¿Qué es el ciclo contable? Pasos, Ejemplo

¿Qué es el Ciclo Contable?

El proceso completo que comienza desde el momento en que ocurre una transacción comercial hasta que se incluye en los estados financieros se denomina ciclo contable . El ciclo contable de cada negocio comienza con el comienzo del período contable y finaliza con el final del período contable, ya que los libros de cuentas pueden cerrarse solo después de que finaliza el período contable.

Para cada negocio, el período contable puede ser diferente dependiendo de varios factores. Pero, en su mayoría, se toma el año calendario (enero a diciembre) o el año financiero (abril a marzo). Durante el período contable, ocurren muchas transacciones y todas se registran.

Muchas transacciones sufren cambios durante el año, por lo que se realizan ajustes y al final del año se finalizan y congelan las cuentas. Cada negocio está obligado a finalizar sus cuentas y pagar impuestos dentro del tiempo estipulado por las autoridades fiscales.

Pasos en el ciclo contable

En general, hay ocho pasos en el ciclo contable como se menciona a continuación:

Registrar la transacción comercial haciendo un asiento de diario
Contabilización del asiento de diario en los libros respectivos
Creación de saldo de camino no ajustado
Preparando hojas de trabajo
Ajuste de asientos de diario
Preparación de estados financieros
libros de cierre

Identificación de una transacción comercial

No se pudieron registrar todas las transacciones. Por ejemplo, se emite una cotización para que el posible comprador conozca los precios de un producto o servicio. No hay ninguna transacción comercial involucrada en este caso que pueda registrarse. Por lo tanto, solo aquellas transacciones que tengan un impacto financiero deben ser identificadas y registradas.

Registrar la transacción comercial haciendo un asiento de diario

Por ejemplo, cuando se paga en efectivo por la compra de papelería, se hará un asiento en el diario que afecta a dos cuentas. Se debitará la cuenta de material de oficina y se acreditará la cuenta de efectivo.

Contabilización del asiento de diario en los libros respectivos

Como en el ejemplo anterior, el libro de gastos de oficina y el libro de caja se verán afectados.

Creación de saldo de camino no ajustado

Cuando los saldos de estas cuentas contables cambian, se calcula un balance de prueba. Un balance de prueba revela los saldos no ajustados en cada cuenta. Dichos saldos no ajustados se trasladan al siguiente paso para su prueba y análisis.

Preparando hojas de trabajo

El débito del balance de comprobación siempre tiene que ser igual al crédito y, si no es así, el contador debe preparar hojas de trabajo para ver dónde hay una diferencia y dónde está el error.

Ajuste de asientos de diario

Al final del ejercicio económico, se realizan asientos de ajuste. Por ejemplo, si hay correcciones en los pedidos o pagos como si se hicieran más descuentos, entonces todo esto debe registrarse.

Preparación de estados financieros

Después de estas entradas de ajuste, se finaliza el balance de prueba ajustado y los estados financieros están listos.

libros de cierre

Una vez que se registran todas las transacciones y se declara la ganancia y se pagan los impuestos correspondientes, se cierran los libros de cuentas. A partir de entonces, no se realiza ningún asiento en ese ejercicio.

Ejemplo de ciclo contable

Comprendamos el concepto de ciclo contable con la ayuda de un ejemplo.

Si Ben compra una computadora portátil de Dell Electronics en ₹ 40,000. Por esto, Ben recibe un recibo de ₹ 40 000 de Dell Electronics y Dell Electronics genera una factura de ₹ 40 000 para Ben. Las cuentas se liquidan ya que Ben ha pagado en su totalidad.

Habrá los siguientes pasos para esta transacción

Documento de origen uno (Cotización) : este documento representa información sobre la computadora portátil que Dell Electronics le entregó a Ben, incluidas las especificaciones y el precio de la computadora portátil. La cotización tiene un número de serie y fecha. No se realiza ningún asiento contable para este documento fuente.
Documento de origen dos (Orden de compra) : orden de compra dada por Ben a Dell Electronics que muestra la autenticación de la orden recibida para esa computadora portátil en particular con especificaciones y precio. Se entregará una copia a Dell y Ben se quedará con la otra. La transacción se registrará en el registro de Compras/Activos de Ben y en el Registro de Ventas de Dell.
Documento de origen tres (Factura): Dell Electronics emitirá una factura por la orden de compra dada por Ben con las mismas especificaciones y precio, incluidos impuestos y otros cargos aceptables para Ben. Esta factura se hace en dos copias, el original se emite a Ben y el otro se queda con Dell. Esta transacción se registra en el registro de ventas de Dell y el registro de compras/activos de Ben
Documento de origen cuatro (recibo): se emite un recibo a Ben al realizar un pago de 40 000 rupias mediante tarjeta de débito a Dell Electronics. La transacción se registra en el Libro de Bancos después de verificar el extracto bancario para el recibo del pago
Documento de origen cinco (Delivery Challan): Dell emite el challan de entrega en el momento de la entrega de la computadora portátil. Se generan dos copias. Uno es el reconocimiento de Ben y está retenido por Dell. La otra copia dada a Ben junto con la computadora portátil. Esta transacción se registra en el registro de inventario de una computadora portátil vendida por Dell Electronics. En los libros de Ben, los activos aumentan.

Ahora, la transacción está completa, donde las ventas de ₹ 40 000 se incluyen en la cifra de ventas en el estado financiero, el inventario se reduce en una computadora portátil y el valor del inventario se reduce en ₹ 40 000. Los ingresos aumentan y la ecuación contable se equilibra con el balance.

En el ejemplo anterior, puede ver que el ciclo contable es un conjunto metódico de reglas que debe cumplir para garantizar la precisión de los estados financieros. En el ejemplo anterior, vemos que para Dell Electronics, las cifras de ventas, inventario e ingresos cambiaron en el estado financiero con esta transacción.

Por lo tanto, el proceso desde donde se inicia la transacción hasta que finalmente se reconoce en el estado financiero es el ciclo contable. Con la contabilidad computarizada, se establece un proceso uniforme para cada transacción y, por lo tanto, hay pocas posibilidades de intervención humana y error. El software completamente automatizado elimina errores y ayuda a completar el ciclo contable con éxito.