Sistema de anticipos – ¿Qué es el sistema de anticipos?

El sistema de anticipos es un sistema de contabilidad diseñado para rastrear y documentar cómo se gasta el efectivo. El ejemplo más común de un sistema de anticipos es el sistema de caja chica.

Si una empresa utiliza el sistema de anticipos, creará una cuenta de anticipos para pagar gastos menores, rutinarios o incidentales. Esta cuenta tiene un saldo fijo y se repone con otra cuenta, como cobrar un cheque de una cuenta bancaria.

A diferencia del sistema de contabilidad de acumulación (o devengo) que reconoce los gastos a medida que ocurren, dentro del sistema de anticipos, los gastos se reconocen cuando se efectúan reposiciones de efectivo en la cuenta de anticipos. Cuando se paga en efectivo, la entrada se carga a varios gastos y se acredita a la cuenta de efectivo.

Esto significa que la cuenta del libro mayor para anticipos nunca tendrá otra entrada a menos que la cantidad de efectivo asignada se cambie deliberadamente.

Ejemplo del sistema de anticipos: caja chica

La caja chica es una pequeña reserva que se utiliza para transacciones y gastos en los que no tiene sentido emitir cheques. El sistema de caja chica sigue un proceso general:

1) Se crea un fondo de caja chica y se asigna una cantidad determinada de efectivo. Esto se registra como una cuenta separada en el libro mayor de la empresa.

2) Todos los gastos pagados con caja chica se documentan con recibos.

3) El fondo de caja chica se completa periódicamente para mantener un saldo fijo.

4) El fondo se monitorea regularmente para asegurar que no haya discrepancias entre el efectivo esperado (basado en los recibos documentados) y el efectivo real.

5) Si se encuentran discrepancias, se investigan.

Al documentar los gastos con recibos y confirmar que se mantiene el saldo de caja, el sistema de caja chica ayuda a controlar cómo se gasta el dinero y protege el dinero contra robos.

El sistema de anticipos en declive

Debido al aumento de las transacciones electrónicas, el sistema de anticipos se está volviendo menos común. Muchas empresas ahora prefieren usar tarjetas de crédito para compras incidentales o pedirles a los empleados que paguen en efectivo y luego solicitar el reembolso.

Éstas se consideran opciones más sencillas que el sistema de caja chica, que depende en gran medida de un registro preciso y, por lo tanto, si no se realiza correctamente, existe el riesgo de que se produzcan fugas en el negocio.

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