¿Que es la comunicación? Importancia, Formas, Naturaleza ✅

¿Que es comunicación?

La comunicación es el proceso de pasar información (enviar) y comprender (recibir) la misma de una persona a otra a través de medios verbales y no verbales. Así, comunicación significa comprender información, hechos u opiniones de alguien.

La comunicación es dar y recibir retroalimentación entre individuos y/o grupos con el propósito de intercambiar información.

Significado de la comunicación

La palabra comunicación tiene su origen en la palabra latina “ communis ” que significa “ común ”. Esto significa que tratamos de establecer «común» con alguien en la comunicación.

Literalmente, comunicación significa informar, contar, mostrar o difundir información. Por lo tanto, puede interpretarse como un intercambio de pensamiento o información para generar comprensión y confianza para las buenas relaciones laborales.

Definición de comunicación

La palabra «Comunicación» ha sido definida de manera diferente por diferentes pensadores y expertos en gestión. Algunas de estas definiciones de comunicación se dan a continuación:

La transferencia de información de una persona a otra, independientemente de que suscite o no confianza. Koontz y O Donell

La comunicación es un intercambio de hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o más personas. george r terry

La comunicación es el proceso por el cual se transmite información entre individuos y/u organizaciones por medio de símbolos previamente acordados Peter Dittle

La comunicación es un intercambio de pensamientos, opiniones o información a través del habla, la escritura o signos. roberto anderson

La comunicación es cualquier comportamiento que resulte en un intercambio de significado Asociación Americana de Marketing

La comunicación es la transferencia de información de una persona a otra. Es una forma de llegar a los demás transmitiendo ideas, hechos, pensamientos, sentimientos y valores Keith Davis

La comunicación puede definirse en términos generales como el proceso de interacción significativa entre los seres humanos, más específicamente, es el proceso mediante el cual se perciben los significados y se alcanza la comprensión entre los seres humanos D.E. McFarlad

Necesidad de comunicación

¿Qué es la necesidad de comunicación? Hoy toda organización pequeña o multinacional necesita una comunicación efectiva.

Según Koontz y Weihrich, la comunicación es necesaria para:

• Aumente el rendimiento y la eficacia en el trabajo de los empleados mediante la actualización de sus conocimientos.
• Promover el sentido de pertenencia y compromiso de los empleados
• El efecto cambia suavemente
• Motivar y crear un sentido de identificación con la organización y sus objetivos.
• Informar y convencer a los empleados sobre las decisiones y las razones detrás de esas decisiones
• Desarrollar en los empleados una comprensión clara de las futuras oportunidades de crecimiento en la organización.
• Empoderar a los empleados con información sobre el desarrollo y actividades relevantes

Propósito de la comunicación

¿Qué es el proceso de comunicación? La comunicación puede tener muchos propósitos según el contexto y la persona involucrada. La comunicación dentro de una familia, seminario, teatro, oficina tiene diferentes propósitos que deben lograrse.

Los propósitos de la comunicación son:

1. Para informar
2. Persuadir
3. Educar
4. Entrenar
5. Motivar
6. Integrar
7. relacionarse
8. para entretener

Finalidad Informar

El propósito básico de la comunicación es mantener informada a la gente. Se requiere que varios hechos e información importantes se entreguen a tiempo.

Peter F. Drucker ha afirmado, “El directivo dispone de una herramienta específica: la Información……….”.

Por lo tanto, la comunicación puede ser para informar a las personas sobre ideas, puntos de vista, sugerencias, etc. Los gerentes necesitan información completa, exacta y precisa para planificar y organizar. Los empleados lo necesitan para convertir la planificación en realidad.

Persuadir

La persuasión puede definirse como un esfuerzo por influir en las actitudes, sentimientos o creencias de los demás.

La persuasión consta de cuatro pasos importantes:

• Análisis de situación
• Preparando el receptor
• Entregar el mensaje y
• Acción de incitar

Todo esto depende de una comunicación efectiva. No basta con informar a la gente, junto con ello se necesita la persuasión para alcanzar objetivos comunes. Así, la comunicación es perseguir a las personas para que aseguren sus esfuerzos en la dirección correcta.

Educar

La comunicación puede tener el propósito de educar a la gente. Es un proceso de comunicación muy consciente. Implica tanto la enseñanza como el aprendizaje con el objetivo de ampliar el conocimiento y mejorar las habilidades.

Con el propósito de desarrollar conocimientos, habilidades y actitudes entre las personas mediante la comunicación.

Entrenar

La capacitación es el acto de aumentar el conocimiento y la habilidad para una tarea en particular, la comunicación es una parte integral de la capacitación. Para lograr la competencia en un campo en particular, se requieren instrucciones, conferencias, demostraciones, prácticas y discusiones que son parte de la comunicación.

Motivar

La motivación es crear y liberar energía de trabajo dentro de un individuo. Un alto nivel de moral y motivación es imprescindible para garantizar un alto nivel de logros. La comunicación proporciona un medio para mantener a las personas motivadas.

Además del dinero, varios factores como la satisfacción laboral, el prestigio, el sentido de pertenencia, el reconocimiento también pueden motivar a una persona a trabajar con sinceridad y eficacia. La motivación como forma de comunicación se ocupa de estos factores.

Integrar

donde un gran número de personas trabajan juntas, la comunicación les ayuda a trabajar de manera integrada. El intercambio de puntos de vista, problemas y otra información puede crear una mejor comprensión entre ellos, lo que se traduce en esfuerzos integrados por parte de ellos.

relacionarse

Como el ser humano es una criatura social. Requieren buena relación. La comunicación no es solo construir una relación, sino también fomentar una relación mutuamente beneficiosa.

la comunicación puede tener un propósito para entretener. La comunicación también facilita el vínculo social. También ayuda a crear eventos de placer que entretienen al ser humano y los revive de la tensión.

Importancia de la comunicación

¿Qué es la importancia de la comunicación? La comunicación es una fuerza vital, es un aspecto importante de la organización empresarial eficaz

La importancia de la comunicación son:

1. Funcionamiento eficiente de la empresa.
2. Facilita la toma de decisiones
3. Planificación adecuada
4. Minimizar los conflictos organizacionales
5. Satisfacción laboral y mayor productividad
6. gestión democrática
7. Para establecer mejores relaciones laborales.
8. Organización efectiva
9. Mejorar la motivación y la moral
10. Buena relación humana e industrial.

1. Funcionamiento eficiente de la empresa : El desempeño eficiente de los empleados de una organización depende de una comunicación efectiva dentro de la organización.
2. Facilita la toma de decisiones : Los resultados deseados de una organización dependen en gran medida de la decisión correcta en el momento adecuado. Un sistema de comunicación es un requisito previo para tomar una decisión acertada.
3. Planificación adecuada : la comunicación es necesaria no solo para una planificación eficaz, sino también para asegurar su mejor implementación.
4. Minimizar los conflictos organizacionales : La comunicación adecuada reduce los conflictos al desarrollar la comprensión. La comunicación les ayuda a conocer los puntos de vista, problemas y pensamientos de los demás.
5. Satisfacción laboral y mayor productividad : la comunicación efectiva promueve un mejor desempeño ya que las personas pueden comprender mejor sus trabajos y funciones.
6. Gestión democrática : la organización empresarial moderna sigue un sistema democrático de gestión. Requiere buenos canales de comunicación para que empleados, consumidores y otras partes interesadas compartan información y participen en la discusión, consulta y toma de decisiones.
7. Para establecer mejores relaciones laborales : La comunicación efectiva genera una mejor gestión y relación laboral.
8. Organización eficaz : la organización implica la delegación de autoridad, la asignación de responsabilidades, la descentralización y establece la relación entre los miembros que no se puede hacer en ausencia de comunicación.
9. Mejorar la motivación y la moral : la comunicación ayuda a mejorar la moral de los empleados porque son conscientes de su papel en la empresa comercial.
10. Buena relación humana e industrial : La razón básica de las disputas entre el trabajo y la gerencia es una brecha de comunicación. Con la ayuda de una comunicación eficaz, se pueden mantener relaciones sólidas, ya que promueve el entendimiento mutuo, la cooperación y la buena voluntad.

Formas de comunicación

La comunicación implica un intercambio de información. Puede ser de varias formas, puede clasificarse de la siguiente manera:

3 Formas de comunicación son:

1. Sobre la base de la estructura organizativa
2. Sobre la base de la dirección
3. Sobre la base del modo de expresión

1. Estructura organizacional
   • comunicación formal
   • comunicación informal
2. Dirección
   • Comunicación descendente
   • Comunicación Ascendente
   • comunicación horizontal
   • comunicación diagonal
3. modo de expresión
   • Comunicación no verbal
   • Comunicación verbal
     1. Comunicación oral
     2. Comunicación escrita

Proceso de Comunicación

¿Qué es el proceso de comunicación? La comunicación es un proceso, generalmente un proceso bidireccional. El proceso es un concepto dinámico y en constante cambio.

El proceso, de hecho, es tanto dimensional como espacial en el que la acción se desarrolla de manera continua hacia alguna meta.

En otras palabras, la comunicación al ser un proceso intenta proporcionar información al receptor y también persuadir a la persona interesada de acuerdo con el remitente del mensaje.

El proceso de comunicación bidireccional es superior a la comunicación unidireccional en los siguientes aspectos:

• La comunicación bidireccional es más efectiva que la comunicación unidireccional. La retroalimentación le permite al remitente refinar su comunicación para que sea más precisa y exacta.
• La confianza en sí mismos de los receptores es mayor en el caso de una comunicación bidireccional, ya que se les permite hacer preguntas y buscar aclaraciones de los remitentes.

Secuencia del proceso de comunicación

• Ideación : Concepción de la idea por parte del remitente o la fuente.
• Codificación : Codificación del mensaje
• Transmisión : Transmisión de mensaje
• Recepción : Recepción del mensaje por parte del receptor.
• Decodificación : decodificación del mensaje.
• Acción : Comportamiento o acción sobre el mensaje.

El proceso de comunicación se refina aún más como

La figura muestra que hay seis fases en todo el proceso de comunicación. En la fase I, el emisor tiene una idea o información. En la fase II, el remitente codifica la idea para la transmisión y en la fase III, el remitente transmite la idea codificada a través del canal o medio de transmisión estratégicamente seleccionado.

En la fase IV, el receptor recibe el mensaje, en la fase V, el receptor decodifica el mensaje y, finalmente, en la fase VI, el receptor envía la retroalimentación.

Mary Ellen Guffey dice que «no podemos simplemente mirar a otra persona y transferir el significado directamente de mente a mente, nos involucramos en un proceso sensible de comunicación que involucra cinco pasos». Estos pasos se representan en la Figura.

Elementos del proceso de comunicación

Los principales elementos que también son humanos como los conceptos o los componentes del proceso de comunicación se discuten para dibujar la comprensión básica del proceso de comunicación.

Los elementos del proceso de comunicación son:

1. Mensaje
2. Remitente
3. Codificación
4. Medio y Canal
5. Receptor
6. Descodificación
7. Comentario

• Mensaje : Es información, escrita o hablada, que se va a enviar de una persona a otra. Aquí, la palabra persona representa los dos extremos de un sistema y puede representar a un individuo, a un grupo de individuos o incluso a máquinas electrónicas. La característica más importante de un mensaje como elemento de comunicación es que está organizado, estructurado, moldeado y selectivo. Existe en la mente del emisor ( comunicador ).  
• Remitente : La persona que transmite, difunde o comunica un mensaje u opera un dispositivo electrónico es el remitente, es decir, quien concibe e inicia el mensaje. El emisor transmite el mensaje con el propósito de informar/persuadir/influir/cambiar la actitud, opinión o comportamiento del receptor (audiencia/oyente).  
• Codificación : El método por el cual se expresa un mensaje se denomina codificación. El mensaje surge en la mente en forma de Idea. Esa idea es transmitida por el emisor al receptor en forma de palabras, símbolos, imágenes, lenguaje cotidiano, etc. De lo contrario, es posible que el receptor no pueda entenderla. Teniendo en cuenta que el propósito de la comunicación, la selección de palabras o símbolos para la codificación debe ser tal que haga que el receptor entienda la comunicación correctamente.  
• Medio y Canal : El método o medio de canal por el cual un mensaje es transmitido por un emisor a un receptor llamado medio o canal. Por ejemplo, una carta es un medio y el servicio postal o de mensajería un canal. Si un mensaje se comunica por teléfono, entonces un mensaje oral es un medio y el teléfono un canal.  
• Receptor : El receptor de la comunicación es una persona o un grupo o una organización que recibe el mensaje. Él es el destino del mensaje. En su ausencia, el proceso de comunicación es incompleto. No solo recibe los mensajes sino que también entiende lo que está implícito en ellos. Es un decodificador del mensaje, responde a él o da la retroalimentación necesaria.  
• Decodificación : La decodificación es un proceso mental mediante el cual el receptor extrae significados de las palabras, símbolos o imágenes del mensaje. El receptor lo decodifica o lo entiende. Esa es la razón por la que también se le llama decodificador. Si el receptor comprende los significados de las palabras o los símbolos correctamente, entonces su decodificación es perfecta.  
• Retroalimentación : La retroalimentación es la respuesta del receptor al mensaje. La retroalimentación es el eslabón final en el proceso de comunicación. Al recibirla, el receptor expresa su respuesta a modo de acuse de recibo al remitente. La retroalimentación es el elemento clave en el proceso de comunicación porque permite al emisor evaluar la efectividad del mensaje.

Objetivos de la Comunicación

John G. Glover en su libro “Fundamentos de la Alta Dirección” ha planteado los siguientes objetivos de la comunicación en una organización:

1. Mantener a los empleados informados sobre el progreso y los programas de desarrollo de la empresa.
2. Proporcionar a los empleados las órdenes e instrucciones necesarias en relación con sus derechos, deberes y responsabilidades.
3. Solicitar información de los empleados que pueda ayudar a la gerencia en la toma de decisiones.
4. Expresar el interés de la dirección a su personal.
5. Minimizar la rotación de mano de obra.
6. Motivar a los empleados hacia su trabajo y crear interés en el trabajo de la empresa.
7. Adoctrinar a los empleados en la voluntad de trabajo y los beneficios de su vinculación con la empresa.
8. Infundir a cada empleado el prestigio personal y el orgullo de ser miembro del órgano social.

Naturaleza de la comunicación

1. La comunicación es un proceso de codificación, envío y decodificación.
2. Es la esencia del liderazgo , es la base para la acción y la cooperación.
3. Es un proceso bidireccional , debe haber al menos dos personas, es decir, el remitente y el receptor.
4. La comunicación no es una constante, ya que es de naturaleza dinámica y siempre cambia según las circunstancias.
5. Es una actividad universal, igualmente útil y necesaria en la política, la religión y la economía.
6. Puede ser verbal o no verbal
7. Es un intercambio de hechos y opiniones .
8. Significa , no un fin , ya que su propósito principal es motivar la respuesta y los resultados finales son la comprensión.
9. Es un proceso continuo ya que no termina después de un mensaje.
10. Puede ser formal o informal .
11. Puede ser oral , escrito o incluso gestual.
12. Es un proceso interactivo .

7C de la Comunicación

Hay 7 C de comunicación efectiva que son relevantes tanto para la comunicación escrita como para la oral.

7 C de la Comunicación son los siguientes:

1. Lo completo
2. Concisión
3. Consideración
4. Claridad
5. concreción
6. Cortesía
7. Exactitud

• Integridad : La comunicación debe ser completa. Debe transmitir todos los hechos requeridos por la audiencia.
• Concisión : significa comunicar lo que se quiere expresar con la menor cantidad de palabras posibles sin renunciar a las otras C de la comunicación.
• Consideración : implica “ponerse en los zapatos de los demás”. La comunicación eficaz debe tener en cuenta a la audiencia.
• Claridad : implica enfatizar un mensaje u objetivo en particular a la vez, en lugar de tratar de lograr demasiado a la vez.
• Concreción : la comunicación concreta significa ser particular y clara en lugar de difusa y general. La concreción fortalece la confianza.
• Cortesía : en el mensaje implica que el mensaje debe mostrar la expresión del remitente y también debe respetar al receptor. El remitente del mensaje debe ser sinceramente cortés, juicioso, reflexivo y perspicaz.
• Corrección : en la comunicación significa que no hay errores gramaticales en la comunicación.

Barreras a la comunicación

¿Qué son las barreras de comunicación? Las  barreras a la comunicación empresarial  son todo lo que interfiere en el proceso de comunicación.

• El ruido como barrera : el «ruido» es la interrupción o el obstáculo en el proceso de comunicación en cualquier parte del camino.
• Diferencias perceptivas y de lenguaje : La percepción es en general cómo cada individuo interpreta el mundo que le rodea. La gente generalmente quiere recibir mensajes que sean significativos para ellos.
• Sobrecarga de información : los gerentes están rodeados de un conjunto de información. Es necesario controlar este flujo de información, de lo contrario, es probable que la información se malinterprete, se olvide o se pase por alto. Como consecuencia, la comunicación es menos efectiva.
• Falta de atención: A veces simplemente no escuchamos, solo escuchamos
• Presiones de tiempo : Frecuentemente en una organización, los objetivos deben alcanzarse dentro de un período de tiempo específico, cuyo incumplimiento tiene consecuencias adversas.
• Emociones : el estado emocional en un momento particular también afecta la comunicación. Si el receptor siente que el comunicador está enojado, entiende que la información que está enviando es muy mala.
• Complejidad en la Estructura Organizacional : Cuanto mayor es la estructura de poder en una organización, más posibilidades hay de que se pierda la comunicación.
• Mala retención : la memoria humana no puede funcionar fuera de un límite. Uno no siempre puede retener lo que se le dice, especialmente si no está interesado o no está atento. Esto conduce al colapso de la comunicación.

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