La contabilidad en efectivo y en valores devengados son los dos métodos de contabilidad utilizados por las empresas u organizaciones para mantener sus libros de cuentas. Y mantenga los libros al día para una mejor gestión y buen funcionamiento del negocio a largo plazo. Cada negocio, para el caso, independientemente de su estructura y tamaño, necesita mantener los detalles de las transacciones monetarias. Cuando estos dos métodos se utilizan ampliamente para este propósito, antes de decidir sobre una preferencia o elección del método de contabilidad, uno debe comprender el significado y la diferencia entre estos dos métodos. Primero analicemos el significado, y luego detallaremos la diferencia entre la contabilidad de efectivo y la de acumulación en los siguientes párrafos.

Significado de efectivo versus contabilidad de acumulación

Contabilidad de precisión

Es el método de contabilidad donde la actividad o las transacciones se registran como y cuando ocurren. La clave es el evento o el acontecer de las transacciones. La transferencia de dinero o el flujo de dinero entre las dos partes de la transacción no es importante. Lo mismo puede ocurrir antes, al mismo tiempo o después de la transacción o la actividad. La transacción se registra inmediatamente después de que ocurre. Por lo tanto, en este método, las transacciones se registran cuando el monto se vuelve exigible o exigible y siempre que el dinero se vuelve exigible.

Contabilidad de caja

En el método de contabilidad basado en efectivo, el concepto clave es el intercambio de dinero. Por lo tanto, este método solo registra las transacciones cuando existe un flujo de dinero o una transferencia de dinero entre las partes que realizan la transacción. Por lo tanto, podemos decir que en este método de contabilidad, la hora de ocurrencia del evento no tiene importancia. Eso significa que si la actividad o evento tuvo lugar en el pasado, presente o futuro no es de interés para el personal de contabilidad. El movimiento de dinero es la única preocupación del personal de contabilidad.

Lea también Acumulación vs Aplazamiento.

Ejemplo de métodos de contabilidad en efectivo frente a devengado

A Ltd., un proveedor de ropa, vendió bienes por $5,00,00 a X Ltd. el 15 de enero . Las transacciones se registrarán de la siguiente manera bajo estos dos métodos:

En efectivo:

Si la transacción de venta se realiza en efectivo el 15 de enero, entonces:

FechaInforme detalladoDoctor Cantidadcromo Monto
15 de eneroAire acondicionado en efectivo                      500,000
A Ventas5,00,000
(Para bienes vendidos en efectivo)

Sobre base devengado

Supongamos que el período de crédito es de 1 mes para la transacción que ocurrió el 15 de enero. En este caso; habrá dos entradas separadas pasadas en dos fechas diferentes: la primera en la fecha de la transacción y la segunda en la fecha en que se recibirá el dinero después de un mes, como se explica a continuación:

FechaInforme detallado   Doctor Cantidadcromo Monto
15 de eneroX Ltd. aire acondicionado                  500,000
A las ventas de aire acondicionado500,000
(Para bienes vendidos a crédito)
FechaInforme detalladoDoctor Cantidadcromo Monto
15 de febreroAire acondicionado en efectivo                     500,000
A X Ltda.500,000
(Para pago en efectivo recibido)

Puntos de diferencia en la contabilidad de efectivo frente a la de acumulación

Como ahora entendemos los significados de estos dos métodos de contabilidad, comprendamos ahora las diferencias clave entre los dos métodos. Las diferencias clave son:

Basemétodo de acumulaciónmétodo de efectivo

Factor clave: reconocimiento de ingresos

El reconocimiento de ingresos ocurre tan pronto como se concluye la transacción. Eso significa tan pronto como se preste el servicio o se suministre el producto.

Aquí, la transacción se registrará solo al recibir el efectivo contra el suministro del producto o servicio. 

No. de Cuentas Mantenidas

Para cada transacción, por lo general, las entradas ocurren en tres cuentas:

  1. Cuentas por cobrar o por pagar A/c

  2. Aire acondicionado nominal

  3. Aire acondicionado en efectivo

Sin embargo, en la contabilidad de caja por lo general, las entradas ocurren solo en dos cuentas:

  1. Aire acondicionado en efectivo

  2. Aire acondicionado nominal

Facilidad de mantenimiento

Esta es una tarea un poco engorrosa, ya que requiere el mantenimiento de varias cuentas.

Esta es una tarea más fácil ya que se debe mantener una menor cantidad de cuentas.

Idoneidad

Este método es adecuado para organizaciones grandes. Porque también hacen transacciones a crédito. Y el movimiento de efectivo y la realización de transacciones suelen tener fechas y volúmenes diferentes.  

Esto es adecuado para pequeñas empresas ya que, normalmente, sus transacciones diarias son de naturaleza monetaria.

Exactitud

Este método se considera más preciso ya que cubre el pasivo y los ingresos a medida que vencen, al igual que las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Esto está en línea con los principios contables estándar. Porque de esta manera, registra todos los ingresos y gastos durante el propio período contable. Por lo tanto, esto ayuda a reflejar la posición verdadera y justa del negocio y el desempeño del período. 

Este método se considera menos preciso. A veces, puede inducir a error debido al largo período de tiempo del pago real realizado o recibido. También hace que sea difícil hacer una comparación periódica. Y no da la idea real del desempeño del negocio.

PCGA

El GAAP aprueba este método

El GAAP no aprueba este método

Impuestos

Este método es más apropiado para la declaración de impuestos, ya que se cree que es más preciso en la realidad. Y las pautas tributarias también funcionan en líneas similares.

Este método no transmite el rendimiento real del período y es menos preciso. Por lo tanto, las normas tributarias generalmente no reconocen este método de contabilidad. Y para todos los efectos fiscales, el contribuyente tiene que hacer proforma, los ajustes necesarios a la cuenta de pérdidas y ganancias, por lo que llegó con este método de contabilidad.

Análisis de tendencia

Esto es adecuado si una empresa desea conocer su análisis de tendencias, ya que tiene en cuenta los eventos tan pronto como ocurren.

Esto no es adecuado para el análisis de tendencias ya que las transacciones se registran después de recibir o realizar el pago. Es posible que el pago se realice antes o después de que ocurra el evento, por lo que esto no dará una imagen justa.

Conclusión

Dado que ambos métodos tienen sus propias ventajas y desventajas, es difícil decir cuál es el mejor entre los dos métodos. Más aún, depende del tamaño del negocio y la naturaleza del negocio también. Por lo tanto, la preferencia o elección debe hacerse de acuerdo con los requisitos comerciales. La dificultad o facilidad a los efectos de la tributación también sigue siendo una consideración importante para evitar una gran cantidad de duplicaciones.

Continúe leyendo Fundamentos de Contabilidad para más detalles.

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