¿Qué es una variación de presupuesto flexible?

Un presupuesto flexible es un plan financiero con posibilidades de cambio en el valor de sus parámetros clave. Está de acuerdo con el nivel de actividades emprendidas por la organización durante un período definido. Por otro lado, un presupuesto estático es un plan financiero sin posibilidad de cambio. Por ejemplo, si una empresa decide que va a suministrar 10000 unidades de un producto al mes y ni más ni menos, se trata de un presupuesto estático. La variación del presupuesto flexible es la variación entre las cifras reales o estimaciones y las cifras previamente estimadas. Es útil para organizaciones comerciales, gobiernos e incluso individuos.

Se estima un presupuesto flexible en cuanto a costo de producción, ventas, gastos, etc. Las cifras reales pueden variar de los valores inicialmente calculados debido a varios factores. Puede deberse a un aumento o disminución en la producción que puede impactar las cifras de ventas y cualquier gasto o ingreso asociado con ella o un cambio en los valores de otros centros de costos. Además, puede haber factores intangibles en juego, como la implementación de una mejor tecnología o un aumento en la eficiencia de los trabajadores que pueden afectar las cifras presupuestadas.

La variación del presupuesto flexible puede resultar en una cifra positiva o negativa. Cuando las cifras reales son superiores a las presupuestadas, se trata de una variación presupuestaria positiva o favorable. Por otro lado, si los números reales no alcanzan los números presupuestados o estimados, significará una variación presupuestaria negativa o desfavorable. En palabras simples, será una pérdida para la empresa.

Causas de la variación del presupuesto flexible

Puede haber varios factores que pueden resultar en una variación con respecto al presupuesto flexible. Además, estos factores pueden ser controlables o incontrolables para la organización. Los detalles de estos factores son:

Factores controlables

Planificación y control deficientes

Una empresa puede enfrentar desviaciones significativas de sus cifras presupuestadas debido a una mala planificación y control de sus actividades clave. Es posible que las ventas y otras actividades que afectan a los generadores de costos no funcionen como se planeó originalmente.

Estimación incorrecta de ventas y costos

La estimación de ingresos de las actividades de ventas y servicios podría ser incorrecta. Además, las variaciones son posibles en los costos fijos y variables del negocio. Por ejemplo, las cifras de producción pueden diferir de las estimaciones, el equipo de ventas puede tener un desempeño inferior al esperado o puede haber un aumento en los cargos por mano de obra, etc.

Presupuesto basado en datos incompletos e incorrectos

Es posible que la gerencia no haya recopilado todos los datos relacionados o que incluso se haya basado en datos inexactos del pasado. Y por lo tanto, los presupuestos podrían haberse hecho en base a los detalles incompletos disponibles.

Todos estos son factores controlables y son internos a la organización. Estos pueden controlarse o rectificarse mediante una adecuada planificación e implementación por parte del equipo de gestión.

Factores incontrolables

Cambio en las Condiciones Económicas

Un cambio en las condiciones económicas afecta a las organizaciones y sus actuaciones. Una recesión económica (o desaceleración) puede reducir severamente las cifras de ventas. Será el caso contrario en el caso de un auge repentino en la economía.

Cambio en el segmento de la industria

Puede haber un cambio repentino en el estado de oferta y demanda de los productos de la empresa. Aumento de la competencia en el segmento de la industria en el que opera la empresa.

Cambio en los precios de entrada

Puede haber un cambio en los precios de los insumos y las materias primas de una empresa debido a un aumento repentino de la demanda o un cuello de botella en el suministro. Además, debido al cambio en las leyes laborales y las regulaciones del salario mínimo, el costo de la mano de obra también aumenta.

Además de los anteriores, hay muchos más factores que pueden variar durante el período presupuestario, como cambios regulatorios operativos, cambios impositivos, restricciones de importación o exportación, cambios en las tasas de interés, derechos de dumping, restricciones de cuotas, variación de la tasa de cambio, etc. Y todos estos factores están fuera del control de la organización. Por lo tanto, las previsiones de la gestión pueden salir mal y dar lugar a variaciones en el presupuesto.

Consulte la Fórmula de análisis de varianza con un ejemplo para otros tipos de presupuestos.

Ejemplo

Supongamos que una empresa ABC Pvt. Ltd. decide producir 10000 unidades de un producto cada mes. Una parte del gasto incurrido en la producción será de carácter fijo, comprendiendo gastos tales como componentes esenciales, salarios, etc. Habrá también un gasto variable asociado al producto que cambiará con el número de productos producidos. Estos gastos pueden ser en forma de gastos de embalaje y distribución, gastos de transporte, etc.

En nuestro ejemplo, supongamos que el gasto fijo cada mes es de US$ 50000. El gasto variable por unidad de producto es de US$ 6 por unidad. Así, la empresa tiene un presupuesto estático total de US$ 50000 + 10000 unidades x US$6= US$ 110000.

Nuestra empresa ha adoptado un presupuesto flexible y logra producir 11000 unidades del producto en un mes en particular. Así, el presupuesto aumenta a US$ 116000.

Pero la empresa logra ahorrar algunos de los montos de gastos variables debido a las economías de escala y la reducción de los costos de los insumos con el aumento de la producción. Disminuye el costo por unidad a US$ 5,50. Por lo tanto, el costo real de producción de la empresa = US$ 50000 + 11000 unidades x US$ 5,50 = US$ 110500.

Esta diferencia de US$5500 entre el presupuesto flexible y el costo real de producción es la variación del presupuesto flexible. Al ser un ahorro para la empresa, es una variación favorable del presupuesto flexible. En caso de que la empresa enfrente una pérdida con un cambio en la producción, será una variación presupuestaria desfavorable.

Importancia de la variación del presupuesto flexible

Punto de referencia para la evaluación

Un presupuesto estático es un pase ahora. Los presupuestos generalmente se hacen para un año fiscal durante ese período, y puede haber varios cambios que afecten las operaciones reales. Por lo tanto, es preferible un enfoque de presupuesto flexible, y cada empresa debe tratar de comparar las operaciones existentes en torno a esto para reflejar la situación dinámica del mundo real. En caso de que el producto o los resultados difieran de las cifras presupuestadas, la gerencia debe considerar revisar su presupuesto y su proceso de preparación. La variación del presupuesto flexible generará desencadenantes y advertencias sobre el área, lo que requerirá la atención y las mejoras adecuadas. Es más crítico en el caso de una variación presupuestaria regular desfavorable durante un tiempo. La gerencia es responsable de los resultados y, por lo tanto, esto ayudará a la gerencia a tomar medidas correctivas oportunas y allanar el camino para la mejora general.

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