La caja chica, o el fondo de caja chica o anticipo en efectivo, como sugiere su nombre, es el fondo para cubrir los gastos menores de la empresa. Es el fondo o efectivo que una empresa mantiene en la mano para pagar pequeños gastos, como franqueo debido, reembolso, suministros de oficina, alimentos o bebidas, etc.

También podemos decir que estos son los gastos que paga una empresa sin girar un cheque. O cuando la empresa considera que no es razonable emitir un cheque. No hay una cantidad fija que una empresa mantenga como caja chica. En cambio, la cantidad varía de una empresa a otra dependiendo de su tamaño. Las empresas suelen tener un fondo de gastos menores entre $ 50 y $ 500.

La caja chica es una excepción a dos controles internos básicos que las empresas utilizan para proteger algo de dinero contra robos y fraudes. Estos dos controles son: depositar efectivo en el banco a medida que recibe efectivo y usar un cheque para realizar un pago. Cuando se trata de caja chica, las empresas mantienen el dinero en la mano (no un banco). Además, los pagos se realizan en efectivo y no con cheque. El propósito es claro, y es hacer frente a pequeños gastos.

Caja chica: ¿cómo funciona?

Las empresas suelen guardar la caja chica en un cajón o en una caja. También designan a un custodio para supervisar el fondo. La responsabilidad del custodio es liberar el pago, solicitar reposiciones y mantener los comprobantes.

A pesar de que la cantidad es pequeña, no significa que cualquier persona pueda acceder a la caja chica y para cualquier propósito. Varias empresas se lo toman muy en serio y practican controles estrictos para administrar el fondo. Muy pocas personas tienen la autoridad para usar el fondo. Además, las empresas también definen las actividades para las que se puede utilizar el monto del fondo.

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Junto con el custodio, una empresa también puede tener un cajero menor. El cajero menor es responsable de emitir un cheque a la cuenta chica, hacer asientos contables y administrar la cuenta. Si hay un cajero menor, entonces el custodio es responsable de realizar el pago y cobrar los recibos de las compras.

Tener ambos, un custodio y un cajero, garantiza la seguridad de los fondos y el buen funcionamiento de la cantidad de caja chica.

Contabilidad

Las empresas mantienen una cuenta de caja menor para registrar todas esas transacciones. Asimismo, las empresas mantienen comprobantes de caja chica para llevar un registro de cada pago realizado, incluyendo el monto, concepto y fecha.

El cajero menor generalmente evalúa la cuenta al final de cada mes. El cajero utiliza los comprobantes y la cuenta del libro mayor para verificar si la cantidad que queda en la cuenta coincide con el dinero disponible. En todo momento, la suma de los comprobantes o recibos más el dinero restante debe ser igual al saldo original del fondo.

Después de la evaluación, el cajero repone el fondo para el próximo mes. Una empresa utiliza su cuenta corriente o corriente para financiar la cuenta chica. El asiento de diario para transferir el fondo es el débito de la cuenta chica y el crédito de la cuenta bancaria. Un custodio puede solicitar reponer el fondo incluso antes de fin de mes si el saldo mínimo cae por debajo de un nivel preestablecido.

Un punto a tener en cuenta es que no hay asientos de diario para los gastos de la caja chica. Sin embargo, por cada reaprovisionamiento, se realiza un asiento de diario. Cada vez que hay un déficit o un exceso en la cuenta/saldo de caja chica, se necesitan los asientos de diario. Por lo tanto, aparte del reabastecimiento, se realizan asientos de diario cada vez que hay un error en el saldo de caja chica.

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Cuenta corta de efectivo

Cash Short es una cuenta similar a la cuenta de resultados. También se puede utilizar para registrar las ventas diarias. Por ejemplo, un minorista puede usarlo para comparar las ventas regulares en efectivo con el efectivo en el cajón. Cualquier variación, excedente o escasez, se registra en la cuenta de efectivo corto. Si hay escasez, hay un débito, y si hay excedente (ingreso), hay un crédito.

Por ejemplo, supongamos que una empresa tiene un déficit de $20 en el fondo para gastos menores y el saldo en el fondo es de $50. Y el saldo preestablecido es de $300. Para reponer el saldo, el cajero debe emitir $250. La entrada para esto será:

Gastos menores Dr. $230

Efectivo Corto (Sobre) Dr. $20

Efectivo Cr. $250

Con el crecimiento de la empresa, una empresa también puede decidir aumentar el monto base de los fondos menores. Aumentar la cantidad requerirá una entrada de diario, y sería similar a la entrada de reposición.

¿Cómo configurar un fondo de caja chica?

Cualquier negocio debe seguir los siguientes pasos para configurar un fondo chica:

Establecer un presupuesto

Lo primero y más importante es definir la cantidad de caja chica. Para esto, la empresa debe mirar los gastos pasados ​​para determinar cuánto debe ser el monto del fondo. Una empresa también puede decidir dividir el departamento de fondos menores, o un fondo para la empresa. Además, una empresa debe decidir en un cronograma cuándo repondrá el fondo. Puede ser mensual o cuando el saldo del fondo cae por debajo de un umbral establecido.

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Hacer arreglos para registrar transacciones

Lo siguiente es hacer arreglos para registrar las transacciones. Una empresa puede decidir registrar la operación en una hoja de cálculo o utilizar un software de contabilidad. Además, una empresa debe imprimir comprobantes para llevar un registro de los pagos. Además, se debe hacer el arreglo para obtener los recibos de los gastos. Estos comprobantes y recibos ayudan a evaluar y administrar la cuenta chica.

Asignar acceso

Una persona es responsable de supervisar el fondo, incluido el seguimiento de los gastos y el gasto de dinero. Además, una empresa debe indicar claramente los empleados que pueden utilizar el fondo. Estos empleados deben comunicarse con el custodio cuando necesitan efectivo para gastos menores. Cualquier otro empleado que necesite caja chica por lo general necesita obtener el permiso del gerente.

Fondo seguro para gastos menores

La caja chica debe guardarse en una caja o cajón. La llave de la caja o del cajón solo debe estar con el custodio. Una clave adicional podría estar con el gerente, también, copias de los registros realizados en caso de accidente o eliminación.

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