El aviso de pago (RA) es un documento que un comprador envía a un vendedor para comunicarle que se pagó una factura. Aunque no es obligatorio, el comprador suele enviarlo como gesto de buena voluntad. Sirven como comprobante de pago y, por tanto, equivalen a un recibo de caja. Se puede emitir en papel o en formato electrónico.

La información básica en RA incluye notas o cartas que mencionan el número de factura y el monto de la factura. Algunas empresas también envían RA con facturas que los clientes pueden devolver con el pago. Hoy en día, también se puede usar software para escanear y guardar avisos de pago en el sistema en línea para permitir la entrada de datos en una etapa posterior.

Uno puede enviar dicho comprobante por correo electrónico o correo postal. Si lo envía por correo electrónico, debe asegurarse de tener la dirección de correo electrónico correcta. También puede enviarlo por correo postal. Si utiliza esta vía, debe enviarlo al mismo tiempo que envía el pago mediante cheque. Además, asegúrese de enviarlo a la dirección de envío del proveedor.

Asesoría en Remesas – ¿Qué Incluye?

Un aviso de pago debe incluir:

  • Nombre y dirección del comprador
  • Nombre y dirección del proveedor
  • Fecha de la remesa
  • Monto de la remesa
  • Fecha tentativa en la que el proveedor puede esperar el pago en su totalidad
  • Un número de factura
  • Monto del pago
  • Forma de pago

Las empresas que siguen la práctica de recibir avisos de pago también pueden enviar el formato junto con la factura al cliente. En tal caso, el comprador debe completar los detalles relevantes en el formato específico que desea el vendedor.

Es mejor imprimir el aviso de pago en el membrete de la empresa. El membrete debe incluir el número de contacto de la persona que podrá atender todas las consultas o preguntas. Además, asegúrese de incluir cualquier detalle fiscal si es importante. O puede consultar a un experto en impuestos para conocer el impuesto aplicable.

Ventajas de la remesa

  • El aviso de pago ayuda a mantener registros y es beneficioso para los clientes que pagan con cheque.
  • Ayuda al receptor del aviso de pago a comparar el monto del pago enviado por el comprador con el monto real adeudado.
  • Si una empresa está rastreando el pago electrónicamente, puede completar otros detalles escaneando el comprobante.

Tipos de avisos de pago

Asesoramiento básico sobre remesas

En pocas palabras, es un tipo de nota que define el número de factura y el pago total.

Aviso de factura extraíble

En algunas facturas, el vendedor enviaba un comprobante junto con la factura. El comprador debe completar estos comprobantes removibles y devolverlos como aviso de pago.

Aviso de pago escaneable

Ahora hay varios programas disponibles para crear avisos de remesas, que se pueden escanear fácilmente en sistemas informáticos para mantener registros electrónicos.

¿Debería mantenerlo?

Una empresa debe mantener un registro de todos los avisos de pago que recibe y envía a los proveedores. Un administrador de cuentas debe mantenerlos en el orden correcto para asegurarse de que estén disponibles para referencia posterior en caso de discrepancias o disputas. Además, es posible que el contador también quiera echar un vistazo a las copias de los consejos para verificar las cuentas de principio a fin. Esto asegurará que no haya diferencia entre el pago y las facturas.

Beneficios de la remesa electrónica

La mayoría de las empresas ahora utilizan avisos de remesas electrónicas (ERA) en lugar de las remesas en papel estándar. Es porque hay varios beneficios de ERA sobre los estándar. Comprendamos el beneficio detallado de la remesa electrónica en comparación con la remesa estándar en papel.

Recibo Fácil y Rápido

La remesa electrónica ofrece a los clientes la opción de recibir remesas el día de finalizar el reclamo. Esto es mejor que las remesas en papel, donde las partes deben esperar hasta que las reciban en mano por correo o servicio de mensajería.

Organiza el proceso de reconciliación

El software de facturación en estos días viene con una opción para publicar automáticamente las remesas electrónicas. Esto ayuda al personal a conciliar los saldos pendientes de manera más eficiente.

Respetuoso con el medio ambiente y ahorro en costes administrativos

Dado que ERA no implica el uso de papel, hace que todo el proceso sea respetuoso con el medio ambiente. Esto ayuda a la empresa a reducir los costes de impresión y papel. Además, con ERA, el personal necesita menos tiempo para revisar y archivar registros.

Procesamiento rápido de reclamos secundarios

Dado que el cliente obtiene un recibo rápido de la remesa por correo, puede reenviar la misma a las personas que lo requieran o necesiten información específica.

El costo de almacenamiento y mantenimiento es bajo

Dado que no es un recibo en papel, no hay problema en crear un lugar separado para guardar todos los recibos. Por lo tanto, el costo de mantenimiento y almacenamiento se reduce significativamente.

Reducir el uso

Algunas industrias siguen la práctica de enviar avisos de remesas de forma más activa que otras. Sin embargo, la práctica se está volviendo menos popular con los días. Además, con la creciente popularidad de los pagos en línea, los avisos de remesas se han vuelto redundantes. Sin embargo, si realiza un pago en línea, aún puede facilitarle las cosas al proveedor enviándole una nota por correo electrónico informándole sobre el número de factura por el cual realizó el pago.

otro uso

Otro uso del aviso de pago es con el pagador del seguro. Lo utilizan para notificar y explicar el motivo del pago, la denegación, el ajuste o cualquier otra nota. Por lo general, las compañías de Medicare usan RA, y también lo llaman explicación de pago (EOB) .

Rate this post

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *