El Sistema de Inventario Perpetuo es un método de contabilidad para calcular el inventario inmediatamente después de la venta y compra con el uso de sistemas computarizados de punto de venta y administración de activos empresariales. En términos más simples, dicho sistema rastrea el inventario en tiempo real, es decir, después de cada transacción.

El gerente de contabilidad actualiza regularmente el costo de los bienes vendidos (COGS) en los registros contables. Esto se hace para asegurar una sincronización completa de los números en una tienda y los números en los libros de contabilidad. El sistema perpetuo de inventario rastrea las siguientes actividades: compra de bienes, venta de bienes, bienes movidos de un lugar a otro, uso de artículos del inventario para producción y artículos que la empresa desecha.

Ventajas del Sistema de Inventario Perpetuo

El seguimiento del inventario puede resultar difícil debido a roturas, pérdidas, errores de escaneo, etc. Sin embargo, el uso de un sistema perpetuo para el inventario podría ayudar a una empresa a minimizar tales errores. Aparte de esto, hay muchas más ventajas para implementar este sistema;

  • Alertas sobre los productos que están a punto de agotarse.
  • Ayuda a las empresas a comprender las preferencias de los clientes.
  • Ayuda a los dueños de negocios a configurar el sistema de gestión de inventario para varias ubicaciones.
  • Aumente la precisión a medida que los artículos del inventario se clasifican diariamente.
  • Ayuda a los dueños de negocios a comprender y enmarcar políticas en compras, descuentos y devoluciones.
  • El sistema de Inventario Perpetuo también reduce los conteos de inventario físico.

Siga leyendo Ventajas y desventajas del sistema de inventario perpetuo

Sistema de Inventario Perpetuo vs. Periódico

Bajo el sistema perpetuo, el administrador de cuentas actualiza la cuenta después de cada compra o venta. De manera similar, el libro auxiliar de inventario y las cantidades de inventario también se actualizan continuamente.

Bajo el sistema de inventario periódico, un administrador de cuentas registra el inventario para comprar o vender en la cuenta ‘Compras’. Aunque la cuenta de ‘Compras’ recibe una actualización continua, el administrador de cuentas actualiza el «Inventario» periódicamente, generalmente al final del período contable (mensual o trimestral). Por lo tanto, el libro auxiliar de inventario y las cantidades de inventario tampoco se actualizan continuamente.

Comprendamos la diferencia entre los dos con la ayuda de un ejemplo en el que una empresa compra 1000 unidades de tela a $40 por unidad. Bajo el sistema perpetuo, una compañía debitaría el inventario de mercancías y $40,000 irían a las cuentas por pagar. Bajo el sistema de inventario periódico, la empresa debitaría las compras y acreditaría las cuentas por pagar.

Ahora, si, en una fecha determinada, una compañía vende 200 unidades a $50, entonces la entrada bajo el sistema de inventario perpetuo sería $10,000 debitados a ‘Cuentas por Cobrar’ y acreditados a ‘Ventas’. Luego, un débito de $6000 para ‘Costo de bienes vendidos’ y un crédito de $6000 para ‘Inventario de mercancías’.

Bajo el sistema de inventario periódico, $10,000 de débito a ‘Cuentas por cobrar’ y $10,000 de crédito a ‘Ventas’. Luego, al final del período contable, se realiza una entrada de ajuste en el ‘Inventario de mercancías’, ‘Compras’ y ‘Costo de bienes vendidos’.

Diferencia entre el sistema de inventario perpetuo y el periódico

Tecnología

Para mantener un sistema perpetuo de inventario, los administradores de cuentas deben estar alerta. El registro manual puede dar lugar a errores y errores u omisiones. Para acelerar y reducir las posibilidades de error, las empresas deben implementar computadoras y otro sistema de tecnología. En el sistema periódico de inventario, sin embargo, el papel de la tecnología es mucho menor.

Costo de los bienes vendidos

Las organizaciones que adoptan un sistema de inventario perpetuo ajustan continuamente el costo de los bienes vendidos. Por otro lado, las empresas que siguen el sistema de inventario periódico calculan el monto total al final del período contable. Esto se hace sumando las compras totales al inventario inicial y restando el inventario final. Por lo tanto, bajo el sistema de inventario periódico, puede ser un poco difícil obtener el costo correcto de la cantidad de bienes vendidos antes del final del período contable. Además, el sistema de inventario perpetuo se realiza en tiempo real, pero el sistema de inventario periódico muestra el COGS en un momento específico.

Inventario cíclico

Bajo el sistema de actualización periódica de inventario, no es fácil usar el método de conteo cíclico. Es porque no hay forma de que el gerente pueda obtener recuentos de inventario precisos en tiempo real.

Tipos de empresas que utilizan estos sistemas

Dado que la tarea de actualizar continuamente el sistema de inventario no es fácil, no muchas organizaciones lo adoptan. Por lo general, es la gran empresa la que implementa el sistema de inventario perpetuo. Además, las empresas con productos caros, como joyas, productos electrónicos, etc., utilizan un sistema de este tipo para el inventario. Otras organizaciones hacen uso del sistema de inventario periódico.

Investigación de una transacción

Bajo el sistema de inventario periódico, la tarea de investigar un error es casi imposible. Sin embargo, encontrar incluso el error de registro más pequeño se vuelve más fácil en el sistema de registro de inventario perpetuo.

Tabla de diferencias

BaseInventario PerpetuoInventario Periódico
TecnologíaRequiere uso de tecnologíaMenos papel de la tecnología.
COGSAjuste continuo de COGSAjustado al final del período
Inventario cíclicoUsar el método de conteo cíclicoDifícil de usar este método
tipos de empresasGrandes organizaciones conOrganizaciones pequeñas
Investigando una transacciónFácil de encontrar erroresLa investigación del error es imposible.

Lea más sobre otras Técnicas de Gestión de Inventario.

Plantilla para el Sistema de Inventario Perpetuo

Compra de bienes del proveedor

CuentaDébito Crédito
Inventario
Cuentas por pagar

Récord de descuento en compra de proveedores

CuentaDébitoCrédito
Inventario 
Cuentas por pagar

Para registrar los costos de flete

CuentaDébitoCrédito
Inventario 
Cuentas por pagar

Devolución de compra a un proveedor

CuentaDébito Crédito
Cuentas por pagar
Inventario   

Venta de bienes a un consumidor.

CuentaDébito Crédito
Costo de los bienes vendidos 
Inventario
Ventas
Cuentas por cobrar 

Entrada de escasez de recuento de inventario físico

Cuenta Débito Crédito
Pérdida en la amortización del inventario
Inventario 

Cantidad económica de pedido (EOQ)

El uso de un sistema perpetuo permite a la empresa optar por la cantidad económica de pedido (EOQ) para comprar inventario. EOQ ayuda a los gerentes a decidir cuándo comprar inventario, ya que considera el costo de mantener el inventario y el costo de ordenar el inventario.

Ultimas palabras

Dado que el sistema perpetuo requiere mucho tiempo y es costoso, no muchas empresas lo adoptan. Sin embargo, con la llegada de las computadoras, este sistema se ha vuelto popular. Además, el uso de escáneres de identificación por radiofrecuencia (RFID), códigos de barras y sistemas de punto de venta (POS) ha hecho que el sistema sea más preciso e informativo. Entonces, está claro que el sistema perpetuo es muy superior al sistema de inventario periódico. Sin embargo, un sistema periódico tendría sentido si una empresa tiene un inventario pequeño o es fácil revisar el inventario sin entrar en detalles. Además, el sistema periódico funcionará mejor donde el personal no tenga la capacitación adecuada para usar el sistema perpetuo de seguimiento de inventario.

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