Ciclo presupuestario o ciclo presupuestario se refiere a los pasos o fases que una empresa o un individuo o una organización gubernamental debe atravesar para elaborar un presupuesto. El presupuesto es la estimación de los gastos que una empresa espera incurrir en el futuro.

También podemos decir que el ciclo presupuestario es la vida del presupuesto, desde el desarrollo de un presupuesto hasta su evaluación. A menudo, las empresas que elaboran el presupuesto pasan por estas fases sin siquiera darse cuenta de que están siguiendo el ciclo presupuestario.

Ciclo Presupuestario – Importancia

El ciclo presupuestario es principalmente útil para las agencias gubernamentales, que necesitan presentar un proceso presupuestario transparente. Sin embargo, hoy en día, las empresas también utilizan fácilmente el concepto y lo personalizan según sus necesidades. Generalmente, un ciclo presupuestario es más largo que el período contable de la empresa. Comienza antes del período contable y finaliza después del período contable.

Seguir el presupuesto, el ciclo hace que todo el proceso sea inteligente y responsable. Es porque todo el proceso utiliza investigaciones, datos anteriores y estimaciones. Además, dado que los segmentos del ciclo presupuestario están bien definidos, alienta al creador del presupuesto a cumplir con todas las pautas, como la entrada y revisión constantes, para elaborar un presupuesto preciso.

Por lo tanto, podemos decir que el ciclo presupuestario ayuda a controlar los costos, ayuda al departamento de finanzas en la preparación de los informes y ayuda a la gerencia a tomar decisiones más informadas.

Ahora que conoce la importancia de un ciclo presupuestario, hablemos de las fases del ciclo presupuestario.

Etapas/Fases

El ciclo presupuestario consta principalmente de cuatro fases: preparación y presentación, aprobación, ejecución y seguimiento.

Preparación y envío de presupuesto

La primera fase en el ciclo presupuestario es crear el presupuesto. Una empresa debe usar su visión de liderazgo para decidir qué incluir y qué excluir del presupuesto. Además, la gerencia debe tomar las sugerencias y recomendaciones de los empleados de nivel básico. Un presupuesto debe incluir los ingresos previstos y las estimaciones de los gastos en los que debe incurrir una empresa para cumplir los objetivos de ingresos. Además, el presupuesto debe consistir en cualquier mejora que una empresa espera realizar en el corto plazo.

Una vez que el presupuesto está listo, debe ser aprobado por los jefes de departamento y la alta dirección.

Obtener el presupuesto aprobado

Aprobar el presupuesto no es solo un simple sí o no. En cambio, puede involucrar extensos debates antes de que un presupuesto obtenga la aprobación final. Un presupuesto puede avanzar y retroceder para ediciones y correcciones hasta que todas las partes aprueben el documento.

Si es posible, la empresa debe hacer una discusión extensa sobre el presupuesto que involucre a todas las partes interesadas. En el caso de una pequeña empresa o empresa unipersonal, el propietario debe discutir el presupuesto con el contador o tener una autoridad independiente para revisarlo. El presupuesto debe obtener la aprobación solo después de la revisión, discusión, edición y correcciones (si corresponde).

Ejecutando el Presupuesto

Una vez que obtenga la aprobación del presupuesto, el siguiente paso es comenzar a ejecutarlo. La ejecución del presupuesto suele comenzar con el comienzo del período contable. Generalmente, las operaciones comerciales se realizan siguiendo el presupuesto. En caso de que los ingresos y los gastos no estén de acuerdo con el presupuesto, debe usar sus tácticas comerciales para manejar la situación. Sin embargo, no debe permitir que el presupuesto impida o limite sus decisiones comerciales.

Una empresa debe crear y mantener registros de gastos. Dichos registros ayudan a garantizar la rendición de cuentas interna y externa. También sirven como puntos de datos útiles para el próximo ciclo presupuestario. Dichos registros también ayudan a identificar puntos problemáticos u oportunidades para ahorrar algunos fondos u obtener más ingresos.

Evaluando/Monitoreando El Presupuesto

Una empresa o un individuo debe evaluar periódicamente el presupuesto. La evaluación periódica ayuda a realizar revisiones oportunas del presupuesto en función de factores internos y externos. Estos cambios podrían ser revisar los objetivos de ingresos, ajustar los costos o hacer un ajuste al presupuesto con cualquier información nueva disponible.

También es necesaria una evaluación periódica para identificar la variación, si la hubiera. La variación es la desviación del gasto real del gasto presupuestario. Incluso al evaluar el presupuesto, el enfoque debe estar en aumentar las ganancias.

Una evaluación final del presupuesto se realiza después del final del período contable. Esta evaluación proporciona información general sobre el presupuesto, incluida su precisión, la gestión del flujo de efectivo y más. Dicha retroalimentación ayuda en la preparación del próximo presupuesto y ayuda a la gerencia a tomar mejores decisiones financieras.

Ciclo presupuestario frente a período presupuestario

Como se dijo anteriormente, el ciclo presupuestario suele ser más largo que el período contable. Un ciclo presupuestario incluye el tiempo para planificar, preparar, aprobar, ejecutar y evaluar el presupuesto. El período presupuestario, por otro lado, es el período real al que se aplica el presupuesto.

Por ejemplo, si una empresa prepara el presupuesto trimestralmente, el período presupuestario será de tres meses. Pero el ciclo presupuestario comenzará antes del trimestre y terminará después de que finalice el trimestre.

Tipos de ciclo presupuestario

Un ciclo presupuestario es principalmente mensual, trimestral y anual.

Ciclo de presupuesto mensual

El período presupuestario comienza el primer día y finaliza el último día del mes. Dado que los diferentes meses tienen un número diferente de días, el total mensual diferirá de un mes a otro. En un ciclo presupuestario mensual, una empresa suele mantener doce ciclos presupuestarios, pero en su mayoría se encuentran a nivel de departamento. Además, el ciclo presupuestario mensual cubre solo algunos elementos de ingresos y gastos.

Ciclo presupuestario trimestral

Estos son más populares que los ciclos de presupuesto mensual. Es porque reducen la carga de la empresa en términos de preparación, seguimiento y análisis del presupuesto. Además, los presupuestos trimestrales son más útiles si el negocio de la empresa es estacional.

Ciclo presupuestario anual

Es el ciclo presupuestario más actual. El período presupuestario anual para la mayoría de las empresas a nivel mundial es del 1 de enero al 31 de diciembre.

Ultimas palabras

Como sugiere la palabra ciclo presupuestario, la elaboración del presupuesto es un proceso continuo. Una vez que una empresa termina con un ciclo presupuestario, tiene tiempo para comenzar a prepararse para el próximo ciclo presupuestario. Y, la empresa, o individuo o el gobierno, pasaría por las fases anteriores de nuevo. Para las grandes empresas, existe un departamento exclusivo que se ocupa de la elaboración de presupuestos y siempre se mantiene ocupado con la actividad del ciclo presupuestario.

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