Un plan de cuentas o CoA es el registro de todas las cuentas de una empresa agrupadas en un solo lugar. Una empresa suele realizar cientos de transacciones al día. Entonces, cómo sabe el administrador de cuentas en qué cuenta tendrá que registrarlo. Aquí es donde CoA se vuelve útil.

CoA incluye todas las cuentas que la empresa ha puesto a disposición para registrar transacciones en su libro mayor. Un plan de cuentas básico incluye registros de gastos, ingresos, pasivos, patrimonio y activos. Por lo general, CoA consta del nombre de la cuenta, una breve descripción y un código de identificación.

El plan de cuentas puede variar según la industria en la que opera la empresa. Dicho gráfico no solo ayuda a una empresa a reunir todos los datos, sino que también brinda una vista rápida de los gastos y los ingresos. El plan de cuentas también sirve como fuente de información para una persona externa que desea conocer la empresa y la naturaleza de su negocio. El documento da una idea básica sobre la empresa, su negocio y sus operaciones diarias.

Plan de Cuentas – Importancia

  • Sirve como base para el sistema de mantenimiento de registros de la empresa. Facilita la adición de nuevas cuentas y la eliminación de cuentas antiguas.
  • El plan de cuentas elimina la necesidad de recordar cada cuenta que mantiene la empresa. En el caso de las finanzas, CoA funciona como el mapa de todo el sistema financiero que está siguiendo la empresa.
  • También aclara las prácticas contables que sigue una empresa y los registros que mantiene.
  • CoA da una clara demarcación entre diferentes cuentas. Además, facilita la identificación de cada transacción que se registra en las cuentas.
  • Además, facilita el seguimiento de las normas de información financiera.
  • La idea general del Plan de cuentas es ayudar a un observador a tomar mejores decisiones al presentar un resumen de la salud financiera de la empresa.

Configuración de un plan de cuentas

Una nueva empresa siempre debe comenzar configurando el CoA que utilizará la empresa. Las cuentas que vienen en el CoA representan la naturaleza del negocio. Tomemos, por ejemplo, una empresa que opera en el segmento de automóviles tendrá más cuentas relacionadas con automóviles junto con cuentas generales que son comunes a otras empresas.

Los administradores de cuentas se aseguran de que las diferentes cuentas se incluyan en el CoA de tal manera que parezcan lógicas. Por lo general, las cuentas del balance general se enumeran primero, seguidas de las cuentas del estado de resultados.

Cuando un usuario administrador de cuentas enumera las cuentas en el CoA, debe haber un sistema de numeración para garantizar una fácil identificación. La numeración es importante ya que ayuda a registrar fácilmente una transacción. Mientras que las empresas más grandes suelen utilizar números de cuatro dígitos, las pequeñas empresas utilizan números de tres dígitos. Una empresa puede dejar espacio adicional al final para futuras transacciones.

Además, cada categoría obtiene un rango de números. Por ejemplo, los gastos obtienen los números entre 111 y 999 o los activos entre 1001 y 1999. La gerencia siempre querría que la numeración fuera consistente para poder comparar fácilmente el desempeño entre diferentes años.

El tamaño de un CoA depende únicamente del tamaño de la empresa. Si una empresa es una corporación internacional con múltiples divisiones, entonces tendría miles de cuentas. Y, si una empresa es pequeña, por ejemplo, un minorista que comercializa un producto, tendrá menos cuentas.

Ajuste del CoA

Una regla simple para realizar modificaciones en un CoA es agregar nuevas cuentas en cualquier momento durante el año. Pero, para borrar una cuenta o cuentas, hay que esperar hasta fin de año. Eliminar una cuenta en el medio podría estropear los libros de cuentas.

Los CoA se pueden personalizar fácilmente para reflejar las operaciones de la empresa. Sin embargo, una empresa debe prepararlos de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y las pautas de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB).

Categorías de CoA

Cada cuenta en el CoA se relaciona con el balance general o con el estado de resultados. Veamos el tipo de cuentas en cada categoría:

Cuentas de balance

Es un grupo de cuentas que comprende cuentas de activo, patrimonio del propietario y cuentas de pasivo.

Cuentas de activos

Como su nombre lo indica, dichas cuentas incluyen todos los activos que posee una empresa. Los activos pueden ser tangibles o intangibles, activos circulantes y activos fijos. La numeración de dichos planes de cuentas sigue un formato de hoja de balance tradicional, comenzando con los activos corrientes y luego con los activos fijos. Algunas de las subcuentas bajo las cuentas de activos pueden ser efectivo, cuenta de ahorros, seguro prepago, activos de inventario, saldo de caja chica, etc.

Cuentas de Pasivo

Tales cuentas incluyen las deudas que una empresa tiene con los acreedores o las deudas futuras. Por lo general, las cuentas de pasivo tienen la palabra por pagar al final, como salarios por pagar, facturas por pagar, cuentas por pagar, etc.

Al igual que las cuentas de activos, las cuentas de pasivos siguen un formato de balance tradicional en el que primero aparecen los pasivos corrientes y luego los pasivos a largo plazo. Corresponde a la empresa secuenciar los elementos para su comparación en diferentes períodos contables. Algunas de las subcuentas de las cuentas de pasivo son cuentas por pagar, documentos por pagar, pasivos acumulados, etc.

Cuentas de capital del propietario

Muestre el valor del negocio después de restar los pasivos de los activos. El patrimonio del propietario es una medida del valor de una empresa para los accionistas. Algunos de los elementos que forman parte del patrimonio del propietario incluyen acciones ordinarias, ganancias retenidas y acciones preferentes. Nuevamente, depende de la compañía permitir un número para dichas cuentas.

Cuentas de resultados

Las cuentas que vienen en las cuentas del estado de ingresos forman parte de las cuentas de ingresos y las cuentas de gastos.

Cuentas de ingresos

Detalle los ingresos que obtiene una empresa por la venta de sus productos y servicios principales. Varios tipos de cuentas de ingresos pueden ser cuentas de devoluciones de ventas, cuentas de descuentos de ventas, cuentas de ingresos por intereses, etc. La numeración depende del negocio, pero normalmente comienza desde 4000.

Las cuentas de gastos

Incluya todo el dinero que la empresa gasta para generar ingresos para el negocio. Estos gastos se relacionan con la fabricación de un producto o el apoyo a otras actividades comerciales generadoras de ingresos. Para simplificar las cuentas de gastos, se puede basar en el Anexo C, que también ayudaría a las empresas a declarar impuestos.

Lea el Ejemplo de plan de cuentas para obtener más aclaraciones.

Rate this post

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *