El presupuesto participativo es un método de presupuestación en el que tanto las personas que implementan el presupuesto como las que se verán afectadas por el presupuesto están involucradas en el proceso de creación del presupuesto.

En este tipo de elaboración de presupuestos, los gerentes de nivel superior comparten la responsabilidad de tomar decisiones presupuestarias con los gerentes de nivel inferior. Como resultado, les da una sensación de una mayor participación en la empresa.

El presupuesto es una herramienta importante para el control. Es un estado financiero que muestra estimaciones de ingresos y gastos para una unidad en particular. La unidad puede ser un proyecto, departamento, organización o país como un todo. El presupuesto se prepara para un cierto período de tiempo en el futuro. Puede ser un día, un mes, un trimestre o un año. El presupuesto actúa como modelo para los planes de gestión. Existen varios métodos de presupuestación según las necesidades de la organización.

Dos formas de adoptar el presupuesto participativo

  1. Un presupuesto participativo puro es donde existe una descentralización total del poder para hacer los presupuestos. Tienen la libertad de tomar decisiones. La administración no se interpondrá en el camino. Por lo tanto, a veces no puede haber consideración por estrategias de alto nivel. Prácticamente, no es relevante.
  2. En una segunda forma, podemos llamarlo un presupuesto participativo cum de arriba hacia abajo, la administración proporciona a los subordinados las pautas o los objetivos de la empresa. Les dicen cómo sus propios objetivos deben subordinarse a los objetivos de la organización.

Se dará más información teniendo en cuenta el segundo enfoque porque es más práctico. Para que dicho presupuesto sea eficaz y eficiente, la alta dirección debe tener un enfoque de mente abierta. Es decir; debe apoyar nuevas ideas y sugerencias de las partes interesadas. En otras palabras, no deben criticar directamente el presupuesto. Sin embargo, pueden dar consejos o sugerir los cambios necesarios.

En la elaboración de presupuestos de arriba hacia abajo, los gerentes asignan recursos a los diferentes departamentos. Sin embargo, el presupuesto participativo sigue el enfoque de abajo hacia arriba. Los departamentos comunican sus necesidades a la dirección decidiendo sus propios estándares. En resumen, es permitir que las personas que realmente “hacen” el trabajo mejoren el procedimiento de planificación.

Ejemplos de Presupuesto Participativo

Presupuesto Participativo de Portugal (PPB)

Por ejemplo, el presupuesto participativo de Portugal (PPB) permite a los residentes presentar proyectos de inversión. Ellos eligen los proyectos que van a ser financiados y seguidos. Usan el esquema de votación transparente y abierto para esto. Tradicionalmente, los políticos no escuchaban a los residentes del país. Las reuniones participativas les dieron una forma abierta de participar directamente en el proceso de formulación de políticas.

Presupuesto Participativo de Uganda (UPB)

Por ejemplo, el director de finanzas para el presupuesto, Kenneth Mugambe del gobierno de Uganda (país de África Oriental), ha sido elogiado mundialmente por tener un proceso de elaboración de presupuestos muy participativo y transparente. El 19 de octubre de 2018, el secretario del Tesoro, Keith Muhakanizi, invitó a algunos ministerios clave. Analizaron las principales prioridades de sus sectores.

El Gobierno está considerando sugerencias presupuestarias de varias partes interesadas. Se prepara para formar el borrador final del documento de marco presupuestario para el año fiscal 2019/2020.

Proceso de Presupuesto Participativo

Esquema de gestión

La gerencia proporciona un esquema de cuáles deberían ser los objetivos del presupuesto.

Diseñar el Proceso

Un grupo de personas que representan a la masa diseñan el proceso de presupuestación.

Lluvia de ideas

Las reuniones, encuentros y herramientas de comunicación en línea ayudan a las partes interesadas a intercambiar ideas.

Desarrollar propuestas

Los voluntarios recopilan ideas de varios grupos de personas. Además, realizan las propuestas en un formato guiado.

emitir un voto

Los Stakeholders votan para seleccionar las mejores ideas.

Enviado a la Gerencia

El anteproyecto de presupuesto se abre paso hasta la Dirección.

Revisión de gestión

El presupuesto se revisa y modifica si es necesario: los intermediarios, como los funcionarios de nivel medio, realizan esta tarea si es necesario. Una vez que alcanza el nivel superior, hay tres posibilidades.

Aprobación

La gerencia integra los presupuestos presentados en el presupuesto maestro.

Aprobación modificada

Esto sucede cuando los presupuestos presentados no parecen estar en consonancia con los objetivos de la organización. En consecuencia, la gerencia lo devuelve a los creadores para la segunda iteración con comentarios.

Desaprobación

En este caso, la gerencia desaprueba el presupuesto porque parece poco realista o inapropiado. La gerencia tiene que dar razones válidas para hacerlo.

Ventajas del Presupuesto Participativo

Dichos presupuestos son más alcanzables. Los empleados de nivel inferior están más vinculados a las operaciones del día a día, por lo que tienen una idea más profunda de las necesidades de trabajo de sus respectivos departamentos.

  1. Es mejor para la motivación porque eleva la moral de los empleados .
  2. La participación pone la responsabilidad en los empleados. Los que son responsables de una tarea en particular, más tarde se vuelven responsables de la misma. Como resultado, aumenta la precisión del presupuesto y hace que los empleados sean más responsables .
  3. Aumenta la satisfacción laboral de los empleados. Porque sienten que la gerencia les dio una tarea importante.
  4. Los empleados se esfuerzan más por lograr los estándares que se han fijado. Por lo tanto, aumenta su productividad.
  5. Ahorra el tiempo de los gerentes estratégicos en el nivel superior. Además, pueden centrarse más en cuestiones clave.
  6. Aumenta la creatividad entre las partes interesadas y, en consecuencia, prepara a los futuros gerentes.
  7. Este presupuesto es más realista . La razón es que está preparado por personas que tienen un sólido conocimiento técnico de los departamentos correspondientes.

Desventajas del Presupuesto Participativo

  1. Es una pérdida de tiempo para la gerencia inferior.
  2. El presupuesto participativo involucra a un gran número de personas. Por lo tanto, resultando en altos costos de mano de obra .
  3. Centrarse en el crecimiento del departamento individual es más.
  4. Presupuesto conservador : Los objetivos fácilmente alcanzados disminuyen los niveles de desempeño potencial de los empleados. Por el contrario, los presupuestos demasiado ajustados establecen objetivos difíciles. Puede desmotivar a los empleados. Aumenta los niveles de estrés y la presión. Los gerentes deben asumir que los empleados actuaron de buena fe. Por ejemplo, la mala fe es la asignación excesiva o insuficiente de recursos.
  5. Holgura presupuestaria : Rellenar el presupuesto es otro nombre para la holgura presupuestaria. Existe cuando un gerente subestima deliberadamente los ingresos y las ganancias o sobreestima los gastos y las pérdidas. Los creadores de presupuesto mantienen un gasto adicional mientras preparan el presupuesto. Hay más posibilidades de que esto suceda cuando la evaluación del desempeño se basa en el desempeño contra el presupuesto. El problema de la holgura presupuestaria se puede resolver si existe un comité de revisión para cotejar los presupuestos preparados por los empleados clave. Dichos empleados saben cuándo se amortiguan los presupuestos y quiénes están involucrados en el proceso de modificación.
  6. “Pseudoparticipación” : Este es un arreglo donde la alta dirección asume el control total del proceso presupuestario. Como resultado, pedir solo una participación superficial de los gerentes de nivel inferior. Los altos gerentes simplemente obtienen la aprobación formal del presupuesto de los gerentes subordinados, sin buscar aportes reales.

¿Cuándo apostar por el Presupuesto Participativo?

  1. Cuando los empleados son mayores, experimentados y hábiles en sus tareas, el presupuesto participativo da excelentes resultados.
  2. Un presupuesto participativo puede ser de gran ayuda en un negocio diversificado, donde hay varias necesidades de diferentes departamentos.
  3. Cuando los altos directivos tienen otras tareas importantes a las que prestar atención, implementan este estilo.
  4. En el caso de un nuevo gerente que es nuevo en el negocio. Debido a su menor experiencia en el escenario del nivel del suelo, tiene que aceptar las sugerencias de las personas del nivel inferior.
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