Rastree e identifique el activo.
- Seguridad del Activo específicamente para evitar robos.
- Calcular la depreciación anualmente.
- Realice un seguimiento del valor contable bruto y el valor neto de los activos.
- Asiste en la realización de auditorías de activos y verificación de activos.
- Ayuda a estimar los costos de reparación y mantenimiento.
- Ayuda a estimar la futura inversión de capital en activos fijos.
- En ciertos países, se permiten subsidios en ciertos activos. El valor de los activos se determina a partir de los registros de activos fijos.
- Determinación de valoraciones de empresas.
Plantilla/formato de registro de activos fijos
No existe un formato o plantilla fijos para mantener un registro de activos fijos. El alcance de los detalles depende de los requisitos de la gestión. Hay una lista principal de cosas que deben mantenerse al mantener este registro es la siguiente:
- Número de Serie: Mostrará el conteo de entradas.
- Identificación: El código de identificación único se puede mencionar aquí.
- Nombre del Activo: Nombre abreviado del activo.
- Descripción: La descripción del activo. Es un campo libre y se puede actualizar en cualquier detalle.
- Fecha de compra: La fecha en la que se compra el activo. Normalmente es la fecha de la factura.
- Costo de compra del activo: El costo también se menciona en la factura. Otros gastos relacionados con el montaje o la instalación también se pueden agregar al costo de compra y mantenimiento aquí. Esto puede dar el monto total que se capitalizará en nombre de un activo en particular en el balance general. Cualquier pago de impuestos indirectos que será reembolsado no se agregará al valor del activo. Si en la compra del bien se va a recibir alguna subvención, ésta se deducirá del valor de llegada sobre el que se imputará la depreciación.
- Fecha en que se pone en uso: la fecha en que se pone en uso el activo. Este detalle tiene relevancia para activos de alto valor, normalmente máquinas cuya fecha de compra y puesta en uso son bastante lejanas. Normalmente, los gastos antes de la puesta en marcha de dichos activos se capitalizan y los gastos posteriores pasan a formar parte de la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Método de depreciación: método de depreciación utilizado para la información financiera. De acuerdo con las normas fiscales, puede haber una columna separada o mecanismos para la depreciación.
- Tasa de depreciación: aquí se puede mencionar la tasa porcentual de depreciación.
- Monto de Depreciación: Aquí se menciona el monto que se llega al aplicar la tasa de depreciación.
- Valor Bruto Contable: Valor antes de aplicar la depreciación.
- Valor Neto Contable: Valor después de deducir la depreciación.
- Valor de rescate esperado: El valor de rescate esperado de la máquina si se va a vender después de su vida útil.
Puede haber n número de otros detalles que se pueden mantener. El mantenimiento del registro de activos fijos es obligatorio en muchos países.
¿Cómo mantener?
Hay muchas maneras de mantener un registro de activos fijos, desde registros manuales en papel hasta software sofisticado. Se mantiene mediante una hoja de Excel, un software de contabilidad integrado, etc.
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