Un plan de cuentas enumera todas las cuentas en el libro mayor. El propósito es organizar las cuentas y agrupar las similares. A cada cuenta en el plan de cuentas del libro mayor se le asigna un código específico, y esto es lo que llamamos una numeración del plan de cuentas. Esto ayuda a los administradores de cuentas a ubicar cuentas mientras realizan entradas y preparan estados financieros fácilmente.

El plan de cuentas es muy importante para el sistema contable de una empresa. Puede verlo como un sistema de gabinetes, donde cada gabinete tiene un conjunto diferente de archivos. Cada conjunto de archivos contiene un conjunto diferente de información contable. Para diferenciar el gabinete o para identificar fácilmente qué gabinete contiene qué archivo, las empresas utilizan la numeración del plan de cuentas.

Enfoque de numeración CoA

Código de división

Por lo general, es un código de dos dígitos que define la división específica de la empresa dentro de una organización. Una empresa con una sola división no requiere codificación de división. Este código suele ser un número de dos dígitos, pero puede tener tres dígitos según el número de divisiones que tenga una empresa.

código del departamento

Al igual que el código de división, el código de departamento suele ser un código de dos dígitos. Define varios departamentos dentro de una división. Una división generalmente tendrá varios departamentos, como contabilidad, producción, ingeniería, etc. Para identificar los departamentos en una división, un administrador de cuentas puede usar códigos de dos o tres dígitos.

Código de cuenta

La mayoría de las organizaciones mantienen esto como un código de tres dígitos y lo asignan a cuentas como activos, gastos de suministros, ingresos, etc.

Por ejemplo, una empresa con múltiples divisiones tendría las cuentas de gráficos numeradas de la siguiente manera: zz-aa-123: la zz representa la división, aa para el departamento y 123 para las cuentas. Si la empresa es una sola división con varios departamentos, el patrón numérico podría ser algo así como zz-yyy. Finalmente, una pequeña empresa sin ningún departamento podría tener solo un código de tres dígitos asignado a sus cuentas, como yyy.

¿Cuál debería ser el código?

El código depende de la complejidad del negocio y de los detalles que el gerente de contabilidad desea obtener del sistema de información financiera. Estos códigos suelen ser numéricos, pero también pueden ser alfanuméricos. No existe una regla estricta sobre el patrón del código, pero, por lo general, los códigos numéricos funcionan mejor debido a la simplicidad de introducirlos en el teclado normal.

Después de establecer el patrón de codificación, las empresas pasan a asignar los números a la división, departamento y cuentas.

Cuentas y sus números

En el plan de cuentas, las empresas suelen enumerar las cuentas en el orden en que aparecen en los estados financieros. La primera son las cuentas de balance, seguidas de la cuenta de resultados. Muchas empresas, sin embargo, estructuran el catálogo de cuentas de manera que todos los departamentos tengan el mismo conjunto de cuentas de gastos. Las siguientes son las cuentas habituales que obtienen la numeración;

Activos

Los activos generalmente se dividen en dos categorías: activos corrientes y activos fijos. Uno puede convertir fácilmente los activos corrientes en efectivo, como cuentas corrientes, cuentas de ahorro, mercado monetario, cuentas por cobrar, inventario, etc. Los activos corrientes normalmente obtienen los códigos de 1000 a 1499, pero nuevamente no hay reglas estrictas para lo mismo. Los activos fijos, por otro lado, obtienen códigos de 1500 a 1999.

Pasivo

Todos los fondos que la empresa posee para las partes externas son pasivos. Hay varios tipos de pasivos, como pasivos corrientes, pasivos no corrientes y más. Por ejemplo, cada organización tiene un pasivo de nómina que rastrea los impuestos deducidos de los cheques de pago de los empleados y los retiene hasta que se pagan al gobierno. Dichos pasivos incluyen impuestos locales, ingresos federales y estatales, y la parte de los impuestos pagados por los empleados, como el Seguro Social y Medicare.

Ingreso

Son los ingresos que la empresa genera de las operaciones diarias, como honorarios profesionales, productos vendidos, gastos reembolsables, etc.

Costo de los bienes vendidos (COGS)

Incluye el costo de la materia prima, los gastos de flete por el transporte de la materia prima al almacén, los gastos de flete por el envío de la mercancía al cliente, etc.

Gastos o gastos generales

Los costos generales o costos fijos son los gastos que la empresa debe pagar aunque no esté produciendo nada, por ejemplo, teléfono, seguros, servicios públicos, etc.

Además de estos, otros tipos de cuentas incluyen Otros gastos, Otros ingresos, etc.

Ejemplo de Numeración de Plan de Cuentas

A continuación se muestra un ejemplo de un plan de cuentas típico. El ejemplo también incluye los rangos de números habituales de cada cabeza.

Cuentas de balance

Activos (1000 – 1999)

Pasivos (2000 – 2999)

Patrimonio del propietario (3000 -3999)

Cuentas de resultados

Ingresos Operativos (4000 – 4999)

Gasto Operativo (5000 – 5999)

Costos o gastos generales (6000 – 6999)

Ingresos y ganancias no operativos (7000 – 7999)

Gastos no operativos y Pérdidas (8000 – 8999)

Rate this post

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *