Estimar el costo es una de las cosas más difíciles de hacer, pero también es una parte esencial. En ausencia de una estimación de costos, sería un desafío elaborar un plan comercial, preparar presupuestos y tomar otras decisiones comerciales cruciales. Para comodidad de los administradores de costos, existen varios métodos de estimación de costos.

Un administrador de costos puede usar uno o más de estos métodos para estimar los costos. El método que utilice un gerente dependerá de la cantidad de información disponible, en términos de cronograma, alcance y recursos. Además, la técnica brinda los detalles de costos relevantes importantes para las decisiones presupuestarias y de gestión. Los expertos recomiendan utilizar más de un método, ya que garantiza la precisión de las estimaciones.

Métodos de estimación de costos

Los siguientes son los métodos de estimación de costos más comunes y populares:

Método de juicio de expertos

Una empresa debe consultar a personas o grupos que sean expertos en el campo en el que opera la empresa o en el que se enfoca el proyecto. El juicio de expertos, junto con los datos históricos, ayuda mucho en la estimación de costos. Una empresa también puede usar la opinión de expertos para decidir si usar o no más de un método de estimación de costos y, en caso afirmativo, cuáles.

Método de estimación análogo

Bajo este método, el gerente usa la información de costos de otros proyectos similares para estimar el costo del proyecto actual. El gerente considera parámetros como la duración, el tamaño, el alcance, el presupuesto y más proyectos similares para estimar el costo. Este método es simple y no cuesta mucho en términos de tiempo y dinero. Se puede aplicar este método para estimar el costo del proyecto completo o de alguna parte.

Método de estimación paramétrica

Este método depende de los datos. Este método requiere el uso de regresión u otras técnicas estadísticas para estimar el costo. Usualmente, aquí el enfoque es estimar el costo de un elemento de costo dado por las relaciones establecidas con sus variables independientes. Estas relaciones se expresan en forma de ecuaciones matemáticas. Es uno de los métodos más precisos para estimar el costo. Uno puede optar por este método si tiene algunos datos comparables y tiempo para hacer las estimaciones.

Estimación ascendente

Bajo este método, comenzamos a estimar los costos desde el nivel más bajo y luego subimos a un nivel más alto. Este método de estimación de costos es muy preciso ya que el trabajo de estimación comienza desde el nivel granular. Sin embargo, consume demasiado tiempo.

Método de estimación del escenario de tres puntos

Este método ayuda a tener en cuenta la estimación de la incertidumbre y el riesgo. Para esto, hace uso de tres estimaciones para llegar a un rango del costo. Los tres pronósticos que utiliza son:

Lo más probable (M): según esto, la estimación de costos se basa en esfuerzos prácticos.

Optimista (O): bajo esto, las estimaciones se basan en el mejor de los casos.

Pesimista (P): en este caso, las estimaciones se basan en el peor de los casos.

Con base en el rango de valores de las tres estimaciones anteriores, calculamos el costo esperado, cE, utilizando una fórmula. Dos fórmulas populares son la distribución triangular E = (O+M+P)/3 y la distribución beta E = (O+4M+P)/6.

Método del sistema de información de gestión de proyectos

En este método, usamos el software para generar estimaciones de costos. Dicho software puede ayudar a planificar, organizar y administrar grupos de recursos para estimar los costos. Según la capacidad del software, se pueden usar datos como la disponibilidad de recursos, las tasas de recursos y obtener una estimación de costos más precisa. Los gerentes optan por este método cuando dicho software está disponible y quieren facilitar los cálculos complejos.

Método de Toma de Decisiones o Método de Toma de Decisiones en Grupo

Las personas que trabajan en el proyecto se reúnen para brindar aportes que ayuden a estimar el costo. La participación de diversas personas ayuda a determinar el costo con mayor precisión. Además, también ayuda a desarrollar un sentido de compromiso y propiedad ya que las personas se sienten responsables de completar el proyecto dentro de la estimación que ayudaron a estimar.

Estimación de ingeniería

Bajo esto, desglosamos el sistema de costo total en componentes de nivel inferior. Luego, para cada elemento, el gerente estima el costo de mano de obra directa, material directo y otros costos. El uso de este método requiere un conocimiento profundo de los componentes del sistema, sus características y su interrelación.

Análisis de Reservas

A pesar de las mejores estimaciones, siempre hay cierta incertidumbre o variación entre lo real y las estimaciones. Para hacer frente a la posibilidad, uno necesita poner algunos fondos como reserva de contingencia. Dichas reservas se suman a la línea de base de costos, y un administrador puede aumentar o disminuir dichas reservas a medida que el proyecto se acerca a su finalización. Además de la reserva para contingencias, un plan también puede tener una reserva de gestión. Tal reserva no se suma a la línea de base de costos.

Mantener reservas es muy importante; ayudan a la empresa a enfrentar eventos inciertos e inesperados. El administrador tiene el poder de utilizar la reserva para imprevistos, pero para utilizar la reserva de gestión, el administrador necesita la aprobación de las máximas autoridades.

Costo de la Calidad

Bajo este método, se hacen suposiciones sobre la calidad para estimar el costo. Generalmente, hay dos tipos de costos para asegurar la calidad. Uno es el costo de la conformidad y el otro es el costo de la no conformidad. El costo del cumplimiento es el presupuesto de prevención y evaluación. Una empresa puede necesitar el costo de conformidad en caso de fallas internas y externas. Así, el costo del método de la Calidad implica estimar el costo de los gastos de conformidad y no conformidad. Los gerentes generalmente usan este método cuando el enfoque está en la calidad.

Análisis de ofertas de proveedores

En caso de que la información disponible no sea mucha, el gerente puede usar las ofertas de los proveedores para decidir el costo. Los valores de las ofertas pueden ser diferentes, pero el promedio de las propuestas le dará al gerente una idea de cuánto debería ser el costo. Los gerentes optan por este método cuando no tienen mucha información o datos.

Ultimas palabras

Un gerente puede optar por aplicar estos métodos de estimación de costos juntos o en combinación. Depende de la naturaleza del proyecto y la cantidad de datos disponibles. Además, un gerente debe recordar que la estimación de costos por lo general nunca es un número único, preferiblemente un rango. Cualquiera que sea el método preferido; en última instancia, debe proporcionar los datos y resultados deseados para una rápida toma de decisiones y seguimiento.

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