¿Qué es un presupuesto y un proceso de elaboración de presupuestos?
Un presupuesto es una herramienta para planificar, implementar y controlar actividades para la utilización óptima de los recursos escasos en un negocio. Explica en detalle los objetivos de la empresa y el curso de acción que elegirá para alcanzar sus metas. Asimismo, menciona los controles a implementar para lograr su implementación exitosa. El proceso de presupuestación es el proceso de establecer un presupuesto. Este proceso implica planificar y pronosticar, implementar, monitorear y controlar, y finalmente evaluar el desempeño del presupuesto.
Un presupuesto es esencial para cualquier organización. Ayuda a realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos. La evaluación del desempeño se vuelve fácil ya que hay un objetivo u objetivo establecido en el presupuesto para el período predeterminado. La gerencia puede cuestionar cualquier desviación de las metas establecidas. La elaboración de presupuestos ayuda a tomar medidas correctivas oportunas en casos de bajo rendimiento de ingresos o gastos excesivos. Por lo tanto, el presupuesto ayuda a determinar que el dinero de la empresa se gaste e invierta correctamente y que se alcancen los objetivos financieros de la empresa.
¿Cuáles son los enfoques del proceso presupuestario?
Hay dos enfoques principales para el proceso de presupuestación. Estos son:
Enfoque de arriba hacia abajo
Este proceso de presupuestación implica la preparación del presupuesto por parte de la alta dirección de la empresa en función de los objetivos de la empresa. A los directores departamentales se les asigna la responsabilidad de su implementación exitosa. Cada departamento puede optar por crear su propio presupuesto en función de la asignación presupuestaria y los objetivos más amplios de la empresa.
La ventaja del enfoque de arriba hacia abajo es que la gerencia inferior ahorra mucho tiempo y obtiene un presupuesto listo para seguir. Apenas participan en la preparación del presupuesto central. La experiencia de los altos directivos, junto con las cifras de rendimiento anteriores, resulta útil en este tipo de procesos de elaboración de presupuestos.
Enfoque de abajo hacia arriba
Este proceso de presupuestación comienza a nivel departamental y asciende a niveles superiores. Cada departamento dentro de la empresa debe preparar planes para las actividades propuestas para el próximo período presupuestario y estimar los costos en los que incurrirá. Estos presupuestos individuales se combinan para crear un presupuesto todo incluido más grande.
El proceso de presupuestación con este enfoque puede ser largo y llevar mucho tiempo. Sin embargo, los empleados y gerentes están más motivados para lograr las metas del presupuesto desde que lo han elaborado. Tienen un conocimiento completo de lo que el presupuesto realmente espera que hagan y cómo lograrlo. Dichos presupuestos tienden a ser más precisos y más cercanos a la situación real sobre el terreno.
¿Cuáles son los pasos en el proceso de elaboración de un presupuesto?
Elaboración de la Base del Presupuesto según Financiamiento
El primer paso para preparar un presupuesto es identificar los objetivos del presupuesto y cómo se lograrán. Factores como el entorno socioeconómico de la empresa, las tendencias de ventas, etc., deben tenerse en cuenta para establecer los objetivos. Además, estos objetivos deben establecerse de acuerdo con los recursos económicos con los que cuenta la empresa. Un presupuesto no servirá de nada sin una financiación adecuada.
Creación de un búfer de costos
El siguiente paso en un presupuesto es examinar los costos del negocio. Además, se debe evaluar los factores que pueden afectar los costos de los insumos durante el período presupuestario. La revisión de los planes de compensación de los empleados se realiza cada año en la mayoría de las empresas. Para que el presupuesto sea realista y factible, se deben crear provisiones adecuadas para las variaciones en estos costos y planes de compensación.
Elaboración de Presupuestos de Ingresos y Egresos
El próximo paso importante es preparar diferentes tipos de presupuestos subsidiarios para la organización. Se deben realizar pronósticos adecuados y realistas para los diferentes tipos de presupuestos, como ventas, producción, efectivo, compras, mano de obra y gastos generales, ventas y gastos generales y administrativos. Un plan realista para las fuentes de ingresos es la necesidad del período presupuestario. La planificación de los gastos debe ser acorde, ya que la empresa no puede gastar más de lo que gana. Por lo tanto, el objetivo de ingresos decide y dicta la cantidad esperada de gastos para lograr estos objetivos de ingresos.
Incorporación de presupuestos departamentales
Los departamentos más pequeños preparan su propio presupuesto en muchas empresas. En tales casos, su recopilación e integración, junto con el presupuesto maestro, es un requisito previo.
Incorporando Bonos
La mayoría de las empresas tienen la política de declarar bonos para sus empleados al final del ejercicio económico según sus resultados financieros. Muchos pueden declarar bonos de mitad de año en caso de actuaciones excepcionales. Dichos gastos pueden llegar a ser significativos en el caso de grandes empresas. Por lo tanto, se deben hacer las debidas provisiones en el presupuesto para tales obsequios no planificados.
Provisión para gastos de capital
Una empresa puede planear incurrir en un gasto de capital o invertir en un activo fijo durante el período presupuestario. Estos gastos son bastante pesados y considerables por naturaleza. Por lo tanto, después de consultar con la alta dirección, su inclusión debe hacerse en el presupuesto.
Cambios en el Modelo Presupuestario y Revisión
Después de finalizar todos los pasos anteriores, se debe realizar una revisión de los supuestos según el modelo presupuestario. Además, una revisión exhaustiva de todo el presupuesto es esencial. Si es necesario hacer algún cambio en el presupuesto, se puede hacer ahora.
Aprobación e Implementación
El presupuesto pasará luego a la alta dirección para su aprobación. Ellos comprobarán si es correcto. Los creadores harán los cambios según sea necesario. En caso de que todo esté bien con el presupuesto, darán el visto bueno para la implementación.
Controles Presupuestarios
La implementación del presupuesto no es el último paso en el proceso presupuestario. El establecimiento de controles presupuestarios adecuados viene a continuación. Esto es necesario para la comparación del desempeño real con las provisiones y estimaciones del presupuesto. Se debe realizar un informe continuo de las variaciones. La gerencia puede tomar acciones correctivas en consecuencia.
Importancia de los presupuestos
Financiamiento adecuado de acuerdo con los objetivos
Un presupuesto establece objetivos para ingresos y gastos y ayuda a controlarlos. Además, la gerencia puede canalizar los fondos en la dirección correcta según las disposiciones presupuestarias. La formulación de estrategias adecuadas se hace posible según las disposiciones presupuestarias. La gerencia también puede decidir si optar por gastos de capital o no, según la disponibilidad de recursos financieros considerando el presupuesto.
Ayuda a establecer prioridades
Un presupuesto ayuda a canalizar los recursos entre varios departamentos según las prioridades y objetivos de la alta dirección. Están en la mejor posición para decidir qué departamento debe obtener la mayor parte de la asignación presupuestaria para crecer. Por ejemplo, hay ocasiones en las que la alta dirección sentirá que los productos de la empresa se han vuelto obsoletos y, por lo tanto, están perdiendo frente a la competencia. Por lo tanto, pueden preferir asignar una mayor parte del presupuesto al departamento de investigación y desarrollo para desarrollar nuevos y mejores productos. Esto ayudará a la empresa a retomar el rumbo y estar nuevamente por delante de la competencia.
Gasto controlado con mejor armonía
Un presupuesto ayuda a controlar los gastos innecesarios en una organización. Debido a que los recursos son escasos en cualquier empresa, por lo tanto, su asignación de la mejor manera posible es necesaria para obtener la máxima rentabilidad. El presupuesto guía la mejor utilización y asignación posible de los recursos. Además, ayuda a mantener la armonía entre los distintos departamentos de la empresa. Cada departamento tiene una parte predeterminada del presupuesto que se le asigna. Y ayuda a solucionar cualquier discusión diaria entre ellos debido a la asignación de recursos.
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