Para cualquier negocio con empleados, el informe de gastos es una parte importante de su proceso contable. Le ahorra tiempo y esfuerzo a la empresa y facilita que tanto el departamento de contabilidad como los empleados hagan su trabajo.

Es un documento o formulario que llenan los empleados de una organización. Aquí, el propósito es registrar y recibir reembolsos por los gastos comerciales incurridos. Estos se utilizan comúnmente para registrar los gastos de viaje de los empleados y otros gastos diversos. Algunos gastos comunes incluyen:

  1. Hoteles, trenes, vuelos y otros gastos de transporte.
  2. Tomando clientes habituales para las comidas en un restaurante.
  3. Regalos para empleados, clientes o proveedores.
  4. Compra de material y material de oficina.

Alguna prueba del gasto debe acompañar un informe de gastos. Los empleados generalmente deben adjuntar recibos (pruebas) con el informe si el monto del gasto excede un monto mínimo determinado. El empleador (generalmente el departamento de contabilidad) luego recopila todos los informes de gastos presentados por los empleados. Luego los examina para verificar su validez y precisión y paga a los empleados las cantidades solicitadas.

Usos de los informes de gastos en una empresa

Algunos empleadores usan esto para equilibrar los informes de gastos con los adelantos otorgados a los empleados para cubrir dichos gastos de rutina. Por ejemplo, un empleador puede dar a sus empleados una pequeña cantidad todos los meses para cubrir los gastos comerciales de rutina. Luego puede pedir a los empleados que preparen un informe de gastos todos los meses para dar cuenta del anticipo de dinero entregado.

Algunas empresas también usan informes de gastos para hacer coincidir los gastos presupuestados con los gastos reales. Para este uso, los patrones solicitan a todas las unidades por departamentos que preparen un informe de gastos de todos los gastos que se producen en el negocio. Luego, los empleadores comparan el informe de gastos con sus expectativas y descubren la causa de la discrepancia. El objetivo aquí es controlar los gastos de los diferentes departamentos averiguando a dónde va el dinero de cada departamento.

Contenido de un informe de gastos

Aunque los formatos variarán en diferentes negocios, algunos de los elementos comunes son:

  1. La fecha en que se incurrió en el gasto.
  2. Importe del gasto.
  3. La naturaleza del gasto (gastos de viaje, gastos de flete, gastos de limpieza, etc.)
  4. Un subtotal de cada tipo de gasto.
  5. Una resta de cualquier anticipo previo dado al empleado para tales gastos.
  6. El total general del monto del reembolso.

Plantilla de Excel para informe de gastos


Plantilla de informe de gastosDescargar

Pautas de reembolso en un informe de gastos

Los gastos en un informe de gastos deben cumplir con ciertas reglas. Las pautas de reembolso establecen qué gastos se reembolsarán y cuáles no. Posiblemente no puede enumerar todos los gastos y todas las condiciones de su política de reembolso. Pero, puede trazar algunas pautas importantes que cubrirán la mayoría de los casos. Estas pautas pueden ser:

  1. En caso de una comida en un restaurante, deben estar presentes los nombres de los comensales y el motivo de la comida.
  2. Para reclamar el reembolso de una noche en un hotel, el hotel debe estar ubicado, digamos, a más de 30 millas de distancia de la oficina de la empresa o debe estar a más de una hora y media en automóvil de la casa del empleado.
  3. Los “obsequios empresariales” deben ser de una cantidad razonable y el motivo debe ser claro.

Además de las condiciones anteriores, los empleadores son libres de definir sus propias condiciones para que las sigan los empleados.

Aprobaciones previas

Para gastos mayores, algunos empleadores requieren que los empleados obtengan aprobación antes de realizar la compra. De esa manera, los empleadores pueden controlar los reembolsos y asegurarse de que los empleados no gasten de más. Por ejemplo, un empleado puede tener que obtener la aprobación para reservar un billete de avión para un viaje de negocios. Luego, los empleados adjuntan las aprobaciones con el informe de gastos mientras solicitan el reembolso.

Continuar leyendo – ¿Qué es el gasto? para más.

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