¿Qué es una factura?

Por definición, una factura es una lista detallada de productos vendidos o servicios prestados y la suma total de la cantidad de dinero por las ventas que se realizaron. Las facturas vienen en muchos tipos, y cada empresa puede personalizar su factura según sus requisitos. La función básica de una factura es mantener una cuenta de ventas y efectos por cobrar. Así una factura es un documento que sintetiza toda la información requerida.

Formato de factura

El formato de una factura puede ser completamente personalizable. Por ejemplo, una empresa en los EE. UU. personalizará su factura para mostrar el valor en dólares estadounidenses de los bienes vendidos. Por el contrario, la factura de una empresa india mostrará el valor en rupias indias de los bienes vendidos. Y este es sólo un ejemplo; cada componente de una factura se puede personalizar. Una factura regular generalmente incluye los siguientes componentes:

  • Número de factura y Fecha de factura
  • Nombre y datos de contacto del comprador
  • Nombre e información de contacto del vendedor
  • Información de cada artículo vendido
  • Número de unidades de cada artículo vendido
  • Precio individual de cada artículo.
  • Suma total de la venta realizada
  • Detalles del pago
  • Otras condiciones de venta
  • Detalles del transporte de mercancías, etc.

Tipos de facturas

Una factura es una herramienta útil y práctica que se ha utilizado en múltiples formas y tiene muchos tipos. Los siguientes son algunos de los principales tipos de facturas utilizadas por casi todas las empresas del mundo:

Factura de proforma

Una factura pro forma es una factura de preventa. Se envía a un cliente en el momento en que el cliente realiza el pedido o antes de que se envíen los productos para su entrega. Esta factura se hace para darle al cliente una idea de cuánto le debe al vendedor por los bienes comprados. Esta factura incluye toda la información incluida en una factura regular; sin embargo, su fecha y número de factura son diferentes de una factura normal. Esta factura ayuda a mantener la claridad del contrato para el comprador y el vendedor incluso antes de que se lleve a cabo la venta.

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Factura provisional

Las facturas provisionales se utilizan durante la ejecución de grandes proyectos que se extienden durante un período de tiempo, como varios meses. En proyectos tan grandes, el proyecto se divide en diferentes fases. El vendedor puede enviar una factura provisional después de completar cada fase y recibir el pago de la fase respectiva. Las facturas provisionales son muy útiles para empresas como desarrolladores de software, desarrolladores de infraestructura, etc. Una factura provisional es útil para gestionar los flujos de caja, ya que el vendedor no tiene que esperar hasta el final del contrato para recibir todos sus pagos.

Factura final

Como sugiere el nombre, una factura final es la última factura de una transacción. Cuando se entregan todos los bienes/se prestan los servicios, o se completan los contratos, el vendedor presenta al comprador la factura final. Tiene todos los componentes mencionados anteriormente y es una demanda de pago por parte del comprador.

Factura vencida

A veces, los compradores no pagan por sus compras, incluso si ya pasó la fecha de vencimiento. En tal caso, la factura vencida se vuelve muy útil. Una factura vencida no es nada especial, es una copia de la factura final, pero se envía como un recordatorio de que se debe realizar el pago. Las facturas vencidas se hacen porque los vendedores no quieren ser groseros llamando para pedir el pago; además, también ayudan a realizar un seguimiento de la cantidad de recordatorios de pago enviados.

Factura recurrente

Las facturas recurrentes son básicamente facturas por bienes o servicios proporcionados constantemente a intervalos regulares. Un caso clásico de la factura recurrente son nuestras facturas de servicios públicos: facturas de teléfono, facturas de electricidad, etc. Nuestro proveedor de servicios móviles nos envía una factura todos los meses; esta es una factura recurrente para el proveedor de servicios. El beneficio de una factura recurrente es que es simple y extremadamente sistemática, por lo que no se pierde un pago. La mayoría de las veces, dichas facturas están automatizadas, de modo que el software genera la factura y la envía por correo electrónico al cliente, y no se necesita tiempo de inactividad manual.

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Factura de credito

Hay momentos en que después de recibir los productos, el comprador no está satisfecho con los productos por algún motivo, o tal vez haya algún rechazo. En consecuencia, el comprador devolverá la mercancía. En tales casos, el vendedor emite una factura de crédito para que el comprador controle el valor de los bienes devueltos. Esto ayudará al vendedor a mantener registros. Pueden reemplazar los bienes, reembolsar el dinero de los bienes devueltos o tal vez otorgar un descuento equivalente al valor de los bienes devueltos en compras futuras. Diferentes empresas tienen diferentes políticas para la devolución de mercancías.

Factura de débito

La factura de débito es el reverso de una factura de crédito. La principal diferencia es que el vendedor emite una factura de crédito cuando se devuelven los bienes vendidos, mientras que el comprador emite una factura de débito cuando devuelve los bienes comprados. La finalidad de ambos tipos de facturas es la misma, es decir, llevar un registro de las mercancías devueltas.

Factura vs. Facturas vs. Ingresos

Por lo general, las facturas, facturas o recibos se usan como sinónimos y, en el lenguaje informal, son sinónimos entre sí. Sin embargo, técnicamente cada documento tiene un propósito diferente. Nos gustaría aclarar el uso de cada documento hoy.

Factura vs Factura

Técnicamente, las facturas y los recibos son lo mismo, y la diferencia es desde qué perspectiva se hace referencia al documento. Por parte del vendedor, la declaración detallada de la venta realizada se conoce como factura. Por el contrario, un comprador se refiere a lo mismo como una factura.

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Otra diferencia clave que podemos notar es que una factura generalmente se usa en una transacción de crédito, donde el pago se retrasa. Por otro lado, una factura se utiliza en una transacción en efectivo, donde el pago debe realizarse por adelantado.

Factura vs. Recibo

Una factura y un recibo son dos documentos muy diferentes. En eso, se genera una factura antes de que se realice la venta, mientras que se genera un recibo después de que se cierra la venta. En otras palabras, una factura es una solicitud de pago, mientras que un recibo es una prueba de pago. Entonces podemos decir que tanto la factura como el recibo son herramientas para realizar una transacción, pero tienen diferentes propósitos.

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