¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un plan financiero de las entradas y salidas de efectivo esperadas que genera una empresa. Un presupuesto sólido orienta a los administradores de empresas en cuanto a los fondos disponibles y el gasto efectivo de los mismos. Tener una política presupuestaria ajustada es indispensable para cualquier organización que quiera tener éxito. Sin uno, una empresa bien podría estar disparando en la oscuridad. Es lo que establece los límites para cualquier organización. Representa los máximos recursos financieros a su disposición con los que deben alcanzar todos los objetivos empresariales. Veamos el modelo de presupuesto en detalle.
El dicho: «No planear es planear fallar», es muy apropiado aquí. Una empresa con excelentes productos, una administración dinámica o una base de clientes dominante aún puede fallar si no se preocupa por sus márgenes. Sin un presupuesto, una empresa no tiene rumbo. Con una política presupuestaria en la mano, la empresa siempre estará al tanto del efectivo disponible y se salvará de endeudarse. Además, un presupuesto realista contribuye en gran medida a establecer los requisitos financieros a largo plazo de la empresa, lo que le permite prepararse con anticipación para las contingencias.
Plantilla de presupuesto
Un cuadro presupuestario fundamental consiste en una lista de artículos muy básicos. Da una lista de ingresos y gastos presupuestados y los compara con los reales. Las desviaciones en tales cifras no son deseables y deben informarse a la gerencia para que tome medidas correctivas. El gasto excesivo indica negligencia grave y falta de control sobre el gasto. Por otro lado, el gasto insuficiente puede significar que la empresa no está utilizando sus recursos al máximo y, por lo tanto, no puede alcanzar su verdadero potencial.
A continuación se menciona una plantilla de presupuesto sugerente:
| CATEGORÍA | CANTIDAD DE PRESUPUESTO | CANTIDAD REAL | DESVIACIÓN |
| Los ingresos por ventas | |||
| Otros Ingresos | |||
| INGRESOS TOTALES | |||
| GASTOS | |||
| Servicios de contabilidad | |||
| Publicidad | |||
| Impuestos Estimados | |||
| Instalación / Reparación de Equipos | |||
| Interés de la deuda | |||
| Compras de inventario | |||
| Pagos de préstamos | |||
| Nómina de sueldos | |||
| Honorarios profesionales | |||
| Pagos de alquiler/arrendamiento | |||
| Utilidades y Teléfono | |||
| Los gastos del vehículo | |||
| GASTOS TOTALES | |||
| INGRESOS TOTALES MENOS GASTOS TOTALES |
Las cifras presupuestadas derivadas pueden basarse en varios supuestos. La facturación esperada, el crecimiento previsto, la demanda actual y la escala de operaciones son factores que influyen en las cifras presupuestarias. Un enfoque muy simple y eficaz es basarse en el número de años anteriores para llegar a las previsiones del año en curso. En el camino, se realizan algunos ajustes para ajustar los cambios específicos de factores que se han producido en el año en curso.
A continuación se menciona una derivación de un solo elemento de línea:
Compra del año anterior
(+/-) Ajuste por pedidos
(+/-) Ajuste por cambio de precios
(+/-) Ajuste por impuestos aplicables
= Compras Presupuestadas
Tipos de presupuestos
Varios tipos de presupuestos incluyen:
Presupuesto base cero
Como dice el nombre, la presupuestación de base cero comienza desde cero. No toma prestado de ningún presupuesto anterior. Es un presupuesto basado en la gestión. Los únicos factores considerados son la visión y las prioridades del liderazgo. Los objetivos se establecen de nuevo para cada nuevo año y los presupuestos se construyen en consecuencia. Representa una forma de presupuestación muy dinámica y acelerada. Sin embargo, puede ser un proceso lento comenzar desde cero cada año. Además, debido a las nuevas revisiones cada año, los departamentos siempre tienen dudas sobre los fondos que se les pueden asignar. Esto puede afectar su productividad y consistencia.
Presupuesto estático
Un presupuesto estático es aquel que permanece fijo durante todo el período de que se trate, independientemente del nivel de actividad. Las cifras anticipadas de gastos no cambian con el cambio en el nivel de ventas. Por ejemplo, si una empresa establece sus gastos de comisión en $300,000. Después de eso, la comisión presupuestada para el año seguirá siendo de $300,00 independientemente de si las ventas ascienden a $2 millones, $5 millones o $10 millones. Obviamente, los resultados reales variarán ampliamente debido a la falta de un enfoque totalmente acomodaticio. Un presupuesto estático es ideal para empresas con ventas predecibles, como empresas de servicios públicos y PSU.
Presupuesto flexible
Totalmente opuesto a los presupuestos estáticos, un presupuesto flexible está diseñado para mostrar el presupuesto previsto en varios niveles de actividad. Ciertos gastos en función directa de las ventas se expresan como un porcentaje de las mismas. La comisión de ventas, el empaque y el material son ejemplos de lo mismo. Luego están los gastos fijos que se mantienen constantes independientemente del nivel de actividad. Están codificados en el presupuesto y no cambian. Los ejemplos incluyen alquileres de arrendamiento, tarifas de licencia y salarios, entre otros.
A continuación se muestra un ejemplo de un presupuesto flexible en diferentes niveles de actividad:
| Nivel de Actividad | 50% | 75% | 100% | |
| Ventas (A) | $7,50,000 | $11,25,000 | $15,00,000 | |
| Gastos variables | ||||
| Material | 15% | $1,12,500 | $1,68,750 | $2,25,000 |
| Mano de obra | 10% | $75,000 | $1,12,500 | $1,50,000 |
| Energía y combustible | 12% | $90,000 | $1,35,000 | $1,80,000 |
| Comisión | 5% | $37,500 | $56,250 | $75,000 |
| Gastos Variables Totales (B) | $3,15,000 | $4,72,500 | $6,30,000 | |
| Gastos fijos | ||||
| Alquilar | $1,50,000 | $1,50,000 | $1,50,000 | |
| Derechos de licencia | $37,500 | $37,500 | $37,500 | |
| Gastos Fijos Totales (C ) | $1,87,500 | $1,87,500 | $1,87,500 | |
| Superávit presupuestado | $2,47,500 | $4,65,000 | $6,82,500 |
Presupuesto móvil
Un presupuesto móvil, también llamado presupuesto continuo, es una forma de redacción de presupuesto en curso. Implica extender el presupuesto existente para seguir agregando nuevas capas. Tan pronto como concluye un período de informe, el presupuesto para el próximo período debe prepararse inmediatamente y agregarse al existente. De esta forma, la empresa siempre cuenta con un presupuesto que se extiende en un horizonte de 12 meses. Por ejemplo, una empresa tiene un período de informe que se extiende de enero a diciembre. Ahora, cuando vence el presupuesto de enero, la empresa debe preparar y adjuntar un pronóstico de presupuesto para el mes de enero del próximo año. De esta manera, se asienta sobre un presupuesto de 12 meses que se extiende de febrero a enero.
Análisis de variación del presupuesto
Un presupuesto es solo una estimación basada en una serie de suposiciones. Su objetivo principal es proporcionar un número aproximado. Luego, la gerencia se esfuerza por operar dentro de esos límites. Las desviaciones en los resultados reales son inevitables. Por lo tanto, es necesario rastrearlos. El análisis de variaciones y la conciliación de las cifras reales y presupuestadas son necesarios para cerrar la brecha en las operaciones. Los resultados de dicho estudio de variación brindan información valiosa sobre los aspectos operativos, y así descubren áreas de mejora.
Veamos algunos tipos de variaciones:
Variación de costo de material
Mide el impacto en el costo total de materiales debido a la diferencia en la cantidad real y el costo de los materiales consumidos.
= Costo estándar – Costo real
=(SQ*SP)-(AQ*AP)
Variación del costo de mano de obra
Mide el impacto en el costo total de mano de obra causado por cambios en la combinación de mano de obra, salarios y horas reales del presupuesto.
= Costo estándar – Costo real
=(SH*SR)-(AH*AR)
Variación de precio de venta
Mide el impacto en los ingresos causado por el precio de venta real que difiere del precio de venta presupuestado. Se mide ajustando los precios y refiriéndose a la cantidad real vendida.
=Ventas reales-Ventas presupuestadas
=(AP*AQ)-(BP*AQ)
El siguiente ejemplo proporciona una breve comprensión de los conceptos del análisis de varianza:
| Material | Mano de obra | ||||||||
| cuadrado (kg) | SR ($) | AQ(kg) | AR ($) | SH(horas) | SR ($ por hora) | AH (horas) | AR ($ por hora) | ||
| UN | 500 | 2 | 550 | 2.5 | Experto | 200 | 3 | 210 | 3.2 |
| B | 750 | 3 | 740 | 4 | No capacitado | 100 | 1.5 | 120 | 1.5 |
Variación de costo de material
A: (500*2) – (550*2.5) = $375 (Adverso)
B: (750*3) – (740*4) = $710 (Adverso)
Total = $1085 (Adverso)
Variación del costo de mano de obra
Hábil: (200*3) – (210*3.2) = $72 (Adverso)
No calificado: (100*1.5) – (120*1.5) = $30 (Adverso)
Total = $102 (Adverso)
Presupuesto Vs Pronóstico
La presupuestación y la previsión son términos que a menudo se utilizan simultáneamente. Sin embargo, no son intercambiables. Existen claras diferencias entre los dos, discutidas a continuación:
- Un presupuesto es un plan financiero que enfatiza las restricciones monetarias que debe cumplir una organización. Un pronóstico es una perspectiva futurista de variables importantes como las ventas, las ganancias y los hábitos de consumo.
- Un presupuesto se basa en la escala de operaciones existente de la empresa y toma prestado de las cifras reales del año anterior. Un pronóstico es la anticipación de patrones pronosticados basados en varias tendencias e investigaciones de correlación.
- Un presupuesto es una declaración a largo plazo que generalmente implica actualizaciones anuales. Las previsiones financieras son dinámicas y activas. Por lo tanto, las revisiones periódicas son importantes para mantener su autenticidad.
La conciliación y coordinación efectiva de las cifras de presupuestación y previsión juegan un papel fundamental. Asegura que la empresa se ha fijado un objetivo adecuado en términos de presupuesto. Y los resultados de la previsión garantizan a la dirección que orientará los esfuerzos de la empresa en la dirección correcta.
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