La mayoría de las empresas venden sus bienes y servicios a crédito. Sin embargo, no todos los clientes acaban pagando el dinero que le deben a una empresa. Aunque las empresas toman medidas para recuperar el dinero, es posible que parte del dinero siga siendo incobrable. En términos contables, esta parte incobrable es la deuda incobrable. Y una forma de contabilizar tales cuentas incobrables es la Asignación para cuentas dudosas.
La provisión para cuentas de cobro dudoso es una reducción en el monto total de las cuentas por cobrar que figuran en el balance de la empresa. Tal provisión es en realidad una estimación de la administración de las cuentas por cobrar que no espera recibir. En caso de que exista una diferencia entre lo real y las expectativas de la gerencia, la empresa ajusta su metodología de estimación para alinear las estimaciones con los resultados reales.
Cuando una empresa registra la provisión para cuentas incobrables, simultáneamente registra una venta. En términos más simples, la empresa compara su estimación del gasto por deudas incobrables con la venta en el mismo período. Esto ayuda a desarrollar una comprensión precisa de la rentabilidad de una venta.
Contabilización de Previsión por Cuenta Dudosa
Una empresa que utiliza un método contable de acumulación registrará la provisión para las deudas incobrables. Esto ayuda a determinar las futuras deudas incobrables y, por lo tanto, mejora la precisión de los estados financieros de la empresa. Por lo general, las empresas mencionan estas deducciones justo debajo de la partida de cuentas por cobrar. Tal artículo califica como una cuenta de contra activo en el balance general.
El primer asiento en el diario sería debitar la deuda incobrable y acreditar la provisión para cuentas de cobro dudoso. Después de que la empresa decide que una cierta cantidad es completamente incobrable, carga la provisión para cuentas incobrables y acredita las cuentas por cobrar.
Sin embargo, si un cliente paga una cantidad más tarde, la empresa primero tendrá que restablecer la cuenta que canceló inicialmente. El asiento de diario para esto será débito de cuentas por cobrar y provisión para crédito de cuentas incobrables. Luego, la empresa pasaría la entrada del efectivo: débito en efectivo y crédito en cuentas por cobrar.
El único impacto de este elemento en el estado de resultados es que el cargo inicial al gasto por deudas incobrables se muestra cuando una empresa financia inicialmente la asignación. Después de eso, cualquier cancelación de cuentas por cobrar contra la provisión para cuentas incobrables afecta el balance general.
Ejemplo
Una empresa tiene un saldo deudor de $120 000 en Cuentas por cobrar por la venta de bienes a crédito. Primero, la empresa implementa el método de antigüedad para identificar que $20,000 de la cuenta por cobrar han superado la fecha de vencimiento de 100 días. Además, examinan e identifican que aproximadamente $10,000 de estas cuentas por cobrar nunca se recuperarán. Por lo tanto, la provisión para cuentas de cobro dudoso debe tener un saldo acreedor de $10,000. En caso de que el saldo actual sea de $ 0, el asiento de diario mostraría el débito de $ 10,000 al gasto de cuentas incobrables y un crédito de $ 10,000 a la provisión para cuentas incobrables.
El balance ahora reportará Cuentas por Cobrar de $120,000 menos la Provisión para Cuentas de Dudoso Cobro de $10,000, para un monto neto de $110,500. El estado de resultados del período contable informará un gasto por deudas incobrables de $ 10,000.
Técnicas de Estimación de la Previsión para Cuentas de Dudoso Cobro
Existen varias formas de estimar la provisión para cuentas de cobro dudoso, las cuales son:
Porcentaje histórico
La gerencia utiliza un porcentaje histórico para evaluar las cuentas incobrables en el futuro. Por ejemplo, si un determinado porcentaje de las cuentas por cobrar se ha deteriorado en el pasado, la empresa también tomaría el mismo porcentaje para la evaluación futura. Por ejemplo, sobre la base de datos anteriores, una empresa descubre que, en promedio, el 3% de las ventas totales fallan cada año. Entonces, si la venta es de $100,000, entonces la asignación sería de $3000.
Análisis de Pareto
Las empresas que adopten esta opción revisarán las cuentas por cobrar más grandes que suman hasta el 80% del saldo por cobrar. Esto les ayuda a concentrarse en los clientes que son más importantes que el resto. Después de eso, la empresa utiliza el método de porcentaje histórico para cuentas más pequeñas. En general, las empresas que tienen algunas cuentas grandes optan por este método.
Método de envejecimiento
Bajo este, la empresa agrupa todas sus cuentas por cobrar por antigüedad, es decir, según su fecha de vencimiento. Luego la empresa aplica un porcentaje específico a cada grupo. El total de todos es la cantidad incobrable estimada. Por ejemplo, una empresa tiene ventas de $7000 con menos de 100 días de antigüedad y $3000 con más de 100 días de antigüedad. Sobre la base de datos anteriores, la empresa sabe que el 1 % de las ventas de menos de 100 días y el 3 % de las ventas de más de 100 días se vuelven incobrables en promedio.
En este caso, la provisión para cuentas incobrables sería (($7000*1%) + ($3000*3%)) $1600.
Clasificación de riesgo
A los clientes se les asigna una puntuación de riesgo, y se supone que los que tienen la puntuación más alta tienen un mayor riesgo de incumplimiento.
Método de cancelación directa vs. Estimación para cuentas de cobro dudoso
Algunas empresas prefieren el método de cancelación directa que hacer una provisión para cuentas dudosas para contabilizar las deudas incobrables. Bajo este método, las empresas deciden que no tienen ninguna opción de recuperar el monto. Esto suele ocurrir cuando ninguno de los intentos de recuperación funciona.
La cancelación de la deuda significa que las empresas cargan los gastos de la deuda incobrable y acreditan la cuenta de cuentas por cobrar. Las pautas del IRS prefieren el método de cancelación, pero no se ajusta a los GAAP (Principios de contabilidad generalmente aceptados).
En general, las empresas prefieren este método para cuentas pequeñas que no tienen un impacto significativo en los registros financieros. Además, este método es simple y también ayuda con el impuesto. Una desventaja de este método es que el balance no da una representación exacta de las cuentas por cobrar de la empresa. Además, también puede fomentar la manipulación de gastos, ya que una empresa registra gastos e ingresos en diferentes períodos.
Por otro lado, la provisión para deudas dudosas brinda una correspondencia precisa de los registros financieros ya que se adhiere al principio de correspondencia. A diferencia del método de cancelación directa, aquí el balance proporciona un registro preciso de los gastos. En virtud de esto, las empresas no cancelan inmediatamente las cuentas. En cambio, primero estima el monto de la deuda incobrable.
Un posible inconveniente de este método es que la gerencia podría hacer una estimación incorrecta de la asignación. Esto podría declarar erróneamente los ingresos netos. Para superar esto, la gerencia debe revisar la provisión para cuentas incobrables mensualmente para asegurarse de que no esté sobreestimada o subestimada.
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