La eficiencia se encarga de examinar lo que se produce y lo compara con lo que podría llegar a lograrse con el consumo de los recursos existente (mano de obra, tiempo, dinero, maquinarias, etc). Siendo uno de los factores mas importantes para poder determinar la productividad, aunque, la productividad se enfoca en la cantidad, mientras que la eficiencia se enfoca mas en la calidad y en la eliminación de los desperdicios. Esto significa un nivel de rendimiento, el cual describe a un proceso que utiliza un mínimo de entrada para poder crear la mayor cantidad de salida, en palabras simple, generar mas con menos.

Por lo tanto, podríamos decir que la eficiencia es la capacidad para evitar los desperdicios de energía, dinero, esfuerzos, materiales y tiempo en la producción de algo o en alcanzar el objetivo deseado. La capacidad de poder realizar las cosas sin problemas y sin desperdicio, la capacidad de poder hacer las cosas bien.

La eficiencia tiene como objetivo hacer un mejor uso de los recursos que se encuentran disponibles. Las empresas mas eficientes maximizan los resultados de los insumos dados y de esa forma minimizan sus costos. Cuando la eficiencia de una empresa mejora considerablemente, los costos se reduce, aumentando la competitividad, siempre y cuando la atención este centrada también en la productividad.

Eficiencia versus productividad

En la forma mas simple, la diferencia entre productividad y eficiencia es la diferencia entre la cantidad y la calidad. El lograr el 100% por ciento de la calidad en sus niveles máximo en la producción, no siempre es posible.

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Las empresas requieren encontrar una combinación que sea correcta de eficiencia y productividad, para poder optimizar el rendimiento y al mismo tiempo, poder minimizar los desperdicios.

Productividad: se mide normalmente como producción durante periodos comparables, ya sea producción por minuto, hora, día, semana, etc. Ejemplo, si un trabajador produce una 100 camisas en una semana y luego unas 110 camisas en la semana siguiente, su productividad ha aumentado un 10% por ciento.

Eficiencia: analiza la calidad de los trabajos realizados, por lo general se incluye la creación de resultados con menos desperdicios, gastar menos dinero y utilizar menos recursos.

Muchas veces la eficiencia es mas deseable que la productividad. Por ejemplo, imaginemos que dos personas (Eduardo y Karina) venden válvulas industriales. Eduardo vende válvulas a un valor de usd$20.000 dolares por semana y reclama usd$3.000 dolares de gastos de negocio. Visita a los clientes, almuerza con ellos, organiza exposiciones, alquila locales, etc.

Karina solo vende válvulas a un valor de usd$21.000 dolares por semana. Pero, ella realiza todo por teléfono, sin moverse de su oficina. Sus gastos son menos de usd$100.

Si bien la productividad de Eduardo es mucho mayor, la de Karina es mas eficiente, desperdiciando menos dinero. Por lo tanto, Karina esta generando mucho mas dinero para la empresa.

¿Cómo puede asociarse la eficiencia con la calidad? La eficiencia esta vinculada directamente a las cantidades de desperdicios. Cuanto menos desperdicios haya, mas eficiente sera la empresa o el empleado.

Equilibrar la eficiencia con la productividad

Muchas veces, concentrarse demasiado en la productividad, ya sea pagar comisiones y bonificaciones por los montos producidos, puede suponer un gran riesgo para la calidad. Cuando las personas realizan muchos esfuerzos para poder aumentar la productividad, pueden llegar a ser menos cuidadosas.

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Si su producción de mayor calidad supera a la cantidad de problemas que tienen, entonces eso podría no ser tan malo.

Por ejemplo, si se presiona con fuerza para un aumento pronunciado en la producción, el numero de defectos y devoluciones puede aumentar en un 10% por ciento. Si el operar a esa velocidad significa que el aumento en la producción de unidades de calidad vale la pena, entonces la productividad sera algo bueno.

Una excesiva concentración en la eficiencia puede socavar la productividad de los trabajadores, llegando a un punto en donde se asustan tanto de cometer errores y trabajaran a una velocidad muy lenta para asegurarse de que las cosas nunca saldrán mal. Sin duda, esto genera una disminución en la productividad, lo que no es nada bueno para ninguna empresa.

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