Una tasa de gastos generales predeterminada es una proporción proyectada de los gastos generales, que se determina al comienzo del año. Una empresa determina esta relación (o tasa de absorción de gastos generales) sobre la base de otra variable y la utiliza para distribuir los costos durante el proceso de producción. En pocas palabras, una empresa utiliza esta tasa para aplicar los gastos generales de fabricación a productos o proyectos sobre la base de alguna base de actividad subyacente, como horas de máquina, horas de mano de obra directa y más.

Los gastos generales son los gastos que un contador no puede relacionar directamente con un trabajo o proyecto específico. Por ejemplo, alquiler, servicios públicos, suministros de oficina y más. Así, la tasa de gastos generales es el porcentaje necesario para calcular los gastos generales de los proyectos que aún están por iniciar. Incluye tomar un costo conocido y luego aplicarle el porcentaje o la tasa de gastos generales predeterminada para llegar al costo estimado que no se conoce.

Básicamente, los gerentes de cuentas usan esta tarifa para asignar costos generales a todo el proceso de producción, según la tarifa y la base de actividad. El cálculo de esta tasa es útil para que los gerentes cierren los libros más rápidamente. El uso de esta tasa permite a la gerencia evitar los costos generales de fabricación reales para el proceso de cierre de fin de año.

¿Como calcular?

Para calcular con precisión la tasa de gastos generales predeterminada, el costo histórico debe ser útil. Cuantos más datos históricos tenga una empresa, mayor precisión tendrá para determinar el costo general predeterminado.

Las empresas utilizan la siguiente fórmula para calcular la tasa de gastos generales predeterminada:

Costos generales totales estimados/ Base de asignación total estimada

Los costos generales incluirían elementos tales como sueldos y salarios administrativos, electricidad, alquiler y más costos en los que incurre una empresa en el negocio en su conjunto. Por otro lado, la base de asignación son los costos que una empresa asocia con el proyecto real. Algunas bases de asignación comunes son horas de máquina, dólares de mano de obra directa, materiales directos y horas de mano de obra directa.

Vamos a entender el cálculo con la ayuda de un ejemplo. Por ejemplo, si una empresa estima los gastos generales en $10 millones para un período específico y el costo de la actividad del proyecto es de $40 millones, entonces la tasa predeterminada sería 1:4. Significa que por cada dólar que la empresa gasta en costos directos, debe asignar 25 centavos a los costos generales.

Una empresa calcula esta tasa al comienzo del año. Un administrador de cuentas lo vuelve a calcular si el anterior da un resultado diferente al real o es materialmente incorrecto. Si no hay cambios significativos, entonces la empresa puede continuar utilizando el mismo en el año siguiente.

¿Por qué calcular la tasa de gastos generales predeterminada?

Variaciones estacionales

Una de las principales razones para calcular esta tasa es evitar las variaciones estacionales en los costos generales. Podría haber varias razones para tales variaciones, incluida la estacionalidad. Sin embargo, un administrador de cuentas debe evaluar el costo real del proyecto de forma independiente, independientemente de la temporada en la que finalice el proyecto.

Planificación de proyectos

Otro beneficio de una tasa de gastos generales predeterminada es para la planificación de proyectos. Los gerentes usan esta tasa para determinar el costo futuro de los proyectos. Sin esa tasa, una empresa que busque identificar el costo real de un proyecto tendrá que esperar a que se complete.

¿Por qué la tasa predeterminada es mejor que el costo real?

Las empresas optan por la tasa predeterminada y la aplican a los costos generales en lugar de usar el costo real porque la gerencia necesita conocer la tasa general antes de fin de año para simplificar el mantenimiento de registros.

Además, al calcular los gastos generales reales, los factores anormales no se tienen en cuenta. Por otro lado, los costos generales predeterminados toman en cuenta todos los costos anormales específicos del factor relacionado con cualquier trabajo específico.

Un punto a tener en cuenta es que un administrador de cuentas necesita conciliar la diferencia entre lo real. Y estimación al cierre de cada ejercicio fiscal.

Desventajas

Costo poco realista

La tasa de gastos generales predeterminada puede dar una imagen irreal, ya que tanto el numerador como el denominador son estimaciones. El resultado podría ser drásticamente diferente de la tasa real de gastos generales.

Decisiones inexactas

Una empresa toma decisiones cruciales sobre la base de una tasa predeterminada. Y, si la tasa es inexacta, entonces esas decisiones también podrían salir mal. Tales decisiones imprecisas pueden afectar el proyecto general y el resultado real.

Variación en el beneficio

La diferencia entre las cantidades reales y las predeterminadas podría ser enorme. Y esta diferencia podría aumentar el gasto en el período actual. Esto podría causar un cambio significativo en la cantidad de ganancias. No solo genera ganancias, sino que también es útil en otros tipos de análisis de varianza.

Tan bueno como los datos históricos

La información histórica puede no aplicarse al cálculo de la tarifa si hay un aumento o una caída repentinos en los costos.

Para mejorar la precisión de la tasa de gastos generales predeterminada, las empresas más grandes pueden presentar una tasa diferente para cada departamento de producción. Aunque esto aumenta la precisión, también aumenta el trabajo del departamento de contabilidad.

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