La ecuación contable es la base del “Sistema de teneduría de libros de doble entrada”. La ecuación indica la relación entre los medios que posee y los recursos que posee la empresa. La definición de la ecuación contable con el principio de “igualdad” encuentra debidamente su efecto en el balance general siendo el “Lado del Activo” una suma total de “Pasivo y Patrimonio Neto”. Esta es una clara indicación del «efecto doble» como en el sistema de doble entrada que establece que «Por cada débito, hay una cantidad igual de crédito». La ecuación contable es el concepto principal para preparar todos los estados financieros basados en asientos de diario.
La fórmula de la ecuación contable se expresa en forma algebraica como:
A – L = C
O
A – L = S
Donde,
A = Activos de la Entidad (Lo que posee la empresa)
L = Pasivos de la entidad (Reclamos de terceros, es decir, lo que la empresa debe a terceros)
C o S = Capital de la Entidad (Reclamaciones del Propietario/Accionista, es decir, Capital + Ganancia/Pérdida Neta – Dividendos)
La ecuación contable indica que los activos totales de la empresa se financian con dinero prestado (pasivos) o con fondos del propietario/dinero de los accionistas (Capital + Utilidades retenidas), o mediante la reducción de los activos existentes.
Esta ecuación contable básica también se puede expresar como:
Pasivos = Activos – Patrimonio de los accionistas
y
Patrimonio de los accionistas = Activos – Pasivos
Ejemplo de ecuación contable
La ecuación contable muestra que el «Activo» se puede comprar a partir de «activos» o de «Pasivos», es decir, préstamos externos o de «Patrimonio del propietario / Patrimonio del accionista», es decir, para comprar una máquina de $ 3000, uno puede usar efectivo (Activo ) o comprarlo tomando prestado el dinero de alguien (Pasivo) o de los fondos del propietario (Capital/Patrimonio de los accionistas).
De manera similar, para pagar un pasivo de $ 2000, uno puede usar alguna otra deuda (Pasivo) o puede usar algún Activo (Efectivo o Acciones) o pagarlo con las ganancias retenidas (Patrimonio del propietario).
La siguiente tabla ayudaría a explicar claramente la ecuación contable básica:
| Explicación | Activos | Pasivo | Accionistas | |||
| Aportar capital de $800 a un negocio recién iniciado en forma de efectivo/máquina/activos | + | 800 | + | 800 | ||
| Compra de acciones/bienes de $500 del mercado a crédito | + | 500 | + | 500 | ||
| Vender acciones por $300 y usar este ingreso para pagar el crédito de mercado hasta ese punto. | ? | 300 | ? | 300 | ||
| Comprar una máquina de $400 haciendo un pago en efectivo del 50% y tomando prestado el 50% del monto. (La entrada de activos muestra una adición de máquina de $400 y una reducción de efectivo de $200) | + | 200 | + | 200 | ||
| Ganar ingresos, digamos ingresos por intereses de $ 50 | + | 50 | + | 50 | ||
| Pago de gastos de $100 | ? | 100 | ? | 100 | ||
| Registrar gastos pero no pagarlos en este momento | + | 100 | ? | 100 | ||
| Pagar la cantidad prestada de $200 en efectivo o cheque | ? | 200 | ? | 200 | ||
| Recibir $1000 en efectivo por la venta de un automóvil | 0 | 0 | 0 |
Los ejemplos anteriores resaltan que la ecuación contable se mantiene y sigue siendo válida para cada transacción. Aquí, hemos usado el signo más para indicar la adición y el signo menos para mostrar la reducción; sin embargo, en el sistema de contabilidad de partida doble, la reducción y el aumento se muestran mediante el registro de débitos y créditos.
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