Aprendiendo administrar Un Negocio Propio

Para que un negocio logre el éxito, es muy importante controlar todo tipo de información para poder administrar un negocio pequeño. La mayoría de las personas se piensan que solamente es vender u ofrecer un producto, pero cuando ven sus cuentas netas ven que algo esta mal.

Yo siempre recomiendo utilizar una herramienta para llevar los controles, el cual es el conocido excel de Office, donde nos permite poder manipular las cifras de una forma fácil y rápida. Si Usted no tiene la capacidad para utilizar excel, puede realizar algún curso o bien aprender desde Internet, pero sin duda, es algo que debe aprender, debido a que hoy en día es fundamental para administrar un negocio.

1. Control de ventas

Como primera medida se debe realizar un control sobre las ventas que realiza nuestro negocio. Lo ideal es registrar las ventas finales del día, para luego a fin de mes, ver el resultado total de las ventas. Estos datos registrados nos indicaran cual de todos los productos es el mas vendido, ayudándonos a tener una idea entre las ventas, costos y utilidad.

Ahora bien, si Usted requiere tener un control mucho mas detallado, puede registrar la venta por producto, pedidos.

2. Control de inventarios

En la gran mayoría de los negocios donde se venden todos productos tangibles, es necesario realizar un control de inventario, para poder administrar el negocio. Los inventarios en palabras simples, es la cantidad de productos que posee un negocio y a la venta.

Si se realiza un control «a ojo» o solo observando, puede llevar a la desabastecimiento de productos, ocasionando perdidas de ventas. En su excel puede llevar un control, basándose en los ingresos y en las salidas, o sea, sumando las entradas de productos, y restar las ventas, para poder determinar la cantidad de producto real en el inventario.

También puede hacerlo un poco mas complejo, determinando el tiempo de rotación de los productos, controlando el inventario dependiendo al tiempo de envió por parte de proveedores, también puede llevar un control por las características del producto como es el color, tamaño, etc.

3. Controlas los costos

Según la complejidad de su negocio, a veces no basta con solo realizar la formula precio – costo de proveedor = utilidades. Existen muchos otros costos que se deben considerar, los cuales se dividen en:

Costos fijos vs variables: Los costos fijos se denominan aquellos que no dependen solo de las ventas, como es la renta, sueldos o los pagos de servicios. Los costos que son variables depender principalmente del producto vendido, por ejemplo los insumos utilizados o la metería prima.

Costos directos vs indirectos: Los costos directos son aquellos costos mas obvios, como es el costo de una unido por cada proveedor. Pero, existen gastos no visibles denominados costos indirectos. Un claro ejemplo son, los gastos de gasolina para repartir o recoger dicho producto, el desgastes de maquinarias, etc.

4. Controlar el efectivo

La principal razón por la que una empresa fracasa es por la falta de control del efectivo, el cual necesita ser controlado cada día para poder realizar transacciones con los diferentes clientes, pagar a proveedores, pagar deudas como es la renta, servicios, etc.

El control de efectivo difiere de lo que es el control de ventas, debido a que en caso de dar a pagar o problemas en la transacción, esa venta no reflejara el dinero real en la caja.

Pasa eso, es necesario poder administrar el negocio desde caja, para poder llevar un registro diario del dinero físico que ingresa y del que sale del negocio.

5. Controlar las deudas

Algo muy importante a la hora de administrar una empresa es el control de las deudas, ya sea a corto o largo plazo. Aquí se tiene que tener información acerca de las deudas que se deben pagar, por ejemplo los salarios, rentas, pagos de servicios, créditos, pagos a los proveedores, etc. separados de las ventas. Al separar este aspecto de las ventas, se puede determinar cuanto se debe vender al mes para poder satisfacer las deudas.

Esto normalmente se los denomina punto de equilibrio donde no se gana, pero tampoco se pierde. Al en listar todas las deudas, se puede fácilmente definir las deuda de una semana, mes o año. Para luego realizar objetivos de ventas y saber cuanto es el mínimo de venta que se debe lograr para poder cubrir esas deudas.

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