Contabilidad fiduciaria: significado, cómo funciona y más

Un fiduciario es una posición para un fideicomiso o cualquier otra organización. La mayor responsabilidad de la persona en este puesto es mantener los registros financieros de estas organizaciones, así como emitir informes periódicos. Entonces, el fiduciario usa la contabilidad fiduciaria para mantener registros de los activos y pasivos del fideicomiso e informar sobre los mismos a los beneficiarios.

Entonces, la contabilidad fiduciaria también hace lo que hacen otros tipos de contabilidad. Eso significa registrar todas las transacciones del fideicomiso o entidad y agruparlas todas. Y, compartir los informes periódicos de las actividades realizadas y el estado financiero actual de la entidad. Por supuesto, esta contabilidad sigue la base contable de efectivo y no la base contable de acumulación. Esto significa que el fiduciario registra el efectivo a medida que lo recibe y registra el desembolso cuando lo paga.

¿En qué se diferencia la contabilidad fiduciaria de la contabilidad tradicional?

Esta contabilidad es distinta de la contabilidad comercial en muchos aspectos. Por ejemplo, las reglas y principios de esta contabilidad pueden variar de un estado a otro o incluso de un condado a otro. Es porque la contabilidad fiduciaria considera los deseos del difunto o otorgante que en última instancia guía la contabilidad. Dichos deseos suelen ser parte del testamento o instrumento de fideicomiso y, por lo tanto, no están sujetos a la ley estatal.

Otra diferencia es que la contabilidad fiduciaria tiene que distribuir las transacciones entre principal e ingresos. Incluso los ingresos también están en una lista separada según la fuente, es decir, ingresos por intereses sobre depósitos, dividendos e ingresos por intereses sobre inversiones, etc. Esto es así porque los beneficiarios pueden ser diferentes para diferentes tipos de fuentes de ingresos según los términos del fideicomiso. Pero no existe tal práctica en la contabilidad tradicional. Además, tal contabilidad podría requerir una descripción más detallada de una transacción en comparación con la contabilidad tradicional.

A pesar de estas diferencias, muchos principios contables básicos son los mismos que se requieren en la contabilidad fiduciaria.

Contabilidad fiduciaria: ¿cuál es la necesidad?

Este tipo de contabilidad suele ser para tutores, fideicomisarios, albaceas, administradores, así como para cesionarios y síndicos. El requisito de este tipo de contabilidad surge debido a una orden judicial, un estatuto estatal o una orden del gobierno. Asimismo, la solicitud de tal contabilidad puede provenir de un beneficiario. Un fiduciario también puede decidir utilizar dicha contabilidad para llevar a cabo efectivamente su trabajo, incluida la distribución adecuada de los ingresos.

Una de las principales ventajas de la contabilidad del fiduciario es que ayuda a protegerlo de cualquier responsabilidad. De manera similar, dicha contabilidad es beneficiosa para el beneficiario ya que requiere que el fiduciario revele todas las transacciones financieras del fideicomiso o patrimonio.

¿Cómo funciona?

Un fiduciario administra un fideicomiso, que generalmente incluye efectivo, activos o cualquier activo que genere ingresos. Si hay alguna ganancia de capital, la agregamos al monto principal original. Mientras que cualquier pérdida de capital se deduce de la cuenta principal. Del mismo modo, deducimos cualquier deuda del fideicomiso del monto principal.

Los informes contables fiduciarios incluyen el monto del capital y cualquier otro ingreso que obtenga el fideicomiso. Estos ingresos pueden ser a través de intereses o dividendos, y aparecen por separado en el estado contable.

Si el administrador vende un activo que forma parte del fideicomiso, entonces el informe contable debe revelar el valor en libros así como el precio de venta de ese activo. Esto ayudaría a calcular las ganancias o pérdidas de capital.

El fiduciario debe enumerar los ingresos que genera el fideicomiso en un orden específico (es decir, por fecha y tipo de recibo). Tal presentación ayuda a verificar fácilmente si todos los registros están en su lugar o no. De manera similar, los pagos del fideicomiso deben venir en el mismo orden en los estados contables del fideicomiso fiduciario. Estos pagos pueden ser para mantener o administrar el fideicomiso. Y, si algún beneficiario obtiene algún ingreso del fideicomiso, entonces la declaración también debe revelarlo.

Después de que el fiduciario prepara los informes contables, se envía a las partes interesadas, incluido el tribunal (si es necesario). Los destinatarios son libres de solicitar aclaraciones u objetar cualquier artículo. Una vez que el fiduciario aclara todas las objeciones, o si no hay objeciones, el fiduciario puede proceder a distribuir los ingresos del fideicomiso.

Informe Contable Fiduciario

Una fiduciaria suele emitir el informe contable fiduciario a todos los beneficiarios al menos una vez al año. No hay un formato fijo para este informe, pero generalmente incluye los siguientes elementos:

• Portada
• Resumen de todas las cuentas
• Cronograma de recibos, desembolsos, ganancias y pérdidas, y activos disponibles.

Contabilidad fiduciaria: puntos a considerar

El punto más importante en este tipo de contabilidad es determinar si los cobros y pagos son parte de los ingresos/(gastos) o del principal. El principal es básicamente el activo o activos que posee el fideicomiso, mientras que los ingresos son el dinero que el fideicomiso obtiene del activo principal.

Otro tema crucial en este tipo de contabilidad es el valor contable. Generalmente, en contabilidad, el concepto de valor en libros se refiere al valor actual en libros de un activo. Pero la contabilidad fiduciaria implica que el valor del activo se revaloriza después de cierto evento, como el inicio de la administración de un fideicomisario. Tal cosa asegura que cualquier cambio en el valor de un activo pueda atribuirse a ese fideicomisario específico.

Generalmente, la escritura de fideicomiso incluye las reglas que deciden los recibos y desembolsos. Si no existen tales reglas, entonces el fiduciario puede referirse a la Ley Uniforme de Principal e Ingresos.

Por otra parte, el fiduciario debe tener en cuenta los siguientes puntos al preparar el informe contable:

• El fideicomiso o patrimonio debe tener todas las declaraciones y documentos de respaldo.
• La distribución a los beneficiarios debe realizarse de conformidad con el instrumento rector.
• Si la distribución a los beneficiarios no es en la misma fecha, entonces la distribución debe igualarse.
• Identificación y análisis adecuados de transacciones no estándar.
• El fiduciario debe asignar los honorarios con precisión entre el capital y los ingresos de acuerdo con el instrumento rector o la ley estatal.
• El fiduciario debe asegurarse de que el fideicomiso tenga todos los intereses y dividendos, y que estén debidamente registrados.