Estado de cuenta: ¿Qué es un estado de cuenta?

Un estado de cuenta, también conocido como estado de cuenta o estado de cuenta del cliente, es un documento que describe las transacciones entre un comprador y un vendedor.

Los extractos de cuenta pueden servir para algunos propósitos diferentes. Al enumerar cada transacción entre una empresa y un cliente, se puede usar un estado de cuenta para:

• Calcular el saldo pendiente de la cuenta
• Recuerde a un cliente que liquide el saldo de su cuenta
• Evite disputas con los clientes.

No es común usar un estado de cuenta para recordarle a un cliente que pague una sola factura vencida. En su lugar, debe enviar una carta de recordatorio.

¿Cuándo enviaría un estado de cuenta?

Es posible que algunas empresas nunca envíen extractos de cuenta a sus clientes, incluso si se utilizan internamente para obtener una descripción general de la actividad de los clientes.

En el otro extremo del espectro, algunas empresas emiten estados de cuenta con regularidad; esto es particularmente común entre las empresas con clientes que a menudo realizan compras a crédito.

Muchas pequeñas empresas solo enviarán un estado de cuenta si un cliente lo ha solicitado o si quieren recordarle que liquide su saldo pendiente. Sin embargo, los extractos de cuenta aún se pueden usar regularmente para monitorear la cuenta de un cliente.

¿Qué debo incluir en un estado de cuenta?

A diferencia de las facturas, que siguen pautas legales estrictas, existen pocos requisitos oficiales para los extractos de los clientes. Sin embargo, los extractos de cuenta deben incluir suficiente información para brindar una descripción general precisa y actualizada del historial de transacciones de los clientes. El tipo de información que puede esperar encontrar en un estado de cuenta incluye:

• Un equilibrio general . Esto puede ser positivo (si el cliente le debe dinero), negativo (si le pertenece dinero) o 0 (si se han liquidado todos los pagos).
• Un rango de fechas . Puede crear un estado de cuenta que cubra un mes, año o trimestre específico, o tal vez desee mostrar cada transacción entre usted y su cliente. De cualquier manera, las fechas deben estar claras.
• Cada transacción realizada dentro del rango de fechas específico, incluidas las ventas (pagadas por adelantado o a crédito), pagos y reembolsos. Debe indicar la fecha y el valor de cada transacción.
• Números de documentos para respaldar cada transacción. Esto puede incluir los números de facturas, notas de crédito o recibos de pago.
• Datos de contacto para usted y su cliente, incluido el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico.
• Una moneda . Esto es particularmente importante si tiene clientes en el extranjero. Incluso si tiene transacciones en varias monedas, un estado de cuenta solo debe estar en una.