¿Qué es la comunicación escrita?

La comunicación escrita es la comunicación por medio de símbolos o signos escritos que se comunica por o entre personas o grupos.

En la comunicación escrita, un mensaje puede transmitirse por correo electrónico, carta, informe, memorándum, etc. El mensaje, en la comunicación escrita, está influenciado por el vocabulario y la gramática utilizados, el estilo de redacción, la precisión y la claridad del lenguaje utilizado.

La comunicación escrita es la forma más común de comunicación que se utiliza en los negocios. Por lo tanto, se cree que es fundamental entre las habilidades comerciales. Memorandos, informes, boletines, descripciones de puestos, manuales de empleados y correo electrónico son los tipos de comunicación escrita que se utilizan para la comunicación interna.

Para comunicarse con el entorno externo por escrito, se utilizan correo electrónico, sitios web de Internet, cartas, propuestas, telegramas, faxes, postales, contratos, anuncios, folletos y comunicados de prensa.

En la forma escrita, puede requerir la redacción de cartas y circulares, propuestas, memorandos e informes comerciales de diversa índole e incluye

  • MemoReporte
  • orden de oficina
  • Circulares
  • Gráficos/Cuadros
  • Boletín del personal
  • Correo electrónico
  • Formulario/Cuestionario
  • Carta
  • Aviso, Orden del día, Notas sobre el orden del día
  • Minutos de reuniones
  • Anuncio publicitario
  • Boletín de clientes
  • Presione soltar
  • Invitación
  • Folleto/Folleto/Prospectos
  • Manuales

Características de la comunicación escrita

La comunicación escrita es una actividad creativa. Necesita hechos creativos. Los hechos creativos son producidos por una mente humana. Las principales características de una comunicación escrita son las siguientes:

  1. Escrito o Grabado
  2. Actividad creativa
  3. Actividad humana
  4. Idioma
  5. Registro permanente
  6. Evidencia legal
  7. Proceso largo
  8. Exactitud

Escrito o Grabado

La comunicación escrita es un proceso efectivo de transferencia de un mensaje. El remitente escribe el mensaje en forma de carta, informe, gráfico, diagrama, cuestionario y lo pasa al receptor.

Actividad creativa

La comunicación escrita es una actividad creativa. Todas las actividades creativas son producidas por la mente humana.

Actividad humana

El ser humano puede escribir o explicar una idea, opinión e información en forma escrita. Por lo tanto, la comunicación escrita es una actividad humana.

Idioma

La comunicación escrita puede expresarse en un idioma. Puede ser hindi, inglés, cualquier idioma de código, gráfico, figura, etc. La selección del idioma depende de la conveniencia del remitente y el receptor.

Registro permanente

La comunicación escrita tiene constancia de prueba. Proporciona un registro permanente para futuras referencias.

Evidencia legal

Cuando el mensaje se transmite a través de comunicación escrita, estos también se utilizan como prueba legal.

Proceso largo

El proceso de comunicación escrita es muy largo. El mensaje se transfiere en este proceso a través de varios canales. Por lo tanto, lleva más tiempo.

Exactitud

Los mensajes escritos generalmente se preparan en un ambiente pacífico. Es más eficaz para lograr los objetivos futuros de una organización. Por lo tanto, es preparado por el remitente con precisión.

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Ventajas de la comunicación escrita

La comunicación escrita es uno de los modos de comunicación más utilizados en la mayoría de las organizaciones. Existen diferentes formas de comunicación escrita que se utilizan principalmente para intercambiar información relacionada con las operaciones comerciales, tales como memorandos, informes, circulares, avisos, manuales, correos electrónicos, etc. Algunos de los beneficios que ofrece la comunicación escrita son los siguientes:

Algunas de las ventajas de la comunicación escrita son:

Puede mantener registros

La mayor parte de la correspondencia escrita puede quedar registrada, como la información intercambiada con las partes interesadas, actas de reuniones, correos, etc. Imagínese recibir una carta de cita verbal. Los documentos escritos proporcionan un registro duradero que se puede utilizar para futuras referencias.

Tiene validez legal

Los registros escritos proporcionan autoridad legal, que las organizaciones pueden utilizar como prueba de cualquier información para cualquier defensa legal. Los correos electrónicos, por ejemplo, son el medio más económico y rápido de comunicación escrita en los casos en que la comunicación en persona no es posible.

es preciso y confiable

La comunicación escrita se considera más precisa y confiable que la comunicación oral porque la información intercambiada no se puede cambiar a diferencia del caso de esta última.

Puede estar bien redactado

Las palabras orales pueden ser espontáneas, a diferencia de la comunicación escrita, que puede editarse, modificarse y articularse cuidadosamente, ofreciendo la máxima claridad y precisión de significado.

Se puede utilizar para asignar responsabilidad

Puede que no siempre sea posible comunicar las responsabilidades laborales a todos los empleados en persona. Para atender tales situaciones, la comunicación escrita se puede utilizar para asignar responsabilidades de manera efectiva.

Permite pocas posibilidades de malentendidos.

En caso de que las palabras que se escribirán se elijan cuidadosamente y presenten el significado con precisión, hay muy pocas posibilidades de malentendidos al utilizar la comunicación escrita.

Permite editar y omitir

Las palabras escritas se pueden editar o modificar para adaptarse al receptor antes de enviar el mensaje a los receptores.

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Desventajas de la comunicación escrita

Algunas de las desventajas de la comunicación escrita son:

Es un medio que toma tiempo.

La comunicación escrita requiere mucho tiempo. Poner los propios pensamientos en palabras y la formulación de los mismos es, por supuesto, un proceso que requiere mucho tiempo, ya que se requiere una estructuración adecuada.

Utiliza demasiados recursos

Una gran cantidad de recursos se desperdician en una organización en papelería y almacenamiento de archivos y registros. Aunque el uso de computadoras ayuda a ahorrar o simplemente reducir algunos de estos gastos, la comunicación escrita cuesta mucho a las organizaciones y también al medio ambiente, ya que el uso de papel significa la tala de árboles.

Requiere buenas habilidades de escritura.

Se requiere un conocimiento gramatical adecuado de un idioma para comunicarse de manera efectiva. La comunicación escrita está restringida por la gramática y la escritura a mano si el mensaje no está escrito correctamente. Además, un mensaje mal redactado puede provocar la pérdida de negocio para una organización.


Propósito de la comunicación escrita

Las cartas comerciales no son de ninguna manera menos vitales que el sistema de circulación sanguínea en el cuerpo cuando hablamos y contamos con referencia a actividades comerciales. Las necesidades de envío de cartas en los negocios se sienten por varios motivos. Algunos de tales propósitos son los siguientes.

  1. Para ampliar el alcance del contacto
  2. Construyendo Buena Voluntad
  3. Evidencia documentada
  4. Impresión duradera
  5. Proveer información
  6. Referencia y Registro
  7. Comunicación Económica

Para ampliar el alcance del contacto

Como ya se mencionó, se contacta a varias partes en el negocio y no es posible contactar a todas las partes involucradas. Así, las cartas son el medio que amplía el ámbito de las actividades comerciales en la medida deseada.

Construyendo Buena Voluntad

Las cartas contribuyen en gran medida a generar buena voluntad para un negocio y establecer relaciones amistosas con las partes interesadas si se escriben de manera influyente. Estos actúan como un anuncio para la creación de buena voluntad de la empresa en cuestión.

Evidencia documentada

Las cartas pueden presentarse ante un tribunal como prueba escrita en forma de contrato comercial. Las cartas llevan la firma de la persona autorizada. Por lo tanto, las cartas actúan como prueba en el curso de la decisión sobre responsabilidades.

Impresión duradera

Como las cartas son retenidas por los lectores, estas tienen una impresión duradera en ellos. Estos son leídos repetidamente por los lectores a menos que se dé una respuesta. También son recordados por ellos o les hacen un hueco en su memoria.

Proveer información

En los negocios, varias partes se comunican entre sí sobre una serie de temas o asuntos. Las cartas comerciales con información escrita en ellas hacen que tales transacciones de información sean muy fáciles. Por lo tanto, las cartas son el medio más importante para proporcionar información.

Referencia y Registro

Todos pueden estar de acuerdo en que no es posible mantener la memoria fresca cada vez con respecto a los contratos ejecutados, las transacciones realizadas y los eventos que tienen lugar en el curso de la gestión del negocio. Las cartas, sin embargo, se pueden usar fácilmente como registro para futuras referencias. Estos pueden usarse como referencia cada vez que se sienta tal necesidad.

Comunicación Económica

La comunicación a través de cartas siempre es económica ya que no se incurre en ningún costo adicional en este modo de enviar información de un lugar a otro. Es más barato que el contacto personal con las partes.

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