Estimación de costos en la gestión de proyectos
La estimación de costos es el proceso de pronosticar el costo de finalización de un proyecto, tarea u operación. Considera todos los factores relacionados con los recursos disponibles en la medida de la entrega de resultados requerida. La pregunta por una estimación de costos surge de la necesidad fundamental de minimizar todas las variaciones y riesgos en la etapa de ejecución. Por supuesto, como sugiere el nombre, el resultado de la actividad de estimación de costos será solo una estimación. Sin embargo, da una imagen casi aproximada del costo real con un margen de error de más o menos.
Ya sea que se construya un edificio o se lance un nuevo software, cada proyecto implica un costo. Y como siempre es el caso, los recursos – monetarios, de capital o humanos son limitados. Por lo tanto, a un gerente de proyecto prudente siempre le gustaría tener un plan de gastos antes de pasar directamente a la ejecución. La estimación de costos es como una brújula que guía a los gerentes de proyectos en la dirección correcta. Es una herramienta de toma de decisiones que permite a los gerentes decidir en qué gastos incurrir y cuáles descartar.
Pasos en la estimación de costos
Conoce al Cliente
Un ejercicio de estimación de costos siempre debe tener en cuenta al usuario final durante la elaboración. ¿Quién va a ser el usuario final de esta estimación de costos? Un proyecto para un cliente tendrá un aspecto muy diferente al de un proyecto interno. De manera similar, un proyecto para una corporación privada puede tener que definirse de manera muy diferente a la de una empresa del gobierno. También vale la pena hacer un balance de todas las limitaciones o beneficios que vienen con un cliente. Por ejemplo, una empresa pública tendrá la capacidad de obtener materiales a precios mucho más baratos que las empresas privadas. Este importante ahorro de costos debe, por lo tanto, reflejarse en la estimación de costos.
trabajar con un presupuesto
La estimación de costos prudente no puede manifestarse de la nada. Aunque es una estimación, debe basarse en ciertas reglas básicas y estar sujeto a limitaciones. Por eso, siempre es bueno estar al tanto del presupuesto y la capacidad de gasto del cliente. Trabajar dentro de las limitaciones monetarias también pinta una imagen realista, y el cliente no termina anticipando un Mercedes por el valor de un Ford Fiesta.
Desglose de su enfoque
Después de familiarizarse con el proyecto, sería conveniente asignar el presupuesto consolidado a varias actividades y procesos que componen el proyecto. Identifique las áreas de tareas específicas y asigne horas-hombre a cada una para determinar el nivel de experiencia del personal requerido. Subcontrate partes de proyectos que no se especializan en consultores y determine el nivel de tecnología requerido. Todo esto mejora la rentabilidad.
Tener una sala de maniobras
Finalmente, una estimación, por exhaustiva que sea, no puede ser estanca. Un administrador de costos debe dejar espacio para contingencias y asegurarse de que el cliente tenga algo de efectivo adicional para depositar. Además, los componentes que forman una estimación de costos son en sí mismos vulnerables a las variaciones. Por ejemplo, los precios de los materiales pueden fluctuar, la tecnología puede quedar obsoleta de la noche a la mañana, la etapa de ejecución puede requerir más mano de obra de la estimada, etc. Un análisis de sensibilidad del proyecto a los diversos dependientes involucrados ayuda a determinar el alcance del impacto que cada uno tendrá el proyecto. En consecuencia, el administrador de costos puede tener en cuenta lo mismo en su estimación.
Métodos de Estimación de Costos, Técnicas o sus Tipos
Hay varias técnicas de estimación de costos que prevalecen en la gestión de proyectos. A continuación se muestra la lista de algunos de los más importantes. A continuación se da una explicación de cada uno de estos métodos de estimación de costos. Puede aplicar cualquiera de los tipos de métodos de estimación de costos más adecuados para su organización.
Estimación de costos de arriba hacia abajo
Esta es la forma más rápida y rudimentaria de estimación de costos. Como sugiere el nombre, el gerente de proyecto trabaja desde arriba con los límites presupuestarios establecidos. Esto luego se desglosa para asignar horas o costos a varias partes del proyecto. Por supuesto, esta técnica está sujeta a la limitación inherente de suponer que el presupuesto establecido será suficiente en la etapa de ejecución. Sin embargo, resulta útil al proporcionar estimaciones rápidas con márgenes aproximados para el cliente o la gerencia.
Estimación de costos análoga
Una estimación de costos análoga se basa en datos de proyectos anteriores similares o empresas similares del competidor o equipos laterales en la organización. Es un método sencillo de cálculo en el que una estimación del costo del proyecto está respaldada por proyectos similares reales ya ejecutados. No hace falta decir que las especificaciones del proyecto y la escala de operaciones se contabilizan con los ajustes pertinentes. La eficacia de este método depende de la precisión de los puntos de referencia. Por lo tanto, la información interna puede ser más confiable que la de los competidores o de dominio público.
Estimación de costos paramétricos
La estimación paramétrica no es más que un giro sofisticado en la estimación análoga. Una estimación análoga utiliza datos históricos y comparables de proyectos similares. Una estimación paramétrica agrega una capa de información relevante adicional para llegar a la estimación más cercana. Es más probable que los datos reales se adhieran a esta estimación. Este método requiere conjuntos de datos y competencia en el uso de técnicas estadísticas pesadas. El uso de múltiples variables asegura descartar los extremos finales para presentar una imagen casi perfecta.
Estimación de costos de tres puntos
Una estimación de tres puntos es como realizar un análisis de escenario. La idea básica es ofrecer al cliente una imagen bien ajustada del desembolso previsto: los mejores y peores escenarios capturados en él. Hay múltiples formas de abordar lo mismo. Por ejemplo, se calcula un promedio de costos mediante tres métodos diferentes o una estimación promedio ponderada para indicar el resultado más probable. En consecuencia, un proyecto se factura según el modelo clásico de análisis de escenarios del peor de los casos, el más probable y el mejor de los casos. Permitiendo así ofrecer un presupuesto fiable al cliente.
Además, visite Términos de costos para obtener un vistazo rápido a los conceptos básicos de costos.
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