Solo las empresas que estén registradas para el IVA deben emitir facturas con IVA, y solo es obligatorio hacerlo si su cliente también está registrado para el IVA.
Las empresas que no están registradas para el IVA nunca deben cobrar impuestos sobre las ventas y siempre deben emitir facturas estándar en lugar de facturas con IVA.
Requisitos de la factura con IVA
Para que una factura con IVA se considere legal, completa y conforme, debe contener algunos datos clave.
Los requisitos de la factura con IVA de HMRC establecen que una factura con IVA completa debe incluir:
- Un número de factura secuencial único
- Su nombre comercial
- Tu dirección registrada
- Tu número de IVA
- Una fecha de emisión
- Una fecha de suministro
- El nombre y la dirección de su cliente.
- Una descripción de los bienes o servicios prestados.
- El precio por artículo (sin incluir IVA)
- La tasa de IVA cobrada por artículo.
- La cantidad de cada artículo
- Cualquier descuento aplicado a cada artículo
- El monto total adeudado (sin incluir el IVA)
- El monto total de IVA adeudado.
Facturas con IVA modificadas y simplificadas
Si debe emitir una factura con IVA, generalmente deberá emitir una factura con IVA completo. Pero para determinadas transacciones, puede emitir una factura con IVA simplificada o modificada en lugar de una factura con IVA completo.
Las facturas con IVA modificadas y simplificadas suelen ser emitidas por minoristas. Dado que los minoristas venden principalmente directamente a los consumidores, normalmente no necesitan emitir facturas con IVA. Sin embargo, si un cliente solicita una factura, los minoristas pueden emitir facturas modificadas o simplificadas, según el valor de la transacción.
Factura con IVA modificado
Los minoristas emiten facturas con IVA modificado para ventas de £ 250 o más.
Las facturas con IVA modificado deben cumplir con todos los requisitos de facturación con IVA de HMRC, y la única diferencia principal entre una factura con IVA modificada y una factura con IVA completo es que una factura con IVA modificada debe mostrar el monto total adeudado, incluido el IVA, así como el precio neto y monto del impuesto adeudado.
Factura con IVA simplificada
Ya sea que dirija un negocio minorista u otro tipo de empresa, puede emitir una factura con IVA simplificada en lugar de una factura con IVA completo si el valor total de su factura es inferior a £ 250 (IVA incluido).
A diferencia de una factura con IVA completo, una factura con IVA simplificada no incluye una fecha ni detalles sobre su cliente. Una factura con IVA simplificada tampoco necesita incluir un desglose detallado de los precios; en su lugar, solo necesita mostrar las tasas de IVA cobradas y el monto total adeudado, incluido el IVA.
¿Cuándo debo emitir una factura con IVA?
Si vende bienes o servicios sujetos a impuestos a empresas registradas con IVA, tiene la obligación de proporcionar una factura con IVA en lugar de una factura estándar. Los bienes y servicios sujetos a impuestos pueden gravarse al tipo estándar del 20%, al tipo reducido del 5% o al tipo del 0%.
También debe emitir una factura con IVA si vende una combinación de productos sujetos a impuestos y exentos de IVA.
No tiene la obligación de emitir una factura con IVA si:
- Su venta solo incluye bienes o servicios exentos de IVA
- Regalas productos como regalo
- Su cliente tiene un acuerdo de autofacturación
- Su cliente no está registrado para el IVA.
Ejemplos de cuándo emitir una factura con IVA
Realiza una venta que contiene dos tipos diferentes de bienes. Uno de sus productos está gravado al 20% y el otro al 5%. Usted hacerlo tienen la obligación de emitir una factura con IVA.
Proporcionas dos servicios diferentes. Uno de los servicios está gravado al 20% y el otro servicio está exento de IVA. Usted hacerlo tienen la obligación de emitir una factura con IVA.
Vendes un servicio que está exento de IVA. Usted no tiene la obligación de expedir una factura con IVA, y se puede emitir una factura estándar en su lugar.
Mantenimiento de registros de facturas con IVA
Como empresa registrada con IVA, debe mantener registros de sus facturas con IVA durante un mínimo de seis años (o diez años si utiliza el servicio VAT MOSS).
HMRC puede verificar estos registros para confirmar que ha estado cobrando y pagando la cantidad correcta de IVA, por lo que deben ser completos, precisos y legibles.
Puede elegir entre mantener registros físicos en papel de sus facturas con IVA o utilizar un software en línea para mantener registros electrónicos.
¿De qué necesito mantener un registro?
Debe asegurarse de guardar copias de todas las facturas con IVA que emita (incluso si estas facturas se cancelan o se emiten por error).
También debe guardar copias de las facturas con IVA para cualquier compra que realice. Si una factura de compra se pierde o se daña, debe pedirle a su proveedor que le envíe una copia, que debe marcarse con la palabra «duplicado».
Si utiliza Making Tax Digital para el IVA, también debe mantener un registro digital de cualquier información que pueda necesitar utilizar cuando complete su declaración de IVA. Existen reglas específicas para el mantenimiento de registros digitales como parte de MTD que pueden diferir ligeramente de las reglas sobre el mantenimiento de registros para facturas con IVA.
Factura con IVA frente a factura estándar
En muchos sentidos, las facturas con IVA son extremadamente similares a las facturas estándar. Ambos confirman los detalles de una venta y ambos son documentos legales.
Sin embargo, existen algunas diferencias entre las facturas con IVA y las facturas estándar. Por ejemplo, mientras que las facturas con IVA deben contener información sobre el impuesto sobre las ventas, las facturas estándar no. Otra distinción clara entre las facturas con IVA y las facturas estándar es que solo las empresas registradas con IVA deben emitir facturas con IVA, y las empresas que no se han registrado para el IVA siempre deben emitir facturas estándar.
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