¿Cuál es el significado de presupuestar?

El presupuesto es la proyección de ingresos y gastos que se espera que una institución gane e incurra durante un período de tiempo determinado, generalmente un año. Requiere evaluación y control continuo para asegurar que las finanzas de la empresa se manejen correctamente. Aparte de las instituciones o empresas, también se puede elaborar un presupuesto para un individuo, una rama individual o una unidad de esa empresa o cualquier departamento que gane y gaste dinero. La importancia del presupuesto es que se convierte en un documento de referencia y así ayuda en la planificación de las actividades de la organización o individuo. Una empresa puede priorizar sus gastos de acuerdo con los recursos financieros limitados que tiene a su disposición. Por lo tanto, este documento también ayuda en la asignación adecuada de recursos según las prioridades.

El presupuesto tiene muchas variantes que tienen un vínculo directo con los requisitos y el propósito. Más aún, los tipos de presupuesto pueden estar de acuerdo con la persona o entidad-unidad, departamento, empresa o individuo. Además, para una entidad u organización comercial, un presupuesto puede no ser suficiente y puede requerir varios presupuestos. Algunos de ellos son el presupuesto operativo anual, el presupuesto de desempeño, el presupuesto móvil, el presupuesto maestro, el presupuesto del programa, el presupuesto financiero, el presupuesto operativo, etc. Además, existen cuatro métodos clave que las empresas utilizan para crear un presupuesto. Estos son el método de presupuestación tradicional, el método de presupuestación incremental, el método de presupuestación de base cero y el método de presupuestación basado en actividades.

¿Por qué es importante presupuestar?

El presupuesto adecuado es crucial para el éxito de cualquier empresa. Esto es igualmente importante y crucial para las personas también. Las razones más importantes que hacen que el presupuesto sea importante son:

Planificación e implementación adecuadas

La elaboración de presupuestos ayuda a convertir las ideas y planes generales de la dirección en planes concretos y orientados a objetivos. Cada individuo y entidad es diferente y puede tener sus propias necesidades y requisitos específicos. La elaboración de presupuestos señala las acciones específicas necesarias para implementar el presupuesto en la realidad mediante la guerra de pronósticos. Esto se hace de acuerdo a las circunstancias únicas de cada organización. Ayuda a establecer una dirección que conduce a un esfuerzo coordinado de cada individuo y cada departamento hacia la realización de los objetivos comerciales comunes.

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La elaboración de presupuestos también ayuda a fortalecer los objetivos financieros de la empresa y a encontrar formas de mantenerlos encaminados. Y, por supuesto, todos estos están vinculados y deben ejecutarse y lograrse dentro de un marco de tiempo determinado. No puede ser indefinido. La presión para lograr más en un marco de tiempo predefinido a menudo conduce a una implementación efectiva y rápida de planes o presupuestos.

Gasto controlado a través del presupuesto

La elaboración de un presupuesto es una hoja de ruta de los gastos que la empresa puede realizar de acuerdo con los recursos disponibles o el capital disponible. Es, por tanto, un medio de planificación y control de gastos, ya que la elaboración de presupuestos proporciona números o cifras claras sobre la cantidad de dinero que tiene la empresa. Además, la presupuestación ayuda a estimar los ingresos durante el período presupuestario. Puede planificar sus gastos en consecuencia y asegurarse de no gastar en exceso ni comprometerse a gastar dinero que la empresa no tiene.

El presupuesto dirige los escasos recursos de la empresa hacia actividades que se alinean con los objetivos estratégicos de la organización. Garantiza que la empresa no se quede sin dinero durante el período presupuestario para estas importantes actividades. La elaboración de presupuestos también ayuda a garantizar la disponibilidad adecuada de recursos para emergencias y proyectos futuros. Prepara a una empresa con mucha anticipación para situaciones de crisis que pueden surgir de la nada.

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Reducción de Costos y Gastos

La elaboración de presupuestos es una herramienta eficaz para ayudar a una empresa a reducir los gastos innecesarios. Muestra qué gastos no son importantes en el momento actual y pueden posponerse. Hacer coincidir los recursos disponibles con las fuentes de ingresos a menudo impulsa a la gerencia a elaborar planes de reducción de costos. Los empuja a encontrar formas de mejorar el flujo de efectivo para aumentar las ganancias, lo que en última instancia conduce a mayores retornos de la inversión.

Comunicación Efectiva de la Misión y Visión

El proceso de presupuestación comienza con la gestión de alto nivel. Se reduce a los gerentes y al personal de nivel inferior en la jerarquía gerencial. Durante la elaboración del presupuesto, muchas empresas también prefieren un enfoque ascendente. Cualquiera que sea la metodología que utilice la entidad, afecta a todos. El proceso de presupuestación y comunicación involucra a un gran número de personas y departamentos de la organización. La participación da a todos los miembros un sentido de propiedad y pertenencia al proceso. Pueden ver a través de la misión, la visión y los objetivos de la organización de manera efectiva, ya que ellos mismos son parte del proceso de planificación e implementación. Esto se traduce en una mayor motivación de los empleados. Saben en qué dirección deben hacer los máximos esfuerzos y seguir estrategias para la realización efectiva de los objetivos.

Comparación de resultados reales con planes

Un presupuesto se convierte en una herramienta para comparar los resultados reales que logra una empresa durante el período presupuestario con respecto a lo que se esperaba o presupuestaba. La comparación con los resultados reales puede desencadenar las áreas y las razones de las desviaciones a la Gerencia del curso de acción planificado . Puede enfocarse en áreas importantes que requieren atención y control inmediatos. Los resultados les ayudarán a evaluar dónde se están equivocando. Además, sabrán si necesitan hacer un cambio en la estrategia actual. Una evaluación continua de los resultados presupuestarios alertará a la gerencia para corregir o rectificar el camino en el que se encuentran en caso de necesidad. Además, esto ayudará a minimizar el impacto de decisiones equivocadas y catastróficas. Y así, la gerencia puede hacer suficiente control de daños a través de un monitoreo constante y una corrección de rumbo adecuada.

Además, el proceso de presupuestación (planificación, seguimiento y comparación) ayuda a identificar las áreas de fortalezas y debilidades de la organización. La gerencia obtiene una imagen clara de qué prioridades deben establecerse en el próximo período presupuestario una vez que se han revisado los resultados. Además, los resultados del presupuesto pueden proporcionar un ímpetu para buscar y explorar nuevas vías para generar ingresos/reducir gastos o plazos. Normalmente, esto sucede cuando los resultados del presupuesto no están a la altura o no cumplen con las expectativas. Esto hace que la elaboración de presupuestos en una organización sea muy importante y útil.

Evaluaciones de Desempeño y Mejora a través de Presupuestos

La elaboración de presupuestos proporciona una plataforma para que varios gerentes y departamentos se reúnan. Luchan por una adecuada distribución de los escasos recursos de la empresa. Saben de antemano qué limitaciones de capacidad existen, cuántos recursos tienen disponibles y qué tienen que hacer con ellos para obtener los mejores resultados posibles. La escasez de recursos genera un sentido de competencia entre individuos y departamentos. Esto conduce a un mejor desempeño, un mejor trabajo en equipo y los mejores resultados posibles para la organización. Y eso crea una situación en la que todos ganan.

El presupuesto sirve como un punto de referencia que debe lograrse. Además, los resultados reales pueden ser muy útiles para evaluar el desempeño de gerentes y empleados. Un presupuesto ayuda a crear responsabilidad en los gerentes por su propio desempeño y los resultados de su departamento. Las recompensas se pueden otorgar a los departamentos que superan las expectativas presupuestarias. Aquellos que no hayan podido alcanzar las metas presupuestarias deben reevaluar y tomar medidas correctivas. Además, puede haber casos de desviaciones prolongadas y rendimiento por debajo del promedio. La gerencia puede considerar imponer sanciones o cambiar a los miembros del departamento.

Conclusión

El presupuesto adecuado es la columna vertebral para el éxito de cualquier organización empresarial. Por supuesto, es igualmente importante que la entidad elija el proceso de presupuestación correcto para lograr los objetivos. Esto dependerá de varios factores, como el tamaño de la empresa, la edad y la experiencia de gestión, las condiciones del mercado, la disponibilidad de datos históricos, etc. Una empresa sin un presupuesto adecuado significa que no está tomando una dirección específica hacia sus objetivos a largo plazo. . Por lo tanto, es importante implementar un presupuesto para dirigir a la empresa en la dirección correcta y llevarla al éxito. El presupuesto es como una brújula de navegación que utilizan los barcos mientras navegan.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuáles son los dos principales beneficios de la presupuestación?

El presupuesto es beneficioso porque, en primer lugar, ayuda a controlar todos los gastos. En segundo lugar, también asegura la disponibilidad y asignación de recursos y, por último, ayuda a la gerencia a planificarlo e implementarlo adecuadamente para lograr los objetivos de la organización.

¿Es el presupuesto una herramienta de comunicación?

Sí, el presupuesto ayuda a comunicar la misión y la visión entre los empleados de la organización. También ayuda a comunicar el rendimiento planificado frente al real y los pasos para mejorar el rendimiento.

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