Un presupuesto de efectivo representa el flujo de efectivo futuro esperado de una organización durante un período de tiempo definido. Es una estimación de las entradas de efectivo esperadas en el futuro durante el período presupuestado, los gastos a incurrir en efectivo y, finalmente, el saldo de efectivo con la empresa al final del período. Sin embargo, la posición de efectivo se puede determinar con mayor frecuencia, digamos cada mes, para controlar el desempeño de la empresa con respecto al presupuesto. Es un tipo de presupuesto operativo.
En el caso de empresas que enfrentan variaciones estacionales en la demanda, el presupuesto de efectivo se puede hacer por periodos cortos, digamos semanales o mensuales. Esto ayudará a lograr metas presupuestarias realistas. Una empresa puede optar por un presupuesto de período más largo, digamos incluso un año, si sus flujos de efectivo son relativamente estables con pocas fluctuaciones. El presupuesto de caja ofrece una visión amplia de las necesidades de caja de la empresa en un futuro próximo. Si los recibos parecen no estar a la altura de los gastos futuros, la empresa puede planear recaudar u organizar más efectivo de otras fuentes a tiempo. Esto lo ayudará a evitar la desagradable situación de quedarse corto de efectivo y obstaculizar las actividades comerciales.
Una cosa importante a tener en cuenta es que un presupuesto de efectivo incluye solo las transacciones en las que entrará o saldrá efectivo real. Por ejemplo, no incluirá una venta a crédito por la cual aún no se haya recibido efectivo o pago. Además, no incluye gastos como depreciación o amortización ya que no se produce ningún intercambio de efectivo mientras se registra cualquiera de los dos.
¿Cómo se prepara el presupuesto de caja?
Un presupuesto de efectivo toma forma después de la preparación de otros presupuestos como ventas, compras, etc. Estos presupuestos brindan una imagen clara de los generadores de efectivo en la empresa y por cuánto. Este presupuesto se compone principalmente de tres partes:
Pronóstico de entrada de efectivo
Este presupuesto tiene en cuenta todas las fuentes probables de donde la empresa puede obtener efectivo durante el período del presupuesto. Estas fuentes incluyen ventas en efectivo, efectivo a recibir contra cuentas por cobrar, efectivo a generar por la venta de un activo fijo durante el período, efectivo a ganar por la venta de acciones y bonos, o cualquier otra fuente similar. El saldo de efectivo al comienzo del período presupuestario se sumará a la entrada de efectivo total para dar el efectivo total con la empresa durante el período.
Previsión de salida de efectivo
La preparación del presupuesto tendrá en cuenta todas las salidas de efectivo probables durante el período presupuestario. Estas salidas incluirán todos los pagos de efectivo realizados por compras de materias primas, insumos o productos semielaborados, bienes fungibles, cualquier efectivo a pagar por la compra de un activo fijo durante el período, provisiones para reparaciones y mantenimiento, pagos de mano de obra, venta y gastos administrativos, necesidades de imprenta y papelería, distribución de dividendos, etc.
Previsión de saldo de caja
El pronóstico del saldo de efectivo se realiza mediante la deducción de las salidas de efectivo totales de las entradas de efectivo durante un período de tiempo, tal vez una semana o un mes, según lo considere apropiado la administración. Si el presupuesto prevé un alto superávit de saldo de caja, la gerencia puede utilizarlo adecuadamente mediante la preparación de un presupuesto de financiación. Se convierte en la base para decidir las inversiones adecuadas para la empresa. La gerencia puede decidir invertir en terrenos, plantas y maquinaria, invertir en algún otro activo fijo o puede asignar los fondos excedentes a otras funciones dentro de la organización según sea necesario.
En caso de que el saldo de efectivo así calculado parezca ser marginal o deficiente del requerimiento real de efectivo de la empresa, la gerencia puede tomar las medidas correspondientes. Tendrán que buscar otras fuentes de obtención de capital. O pueden tener que aumentar los préstamos del banco, o reducir los gastos innecesarios o retrasarlos.
Ejemplo de presupuesto de caja
Veamos un ejemplo de un presupuesto de efectivo para un período de un mes para ABC Manufacturing Pvt.Ltd. Su saldo de efectivo al comienzo del período presupuestario es de US $ 20000. Las entradas de efectivo previstas durante el mes son Ventas por valor de US $ 10000, cobros de cuentas por cobrar por una suma de US $ 75000 y una venta de activos fijos de US $ 45000. Por lo tanto, el efectivo total con él durante el período será de US$ 150 000.
Su pronóstico de salida de efectivo consiste en pagos por materiales por US$ 25 000, pagos por mano de obra por US$ 20 000, gastos de venta por US$ 10 000, gastos de impresión por US$ 5 000, actividades de reparación y mantenimiento por US$ 10 000 y compra de activos por US$ 30 000. Por lo tanto, el pronóstico de salida total asciende a US$ 100 000.
Por lo tanto, el saldo de caja al final del período presupuestado será de US$ 50 000 (US$ 150 000 – US$ 100 000). Vemos que el saldo final de efectivo con la empresa es mayor que el saldo inicial. La gerencia puede decidir utilizar el excedente de efectivo para sus actividades propuestas del presupuesto de financiamiento. Puede decidir pagar dividendos en un futuro próximo a sus accionistas. O puede simplemente sentarse sobre él para usarlo en el futuro.
Importancia del presupuesto de efectivo
Útil en la planificación adecuada
El presupuesto de caja ayuda a la gestión en la planificación adecuada. Conocerá de antemano el posible escenario de superávit o déficit de caja en un futuro próximo. En ambos casos, puede estar preparado de antemano para evitar crisis repentinas o pérdida de oportunidad de inversión. Un superávit presupuestario consistente puede indicar a la gerencia que busque otras oportunidades de inversión. También puede decidir aumentar la escala de sus propias operaciones.
Por otro lado, una situación de déficit de caja puede alertarlo para hacerse cargo de sus gastos. Además, puede disponer oportunamente fondos a modo de capital o deuda. Los bancos no están dispuestos a otorgar préstamos con muy poca antelación o pueden cobrar intereses adicionales sobre los mismos. La gerencia puede evitar tal situación tomando medidas a tiempo. Por lo tanto, conducirá a la utilización eficiente de sus escasos recursos.
Útil para hacer frente a las variaciones estacionales
Un presupuesto de efectivo puede ser positivo en general. Pero aún puede mostrar déficits de efectivo en ciertos meses o períodos debido a la naturaleza estacional de los negocios. La gerencia puede redactar cuidadosamente planes para hacer frente a estas variaciones estacionales por adelantado. Las salidas de efectivo propuestas pueden reducirse o evitarse oportunamente durante períodos de estrés o bajas ventas. Ayudará a la empresa a evitar la escasez de efectivo.
Además, los gestores pueden conocer con antelación los periodos con superávit de caja. Sentarse sobre el efectivo inactivo puede llevar a desperdiciar una oportunidad de inversión. Puede dar lugar a la pérdida de importantes beneficios para la empresa. Además, la gerencia puede planear pagar parte de su deuda y reducir su carga de intereses durante los períodos con superávit de efectivo.
Construyendo valor de marca
Un presupuesto de efectivo actúa como una herramienta para cronometrar correctamente los gastos de la empresa según sus recursos de efectivo. Además, como se dijo anteriormente, le da tiempo a la gerencia para estar preparado para utilizar el excedente de efectivo cuando esté disponible. Ayuda en el pago oportuno de los materiales a los proveedores, el pago anticipado de la deuda, el desembolso oportuno de los salarios, la racionalización adecuada de las actividades de producción para garantizar las entregas oportunas a los clientes, etc. Esto da como resultado la creación de buena voluntad y valor de marca del negocio. Esto a su vez ayuda a la empresa a crecer y aumentar su rentabilidad.
Deja una respuesta