Proceso de Control Administrativo

Control en el proceso administrativo

El control dentro de la función de gestión incluye algunos pasos como:

Establecimiento de estándares: los estándares son objetivos o planes que tienen que ser alcanzados en el transcurso de la función comercial. También suelen denominarse como los criterios que juzgan el rendimiento. Por lo general, las normas suelen clasificarse en dos:

Medible o tangible: los estándares que pueden ser medidos y expresados, se los denomina como estándares mediables. Dichos estándares pueden ser en forma de producción, costo, gasto, tiempo, ganancias, etc.

No medible o intangible: existen estándares que no pueden ser medidos de forma monetaria. Un claro ejemplo es el desempeño de un empleado, la desviación de los empleados y las actitudes hacia una preocupación. Estos tipos de estándares se los denomina como estándares intangibles.

El control administrativo se implementa fácilmente mediante el establecimiento de dichas normas, debido a que el control es ejercido sobre las bases de esas normas.

Medición del rendimiento: el segundo paso mas importante dentro del control administrativo, es medir todo tipo de rendimiento. Encontrar las desviaciones de los empleados se convierte mucho mas fácil, cuando se utiliza la medición del rendimiento real. Los niveles del rendimiento suelen ser fáciles de medir otras veces un poco mas difícil. La medición de los estándares tangibles son fáciles de medir, debido a que pueden ser expresados en unidades, costos, términos monetarios, etc. Mientras que la medición cuantitativa es un poco mas difícil al querer medir el desempeño del gerente. Debido a que el desempeño del gerente no puede ser medido en cantidades, solo puede ser medido por:

Actitud de los trabajadores.
Su moral para trabajar.
El desarrollo de las actitudes frente al entorno físico.
Su comunicación con los superiores.

Muchas veces también suele realizarse mediante diferentes informes, como informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales.

Comparación de rendimiento real y estándar: la comparación del rendimiento real con los objetivos que se planificaron es un paso muy importante. La desviación puede ser definido como la brecha entre el rendimiento real y los objetivos que fueron planificados. El gerente tiene la obligación de descubrir dos cosas: el alcance de la desviación y lo que causo esa desviación.

El alcance de la desviación: aqui el gerente tiene que averiguar si la desviación es positiva o negativa, o si el desempeño real se asemeja al desempeño planificado. Los directivos tienen que ejercer el control por excepción, descubriendo todas las desviaciones que sean criticas e importantes para la empresa. Las pequeñas desviaciones tienen que ser ignoradas, mientras que las desviaciones importantes, como es la sustitución de maquinarias, la calidad de los materias, la tasa de ganancias, etc. tienen que considerarse de forma consciente.

Una vez que se logre identificar la desviación, un gerente deben pensar en varias cusas que hayan provocado la desviación. Las causas mas comunes pueden llegar a ser:

Planificación errónea.
La coordinación se afloja.
La implementación de los planes es defectuosa.
La supervisión y la comunicación son ineficaces, etc.

Tomar medidas correctivas: una vez que se logran encontrar las causas y el alcance que tiene cada desviación, el gerente debe detectar esos errores y tomar medidas que sean correctivas para lograr solucionarlos. En este paso existen dos alternativas:

Tomar medidas correctivas por las desviaciones que hayan ocurrido; Y luego tomar las medidas correctivas, si es que el desempeño real no se asemeja con los planes, el gerente puede verificar los objetivo. En esta parte es que el proceso de control finaliza. El seguimiento es otro de los pasos importantes a ejecutar, debido a que solo a través de la adopción de medidas correctivas, un gerente puede ejercer el control administrativo.

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