Estado de conciliación bancaria | Definición y ejemplos

Un estado de conciliación bancaria es una sinopsis de las actividades bancarias que coincide con los registros transaccionales del libro mayor de una entidad comercial. Un estado de conciliación bancaria es un sistema de control interno efectivo adecuado para reducir la tergiversación/fraude entre las facturas y el pago real.

Los estados de conciliación bancaria garantizan la preparación y los cobros financieros se depositan en el banco. Reconoce las diferencias entre el saldo bancario y las cuentas por cobrar de los clientes para resaltar las brechas que se corregirán más adelante. Un contador normalmente forma estados de conciliación una vez al mes. Dependiendo de la escala y

Importancia de un estado de conciliación bancaria

Un estado de conciliación bancaria tiene como objetivo revelar y corregir cualquier error en el registro y retrasos en los pagos en dicho período comercial. Explicará los problemas de investigación en el proceso de cobro o registro de la transacción.

• Los contadores usan extractos bancarios para confirmar por qué el cliente no recibió cheques comerciales.
• Una gran cantidad de cheques sin liquidar puede mostrar que un empresario no está organizado para mantener los datos contables de su organización. Puede confirmar que el equipo de facturación y recuperación no está trabajando a la altura.
• Le ayuda con una tendencia de fraude y lo detecta a tiempo. Mire varios aspectos de la contabilidad y el pago, tales como:
  • Acceso no autorizado a cheques y emisión incorrecta
  • Faltan depósitos en la cuenta de la empresa
  • Detectar errores de contadores internos o, a veces, incluso del banco
• Un proceso de conciliación sólido le da una idea de la dirección hacia la que se dirige y qué tan lejos está de sus objetivos de ingresos mensuales.
• Puede planificar otros ingresos y actividades en función de estos resultados cruciales del proceso de conciliación bancaria y ajustar la estrategia de ventas mensual o dirigir la dirección de las ventas.
• Conocer su posición de efectivo puro y cuánto son las cuentas por cobrar: tener pagos mayoritarios en forma de cuentas por cobrar y deudores no es una buena tendencia, y esto se ve a tiempo.
• El saldo de caja es un aspecto importante para mantener la liquidez. Especialmente a medida que la empresa crece, el nivel de liquidez es esencial ya que las partes interesadas externas lo siguen.

Para obtener más información, visite nuestro artículo Ventajas y desventajas de la conciliación bancaria.

Proceso de declaración de conciliación bancaria

• El proceso requiere mirar cada transacción internamente tal como está registrada y compararla con la cantidad acreditada. Si no se abona un importe, se debe realizar un asiento para Cuentas por cobrar o Acreedores.
• Dependiendo de la cantidad de transacciones y la complejidad junto con el tiempo requerido para cerrar los libros, el proceso puede ser diario, semanal o mensual, en cualquier intervalo.
• La forma más sencilla es mantener manualmente un libro de transacciones y seguir anotando la transacción correspondiente. Sin embargo, incluso si el uso de una aplicación electrónica está activado, un contador debe estar atento a las señales de alerta y lo que no se ha resuelto.
• Las transacciones no resueltas deben rastrearse y corregirse con una explicación de los errores.
• Debe tener en cuenta las diferencias de tiempo entre la compensación de pagos mediante cheques, como «cheques pendientes» y la compensación de pagos electrónicos.
• Todas las emisiones pendientes al final del mes son críticas para vincularlas a alguna transacción u otra en los meses anteriores.

Herramientas de conciliación bancaria

Bank Reconciliation Tools ahora incorpora herramientas automatizadas, como Account Reconciliar o Auto Reconciliar. Mejoran significativamente el procedimiento de conciliación al permitir que los clientes ajusten los registros del Libro mayor y las chequeras de manera efectiva dentro de Microsoft Dynamics GP. La escala de la entidad y el número de transacciones en un día determinan la implementación de estas herramientas. Es esencial estar al tanto de ellos cuando busca un puesto de contador puro.

• Reconciliador de registros

Record Reconciler permite a los clientes acomodar sus proclamaciones bancarias, incluidos los intercambios de monedas múltiples. Utiliza las transacciones visibles en la cuenta de registro general de la chequera.

• Reconciliador automático

Permite intercambios desde una fuente de documentos externa para, en consecuencia, hacer coincidir los intercambios bancarios con los intercambios de chequeras de Microsoft Dynamics GP . Perfecto tanto con Account Reconciler de Encore como con Dynamics GP Bank Reconciliation , Auto Reconciler ajusta principalmente organizaciones con un enorme volumen de intercambios bancarios.

Problemas y desafíos

La conciliación bancaria es una parte intrínseca del proceso contable.

• Inversiones en tecnología : si bien la conciliación bancaria es esencial para garantizar el control y los procedimientos contables sólidos, es un proceso repetitivo y rutinario que se puede automatizar fácilmente si la configuración completa de la contabilidad es tal. Se ejecuta en un programa diario para muchas organizaciones y se realiza casi sin errores. Esto requiere una inversión sustancial en tecnología para integrar los sistemas contables necesarios.
• Múltiples cuentas: la declaración de conciliación bancaria en su base es un proceso simple. Se vuelve complejo una vez que hay numerosas cuentas en operación en varias ubicaciones geográficas. Si se trata de una empresa multinacional con clientes en el extranjero, con pagos en múltiples monedas, el nivel de complejidad implica más variables a tener en cuenta.
• Volúmenes altos: si su empresa realiza numerosas transacciones pequeñas o tiene una base de ingresos cada vez mayor con un aumento de las ventas, los volúmenes altos requerirán una reconciliación, un registro y una correspondencia rápidos. Esto se vuelve imposible con un software manual y directo.
• Formatos de mensajes externos: al conciliar con diferentes mensajes bancarios, los formatos pueden diferir en diferentes geografías y los sistemas bancarios pueden usar otro método de comunicación. Hay varios formatos, como BAI, ACH, FIRDS o, como los más utilizados, mensajes MT y MX de SWIFT.

Conclusión

Los calendarios contables son una forma típica de que las empresas gestionen los calendarios presupuestarios. Estos calendarios se combinan con el proceso de conciliación bancaria de la organización.

Reglas de liquidez en los negocios. La conciliación bancaria es una de las piedras angulares de un modelo comercial exitoso y útil. Es esencial saber qué verificar cuando se concilia. Esto es precisamente como equilibrar la chequera y el presupuesto en casa, pero a una escala mucho mayor. Un estado de resultados bien conciliado ayuda a tener menos problemas de auditoría y más tiempo dedicado a planificar la ejecución del plan comercial y la expansión. Un pequeño empresario también hará bien en hacer esto periódicamente para traer disciplina y estabilidad a sus operaciones comerciales, al igual que una gran empresa.

Al sopesar los pros y los contras de este proceso, uno debe saber cómo protegerse contra problemas comunes. Algunos problemas pueden parecer casos de fraude, pero por lo general son solo retrasos en el tiempo.