Para comprender las ventajas y desventajas del Sistema de Inventario Perpetuo, piense en una cadena de helados con 25 puntos de venta en toda la ciudad. Además, todos los helados que se comercializan en cada uno de estos puntos de venta se elaboran en una instalación central ubicada en las afueras. Recientemente, la cadena ha visto desabastecimiento debido a una repentina avalancha de clientes en algunos de los puntos de venta. Por lo tanto, están considerando pasar a un sistema perpetuo de gestión de inventario.
Un sistema de inventario perpetuo es aquel que actualiza los niveles de inventario de manera continua. Este sistema se basa en gran medida en la automatización para realizar un seguimiento instantáneo de las compras y ventas y actualizar los registros de inventario de inmediato. Por lo tanto, este sistema permite a las empresas mantener un recuento en tiempo real del inventario disponible.
Ventajas del Sistema de Inventario Perpetuo
Actualizaciones en tiempo real
Un sistema de inventario perpetuo registra los cambios en los niveles de existencias en tiempo real tan pronto como la empresa compra el inventario. Y tan pronto como la empresa venda alguna parte del inventario. Por lo tanto, este seguimiento continuo de existencias permite que una empresa descubra los artículos de inventario que se están agotando en el momento adecuado.
Por lo tanto, si la cadena de helados descubre que un sabor particular de helado se está agotando en algunos de los puntos de venta, puede responder en el momento adecuado preparando más cantidad de ese helado. Y enviándolo a los puntos de venta donde se estaba agotando antes de que el inventario de ese helado llegue a cero y el negocio pierda a sus clientes.
Administrar múltiples ubicaciones fácilmente
Un sistema de inventario perpetuo permite que una gran empresa que opera en múltiples ubicaciones opere con facilidad. En ausencia de un sistema de inventario perpetuo, se vuelve difícil rastrear los niveles de inventario de todas las tiendas/puntos de venta en distintas ubicaciones. Pero, con un recuento de inventario en tiempo real de todas las ubicaciones en su pantalla, se vuelve muy fácil para la instalación central averiguar el requerimiento total de la cadena y realizar un pedido.
Pronóstico más informado
Un sistema de inventario perpetuo le permite comprender los patrones de compra de los clientes. Por ejemplo, debido a que el sistema de inventario se actualiza constantemente, la cadena de helados puede descubrir que un momento particular del día provoca picos de demanda o que una condición climática está relacionada con una mayor demanda de un sabor particular de helado. Por lo tanto, con base en este conocimiento, la empresa puede diseñar su cadena de suministro en torno a los hábitos de compra de sus clientes.
Facilita la Preparación de Estados Financieros
El valor del inventario es un componente de los estados financieros. Un sistema de inventario perpetuo evita la demora en la preparación de los estados financieros ya que el recuento de las existencias está fácilmente disponible. Así, este sistema evita el largo y costoso proceso de contar físicamente los niveles de inventario.
Desventajas del sistema de inventario perpetuo
Técnica costosa
Los sistemas de inventario perpetuo son caros. La tecnología necesaria para que el sistema (códigos de barras, escáner, software de computadora, etc.) funcione puede ser un gasto enorme. Actualizar el sistema existente para acomodar el nuevo también puede aumentar los gastos. Capacitar a los empleados o agregar nuevos para trabajar en el sistema es otro gasto. Por lo tanto, para una empresa pequeña con márgenes bajos, no se recomienda este sistema.
Roturas y deterioro no contabilizados
El sistema de inventario perpetuo utiliza compras y ventas para actualizar los niveles de inventario. Si algunos artículos se rompen o se echan a perder después de comprarlos y almacenarlos, no llegarán a conocimiento de la gerencia a menos que se haga un conteo físico. Pero, un conteo físico no es parte del sistema de inventario perpetuo. Entonces, hasta que ocurra el conteo físico ‘voluntario’, la gerencia contará las partes rotas como inventario. Lo mismo ocurre con los robos. Por lo tanto, existe la posibilidad de error bajo este sistema.
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