¿Qué entendemos por contabilidad de gastos de capital?
El gasto de capital es el gasto para comprar activos fijos a largo plazo en una organización. El gasto también puede ser para mejorar y extender la vida útil de dichos activos. Estos activos tienen un ciclo de vida de un año o más. Dichos activos suelen ser de naturaleza fija e incluyen terrenos, edificios, muebles y accesorios, planta y maquinaria, etc. A veces, una empresa puede incurrir en gastos de capital en activos no tangibles, como patentes y licencias, marcas registradas, software e incluso tecnología. La contabilidad de gastos de capital es el tratamiento de dichos gastos en los libros de contabilidad de una organización. Dado que un gasto de capital involucra una suma sustancial de dinero y recursos, su tratamiento en los libros de contabilidad se vuelve complicado y muy importante.
Las decisiones de planificación de gastos de capital o CapEx pueden tomarse como una medida expansiva para mejorar o mejorar las actividades comerciales ya existentes y su alcance. El gasto también se puede realizar para un proyecto completamente nuevo o para realizar nuevas adquisiciones. Dichos gastos ayudan a una empresa a mantenerse por delante de la competencia y mantener su supremacía. La cantidad de gastos de capital que requerirá una organización normalmente varía de una industria a otra. Las industrias de gran intensidad de capital, como la fabricación, la generación de energía, las telecomunicaciones, la exploración y el aparejo de petróleo, las refinerías, etc., requieren gastos de capital muy elevados con frecuencia. Por otro lado, las industrias de servicios normalmente requieren un bajo gasto de capital. En cualquier caso, las empresas deben incurrir constantemente en gastos de capital cada año para progresar y crecer. También,
¿Cómo hacemos la contabilidad de gastos de capital?
No tratamos los gastos de capital como un gasto debido a su gran desembolso, así como a la cantidad de años de uso. Por lo tanto, no forman parte del estado de resultados. Tratamos tales gastos como un activo. Encuentra su lugar en el Balance de la empresa bajo el encabezado Activos fijos. A menudo, las empresas tienen un «límite de capitalización». Tratamos cualquier activo que cueste menos de este límite como gasto en el estado de resultados. Esto ocurre en el ejercicio económico en que la empresa lo incurre. Los activos que superan este límite pasan al Balance.
Reportamos el gasto de capital en el estado de flujo de efectivo en el período financiero en el que ocurre. Dado que el efectivo sale de la empresa por dichos gastos, se muestra como una salida de efectivo o una cantidad negativa en el estado. Los gastos de capital se muestran bajo el encabezado “efectivo de actividades de inversión” como una salida para calcular los flujos de efectivo libres de la empresa.
Gastos de capital y gastos operativos
Hay algunas formas de gastos que pueden parecer gastos operativos pero son parte del gasto de capital. Por ejemplo, si renovamos una parte importante del edificio de la fábrica y la empresa incurre en gastos sustanciales en el proceso, debemos capitalizar este gasto y agregarlo al valor del edificio de la fábrica. Por otro lado, los gastos de mantenimiento y reparaciones simples no forman parte del CapEx. Por lo tanto, deberíamos incluirlos en el estado de resultados como un gasto. Hay una serie de tales gastos. Queda a discreción de la administración clasificarlos como gastos de capital o gastos operativos.
Otro punto importante a tener en cuenta es que no debemos denominar un activo con una vida útil de menos de un año como un gasto de capital. Por lo tanto, dicho activo no debe convertirse en parte del Balance. Este gasto debe reflejarse en el estado de resultados, sin importar cuán grande sea la cantidad.
Depreciación y amortización
Los gastos de capital afectan el estado de resultados, aunque de manera indirecta en forma de gastos de depreciación o amortización. La depreciación es la caída en el valor de cualquier activo tangible con una empresa durante un período de tiempo. Esta reducción de valor se produce por el desgaste habitual del activo con el uso durante el ejercicio. Asimismo, amortizamos los activos intangibles y cargamos este gasto en el estado de resultados. Esto sucede a partir del año siguiente a la compra del activo y continúa durante la vida útil del activo, hasta que su valor residual se vuelve cero.
Un punto importante a tener en cuenta es que la tierra no está sujeta a depreciación, aunque es un gasto de capital importante. Esto es así porque la vida útil del terreno es infinita. Además, el valor de la tierra debería apreciarse a lo largo de los años en lugar de depreciarse debido a su naturaleza escasa y disponibilidad limitada. Por lo tanto, el gasto de capital en la tierra no encuentra ningún impacto en el estado de resultados de la empresa.
Ejemplo
Entendamos cómo cargamos el monto de la depreciación en el estado de resultados contra un elemento de gastos de capital. Una empresa XYZ SA. Ltd. compra maquinaria nueva por valor de 100 000 USD en marzo de 2019. En noviembre de 2020 realiza una inversión de capital de 50 000 USD para actualizar el software. La empresa tiene como política cobrar el 20% de depreciación en cada ejercicio, adoptando el método de línea recta.
Gasto de depreciación para ir a la Cuenta de resultados del año 2020 : 20% de US$ 100000= US$ 20000.
Gastos de depreciación/amortización para el año 2021 : 20% de (US$100000 +US$ 50000)
= US$ 30000.
El valor residual de la maquinaria en el Balance al cierre del ejercicio 2020=
US$ 100000 menos US$ 20000= US$ 80000.
La empresa seguirá cargando US$ 20000 en el Estado de Resultados como gasto por depreciación por los próximos cinco años de la compra de maquinaria. Al cabo de cinco años, el valor residual de la maquinaria será cero y dejará de formar parte del Balance.
De igual forma, la empresa cobrará US$ 10000 como gasto de amortización por la actualización del software cada ejercicio hasta que su valor residual sea cero.
Resumen
La contabilidad de gastos de capital es muy importante para todas y cada una de las organizaciones en todo el mundo. Todas las empresas invierten en activos fijos y realizan gastos de capital con frecuencia. El tratamiento incorrecto de dichos gastos en el estado de resultados dará como resultado un ingreso negativo o una pérdida neta en los estados financieros. Por lo tanto, deben contabilizarse adecuadamente en los libros de cuentas para reflejar su verdadero valor. También es imperativo por parte de la gerencia clasificar correctamente dichos gastos en gastos de capital y operativos. Porque incidirá en los resultados de la cuenta de resultados, en la obligación tributaria de la organización y en su Balance General.
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