Funcion Administrativa ¿Que son las funciones administrativas?

Que son las funciones administrativas, definición de una función administrativa

Las funciones administrativas comprenden partes vitales dentro de la estructura de una organización, la cual ayuda a que una organización pueda administrar sus recursos y personal de una forma mas eficiente. Donde la planificación, el presupuesto y la organización son las partes fundamentales de la administración de cualquier empresa, por lo que la falta de calidad puede ser muy perjudicial para la organización.

Teoría de la gestión administrativa de Fayol

A través de su gran experiencia, Fayol brindo 14 principio de administración para ayudar a los gerentes a tener un enfoque mas científico dentro de la administración. Su teoría esta basada en como la gerencia tiene que interactuar con todos sus empleados. La teoría de Fayol atribuyo un marco amplio y analítico sobre el proceso de administración, superando el inconveniente de la teoría de administración de Taylor.

Henry Fayol fue un ingeniero de minas nacido en Francia (1841 – 1925), director administrativo e industrial, el cual fue conocido por su gran contribución a la ciencia de la administración en su trabajo (Administration Industrielle et Generale) en el año 1916 dC. Dicho libro luego fue traducido como «General y Gestión Industrial» en el año 1929 dC.

La teoría de Fayol todavía se aplica y es muy confiable, utilizada generalmente en la gestión del personal dentro de cualquier empresa. La gestión administrativa de Fayol se puede comprender con las siguientes secciones:

Función / Elementos De Gestión

Según la teoría administrativa de gestión, los cinco elementos principales de la gestión son:

Planificación: la planificación se utiliza para poder pronosticar el futuro, para hacer un plan de acción estructural y para poder determinar metas y objetivos de la acción. Fayol siempre considero que la planificación es la función mas esencial.

Organizar: la organización ayuda a crear una estructura organizativa, reuniendo los recursos humanos y no humanos para poder trabajar juntos.

Mandato: es el proceso de dar ordenes y dirección a los subordinados.

Coordinación: existen muchas divisiones dentro de una organización, por lo que coordinar es un proceso que lleva todas las acciones de todas las divisiones y departamentos, integrando los esfuerzos para que se puedan cumplir con los objetivos de la empresa.

Control: controlar significa poder comparar el desempeño real de la empresa con el desempeño que se deseaba y de esa forma verificar si se necesita realizar una mejora y si se descubre una desviación, poder aplicar los cambios necesarios para mejorar.

División de Actividades Industriales

Fayol observo a las organizaciones desde otro punto de vista, identificando seis de las actividades mas importantes en donde se pueden dividir las actividades industriales:

Actividades técnicas: dicha actividad se relaciona con la fabricación o con la producción de bienes y servicios.

Actividades comerciales: esta actividad se enfoca en las ventas, en las compras y en la distribución de bienes y servicios.

Actividades financieras: se relaciona con la creación del capital necesario y con el uso optimo para el crecimiento y el desarrollo.

Actividades contables: se relaciona con el registro de transacciones y con la preparación de los estados financieros.

Actividades de gestión: es considerada con elementos de gestión como es la planificación, mando, organización, coordinación y control.

Actividades de seguridad: se relaciona con la protección de bienes y de personas dentro de una organización al brindar condiciones de trabajo que sean seguras, pólizas de seguros, etc.

Habilidades Gerenciales y Cualidades

Fayol se ha enfocado en el papel que tiene el gerente. El afirma que no cualquier tipo de persona puede ser gerente, un gerente tiene que tener habilidades y cualidades para poder administrar a las personas y a los recursos de una organización. Las habilidades directivas son:

Cualidades físicas: hace referencia a la buena salud, vestimenta y a la apariencia bien mantenida, y también a un alto nivel energético.

Cualidades mentales: para ser un buen administrador, se tiene que tener calidad a la hora de aprender y comprender, juzgar y adaptarse a los diferentes problemas y también deben tener energía mental para poder concentrarse.

Cualidades educativas: para poder ser un gerente mas solido, se requiere tener una buena comprensión sobre los temas del funcionamiento de una organización.

Cualidades morales: para poder convertirse en un buen administrador, se tiene que tener altos niveles de energía, voluntad para asumir las responsabilidades, ser leal a las acciones, tacto y sentimiento.

Cualidades técnicas: para esto es necesario tener algunos conocimientos técnicos sobre cuales son los procedimientos para llevar acabo las acciones de una organización.

Experiencia: la experiencia es algo que viene con los años de practica. Por lo cual, un buen gerente requiere de años de experiencia para poder trabajar sin problemas.

Principios de Gestión Administrativa

Los 14 principios de gestión que dio a conocer Fayol están centrados principalmente en las cinco funciones de gestión de una empresa. Siendo las pautas básicas para la gestión de la organización en su conjunto.

Si bien los principios no fueron creados sobre la base de experimentos, fueron creados por la experiencia de Fayol. Estos principios son universales, por lo que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización en cualquier parte del mundo.

Según Fayol estos principios no son rígidos, sino que son flexibles, por lo que deben utilizarse dependiendo de la necesidad. Por lo cual, depende principalmente del gerente sobre como utilizan lo anterior para poder adaptarse a la organización y para poder administrar de una forma mas efectiva y eficiente.

Funciones Administrativas: Los 14 principios rectores de Henry Fayol

Iniciativa: es el nivel de libertad que debe brindar una organización a sus empleados para poder llevar a cabo sus planes, sin llegar a forzarlos. Esto se relaciona con la generación de interés y de voluntad en los empleados, motivandolos.

Equidad: esto implica que todo el personal de una empresa tiene que se tratado por igual. No tiene que haber sesgos y tiene que haber un ambiente de justicia y de bondad.

Cadena escalar: tiene que haber una cadena superior, donde se comience por el nivel superior de administración hasta el nivel inferior de administración basándose en el nivel de jerarquía. El jefe de una organización es el que se encuentra en la parte superior de la cadena. La comunicación siempre tiene que fluir desde arriba hacia abajo mediante esta cadena de autoridad. Aunque, no hay reglas estrictas sobre el proceso de comunicación.

Remuneración del personal: tiene que existir una remuneración monetaria y no monetaria para los empleados de la empresa (dependiendo de su desempeño). Fayol se enfoca mas en la remuneración no monetaria, debido a que se crea un vinculo mas fuerte entre el empleado y la organización. Por lo que la remuneración tiene que ser justa, razonable y satisfactoria.

Unidad de dirección: teniendo en cuenta este principio, tiene que existir solo un gerente bajo el plan y guía, donde los grupos tienen que tener las mismas metas y los mismos objetivos para poder avanzar. Este principio sugiere que en una sección, la división solo tiene que recibir instrucciones de un jefe. Esto ayudara a coordinar las actividades del grupo para poder lograr un solo objetivo.

Disciplina: un empleado tiene que ser respetuoso y obediente con las autoridades, y con las reglas de la empresa. Las reglas claras, el sistema de recompensa, el castigo, etc. son formas de poder mantener la disciplina dentro de la empresa. Aunque esto dependerá de la necesidad y de las políticas de la empresa sobre como mantener la disciplina.

División del trabajo: esto implica que la acción general de la administración tiene que ser dividida en un trabajo compacto, donde a los empleados se les tiene que asignar algunos trabajos donde puedan mostrar su interés y sus habilidades. Es un principio que ayuda a la especialización y ayuda a que los trabajadores sean mucho mas efectivos y eficientes.

Autoridad y responsabilidad: la autoridad es el derecho de poder dar el mando y tomar decisiones. La responsabilidad es la obligación que tiene un empleado para realizar una tarea designada y de ser responsable ante su supervisor. Tiene que haber un equilibrio entre la responsabilidad y la autoridad. Un empleado tiene que recibir la cantidad de autoridad requerida para poder realzar su responsabilidad. Las autoridades sin responsabilidades conducirá a un desperdicio de posición y a la falta de poder.

Unidad de mando: un empleado tiene que recibir ordenes de un solo supervisor. El empleado tiene que ser responsable solamente ante su supervisor. No tiene que haber ningún otro supervisor para guiar al empleado. Esto ayuda a que no exista confusiones y hará que el empleado sea mas leal a la actividad.

Subordinación del interés individual al interés general: Existen dos tipos de intereses, uno es el interés organizacional y el otro el interés de los individuos. Por lo que este principio sugiere que tiene que existir armonía entre los dos intereses. Se tiene que dar mas prioridad a los intereses organizativo, debido a que hacer el bien para la empresa traerá muchas recompensas para los empleados.

Centralización: implica que la autoridad mas alta tiene que estar enfocado para la administración de nivel superior. Tiene que existir una delegación de poder en el subordinado, pero el poder para poder tomar las decisiones mas importantes en la empresa tiene que permanecer en la administración de alto nivel.

Orden: aquí se establece que cada mano de obra y cada material tiene que tener un lugar adecuado en la empresa. El hombre ideal para el trabajo correcto es muy importante para el funcionamiento de una empresa.

Estabilidad de la tenencia: cualquier empleado puede trabajar al 100% por cien, si tiene un trabajo seguro. Por lo cual, un empleado tiene que contar con una seguridad laboral que lo ayude a ser mas eficiente. Esto también ayudara a la organización, debido a que reduce la rotación laboral y también los costos de reclutamiento y la capacitación de nuevos empleados.

Esprit de Corps: un principio que implica que «la unión es la fuerza» y el espíritu del equipo. Por lo cual, la organización tiene que poder integrar todas sus acciones hacia un solo objetivo y una meta. Si la acción no se unifica, no se podrá lograr los objetivos deseados. Por lo tanto, tiene que haber una contribución unificada del equipo en cooperación y en armónica que siempre sea mayor que las actuaciones de forma individual.